Bruidswarenhuis
De catering is een blok als alle andere op de homepage van jullie dossier: je zoekt de leverancier via de gids of je voegt hem zelf toe met website en telefoonnummer erbij. Vanaf dat moment staat het blok er, en daarmee ook het contact dat je op de dag zelf nodig hebt zonder te moeten zoeken in oude mailtjes of appjes.
Wat de catering onderscheidt van bijvoorbeeld de fotograaf of de trouwauto is dat het bedrag niet vaststaat op het moment dat je de leverancier kiest. Je boekt een cateraar meestal op basis van een richtprijs per persoon, en pas als je weet hoeveel mensen er komen, weet je wat er werkelijk betaald moet worden. Bij de fotograaf teken je een pakket en dat bedrag ligt vast, op een enkele meerprijs na. Bij de catering werkt dat andersom: de definitieve rekening is een uitkomst, geen startpunt.
Zodra je de cateraar als blok toevoegt, wordt dat vanzelf een post in het budget, met de naam van de leverancier en de categorie waarin hij valt. Bij die post vul je in wat je op dat moment weet: een aanbetaling met een bedrag en een datum waarop die betaald moet worden. De restbetaling vul je apart in, en dat is precies het bedrag waar de catering van afwijkt van de meeste andere posten. Waar je bij de trouwauto of de ringen de restbetaling al vroeg kunt invullen omdat het bedrag vaststaat, blijft die post bij de catering leeg of voorlopig tot de gastenlijst een vorm heeft aangenomen die niet meer verandert.
Stel dat de cateraar een aanbetaling vraagt van vijfhonderd euro, gebaseerd op een geschat aantal van tachtig gasten, en een slotfactuur die drie weken voor de bruiloft definitief wordt op basis van het werkelijke aantal. Die aanbetaling zet je meteen vast, met de datum waarop hij van de rekening moet. De restbetaling laat je bewust openstaan tot je weet of het er tachtig, vijfenzeventig of tachtig-plus-vier worden. Vul je op dat moment toch al een bedrag in gebaseerd op de eerste schatting, dan klopt het budget een tijd lang niet met de werkelijkheid, en dat merk je pas als de eindfactuur binnenkomt en veel hoger of lager uitvalt dan wat er in het overzicht stond.
Dit betekent niet dat de restbetaling van de catering per definitie tot het laatst moet wachten. Zodra de rsvp-termijn op de trouwwebsite verstreken is en de standen van uitgenodigd naar komt of komt niet zijn omgezet, heb je een aantal dat niet meer wezenlijk verandert. Vanaf dat moment kun je de restbetaling wel invullen, met het bedrag dat bij dat aantal past en de datum die de cateraar noemt. Wie te vroeg is, met alleen de eerste ruwe schatting van de gastenlijst, zet een bedrag neer dat nog moet worden bijgesteld; wie wacht tot de standen binnen zijn, vult het maar één keer in en dat blijft dan ook staan.
Het blok van de catering komt terug in het draaiboek, waar je uur voor uur vastlegt wat er gebeurt: aankomst van de cateraar, opbouwtijd, moment van serveren, afruimen. Daar staat het contact van de cateraar dus letterlijk op het tijdstip waarop iemand het nodig heeft. Wanneer de cateraar om elf uur zou moeten aankomen en er is om kwart voor elf nog niemand, hoeft niemand een telefoonnummer te gaan zoeken in de kluis of in oude offertes; het staat bij die regel van het draaiboek.
Dat is ook waarom de gemeente en de trouwlocatie los blijven staan van de catering, ook als het om dezelfde ruimte gaat. Een cateraar die op locatie werkt maar niet dezelfde partij is als de locatie zelf, krijgt een eigen blok, met een eigen contact en een eigen post in het budget. Zet je ze samen in één blok, dan raakt de aanbetaling van de zaalhuur vermengd met de aanbetaling van het eten, en dat maakt het budget onleesbaar op het moment dat je juist wilt zien wat er nog openstaat.
Wie de definitieve rekening van de catering al bij de boeking invult op basis van de eerste schatting, ziet het budget kloppen totdat de laatste factuur binnenkomt, en dan blijkt het verschil vaak groter dan bij andere posten omdat het over een prijs per persoon gaat die met tientallen gasten kan schelen. Wie helemaal niets invult tot de factuur er is, mist juist de aanbetaling, die vaak weken of maanden eerder al betaald moet zijn en dus apart in het overzicht moet staan met zijn eigen datum. De aanbetaling vroeg vastleggen en de restbetaling laten meebewegen met de gastenlijst is dus geen omslachtige tussenstap, het is de enige volgorde die aansluit op hoe cateraars zelf werken.
Wat hier verder niet nodig is, is een apart overzicht bijhouden van hoeveel het per gast kost. Dat rekent de cateraar zelf uit op basis van het aantal dat jullie doorgeven; in het budget staat alleen het bedrag dat je moet betalen, met de datum ervoor. Meer detail toevoegen dan dat maakt de post niet duidelijker, alleen drukker.