Bruidswarenhuis
De meeste blokken op de startpagina van jullie dossier leg je vast op basis van een smaak of een gevoel. Bij de trouwlocatie kijk je naar een gebouw, bij de bruidskleding naar een stof, bij de fotograaf naar een stijl. Bij de catering werkt dat anders. Daar kijk je naar een getal, en dat getal is niet van jullie. Het is het aantal gasten dat komt, en dat aantal staat pas vast als de laatste gast op de trouwwebsite heeft doorgegeven of hij komt, misschien komt, of niet komt.
Dat is de reden waarom de catering in de praktijk de laatste post is die je met een vast bedrag in het budget zet, ook al vraag je de offerte soms al maanden eerder op. Een cateraar rekent per persoon, of per gerecht per persoon, en dat bedrag vermenigvuldig je met een aantal dat blijft bewegen tot kort voor de bruiloft. Zet je die post te vroeg vast op een geschat aantal, dan klopt het budget een tijd lang niet met de werkelijkheid, en dat merk je meestal op het moment dat het lastig is om nog iets te wijzigen.
Een voorbeeld uit hoe dat in het dossier terugkomt. Jullie hebben honderd namen geïmporteerd uit het Excel-bestand met de gastenlijst. Op het moment dat je de offerte van de cateraar opvraagt staan daarvan zestig op uitgenodigd, twintig op komt, vijf op komt misschien en de rest is nog niet verstuurd. Een offerte voor honderd man is op dat moment een aanname, niet een bedrag. Pas als de gasten via de trouwwebsite hebben gereageerd en de standen in de gastenlijst zijn bijgewerkt naar komt of komt niet, heeft de post catering in het budget een aantal waarop je een bedrag, een datum en een aanbetaling kunt zetten die niet meer wijzigen.
Wat betekent dit voor de volgorde. Eerst de trouwlocatie en de datum, want die bepalen hoeveel gasten er passen en wanneer de uitnodigingen de deur uit kunnen. Dan de gastenlijst, met de Excel-bestanden die je uploadt en de standen die daarna binnendruppelen. Pas als het merendeel van die standen binnen is, heeft het zin om de cateraar te bellen voor een aantal dat de moeite waard is om vast te leggen. Doe je het andersom, en vraag je eerst een aantal offertes op basis van een schatting, dan loop je het risico dat je die schattingen later weer moet laten aanpassen, en dat kost bij sommige cateraars meer tijd dan wanneer je gewoon had gewacht.
Stel dat je drie maanden voor de bruiloft een aanbetaling doet op honderdtien man, omdat dat het aantal is dat je op de uitnodigingslijst had staan. Twee maanden later blijkt dat er acht mensen hebben afgezegd en dat een kinderfeestje vijf kinderen scheelt die toch niet meetellen voor het volwassen menu. Het bedrag dat je had begroot klopt niet meer, maar de aanbetaling is al gedaan op basis van het oude aantal. Bij een cateraar die met een minimum aantal personen werkt, of met een vaste prijs per couvert die pas bij het definitieve aantal wordt herzien, is dat een gesprek dat je liever niet zes weken voor de bruiloft voert. Wachten met vastleggen tot de gastenlijst stabiel is, voorkomt dat gesprek niet helemaal, maar maakt het wel kleiner.
De post catering ontstaat, net als elke andere keuze, automatisch in het budget zodra je het blok aanmaakt: met de naam van de cateraar, de categorie en waarvoor de post is. Wat je daarna zelf invult is het bedrag, de datum waarop het betaald moet worden en de verdeling tussen aanbetaling en restbetaling. Bij de meeste andere posten vul je die drie dingen in en is de post daarmee af. Bij de catering is dat bedrag zo lang voorlopig als de gastenlijst dat ook is, en dat is precies waarom je bij deze post iets langer wacht met het definitief maken van het bedrag dan bij de rest.
De gids die bij het blok catering hoort, geeft leveranciers met hun website en telefoonnummer, zodat je in een vroeg stadium al kunt rondbellen voor een indicatie of een proefdiner, zonder dat je meteen een aantal en een aanbetaling hoeft door te geven. Wie de cateraar al kent, via een bruiloft van vrienden of via een eerder gesprek, voegt die leverancier handmatig toe aan het blok en slaat de gids over. Offertes die je in dat vroege stadium binnenkrijgt, zet je in de kluis, zodat je ze kunt vergelijken zonder dat ze meteen als vaste post in het budget staan.
Er is een verschil tussen het bedrag vastleggen en het gesprek voeren. Het gesprek met de cateraar, over het soort menu, over wat er kan bij een bepaald aantal gangen, over allergieën en dieetwensen, kun je ruim van tevoren voeren, ook als het aantal gasten nog niet vaststaat. Sommige cateraars vragen sowieso om een voorlopig aantal om een datum in hun planning te reserveren, en dat aantal mag een schatting zijn, zolang je het zelf niet als definitief bedrag in het budget zet. Wat je wel kunt vastleggen, ook vroeg, is de reservering van de datum zelf, met een eerste aanbetaling die niet aan het aantal gasten is gekoppeld maar aan het vastzetten van de cateraar. Die aanbetaling zet je gewoon in het budget bij de post catering, met de datum waarop hij verschuldigd is. Het restant, dat wel met het aantal gasten meebeweegt, vul je pas in als de gastenlijst dat toelaat.
Bij een bruiloft waar ouders meebetalen aan de catering, is het gebruikelijk dat zij toegang krijgen tot precies dit blok, zodat ze kunnen zien wat er per persoon wordt begroot zonder dat ze de rest van het budget inzien. Dat regel je door hen toegang te geven tot het deel van het dossier waar catering over gaat. Zo blijft de rest van het budget, en de rest van de gastenlijst, van jullie beiden.