Bruidswarenhuis
De catering is bij de meeste bruiloften de post die het langst in beweging blijft. Niet omdat jullie niet kunnen kiezen, maar omdat het aantal gasten pas laat vastligt. Bij de trouwlocatie, de auto of de trouwjurk weet je vroeg wat je nodig hebt. Bij eten en drinken hangt de hoeveelheid, en dus de prijs, af van hoeveel mensen er komen. En dat aantal verandert nog tot kort voor de dag, via de trouwwebsite waar gasten zelf doorgeven of ze komen, komen misschien, of afzeggen.
Om die reden kiezen sommige stellen bewust voor twee cateraars in plaats van één. Niet omdat het moet, maar omdat de klus in de praktijk uit twee aparte opdrachten bestaat die weinig met elkaar te maken hebben. De ene cateraar verzorgt het diner voor een vast en al vroeg bekend aantal mensen: het gezelschap dat aan tafel zit tijdens het etentje. De andere verzorgt de borrel, de hapjes bij de receptie of het buffet 's avonds, waarbij het aantal gasten pas een paar weken voor de bruiloft echt vastligt omdat daar ook de mensen bij komen die alleen 's avonds worden verwacht. Wie dat als één opdracht bij één cateraar neerlegt, moet steeds opnieuw onderhandelen over een offerte die al is uitgebracht. Wie het opsplitst, houdt het deel dat vaststaat vroeg vast, en laat het deel dat meebeweegt ook echt meebewegen.
Op de startpagina van het dossier staat de catering als blok, samen met de andere keuzes zoals de trouwlocatie en de fotograaf. Voor twee cateraars maak je hier zelf een tweede blok bij: één voor het diner, één voor de receptie of het feest. Zo blijven het twee losse regels met elk hun eigen leverancier, in plaats van één post waarin twee offertes door elkaar lopen. Is er voor de receptie nog geen leverancier gekozen, dan gebruik je de gids die bij het blok hoort, met leveranciers en hun contactgegevens. Heb je al een cateraar op het oog omdat een familielid die eerder heeft gebruikt, dan voeg je die handmatig toe aan het blok.
Elk blok wordt vanzelf een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie en waarvoor de post is. Voor het dinerblok vul je het bedrag in dat bij het bevestigde aantal gasten hoort, met een datum voor de aanbetaling en een apart bedrag en datum voor de restbetaling. Die post kun je vroeg afronden, want het aantal mensen dat aan het diner meedoet staat meestal al vast op het moment dat je de cateraar boekt.
Het tweede blok, voor de receptie, vul je eerst in met een voorlopig bedrag, gebaseerd op het aantal genodigden zoals dat op dat moment op de gastenlijst staat. Die gastenlijst komt uit het Excel-bestand dat je hebt geüpload, met per gast de stand: uitgenodigd, komt, komt misschien, of komt niet. Naarmate meer gasten via de trouwwebsite reageren, verschuiven mensen van uitgenodigd naar komt of komt niet, en pas je het bedrag van deze post aan. De aanbetaling leg je vaak eerder vast, op een geschat aantal, en de restbetaling stel je in met een latere datum, dicht bij de bruiloft, zodat die overeenkomt met het moment waarop het echte aantal bekend is. Het systeem rekent uit wat er op dat moment nog openstaat, over beide posten samen of los, maar de aanpassing van het bedrag zelf doe je op basis van wat de gastenlijst je op dat moment vertelt.
Een concreet verschil zie je bij een bruiloft met vijftig dinergasten en honderdtwintig gasten 's avonds. De dinerpost staat na de boeking van de cateraar vrijwel vast: vijftig couverts, één bedrag, één aanbetaling, één restbetaling met een vaste datum. De receptiepost begint met een schatting op honderdtwintig, maar drie weken voor de bruiloft blijkt dat twaalf mensen hebben afgezegd en vijf hebben aangegeven dat ze toch komen na eerst misschien te hebben gezegd. Het bedrag voor die post wijzig je dan naar het aantal dat op dat moment vaststaat, en de restbetaling reken je daarop af. Bij één cateraar voor alles zou je die aanpassing moeten doen in een offerte waar het dinerbedrag al in vaststaat, met het risico dat je de twee door elkaar haalt.
Beide cateraars komen terug in het draaiboek voor de dag zelf, ieder op het moment waarop ze aan de beurt zijn: de dinercateraar rond het tijdstip van het diner, de receptiecateraar rond het moment van binnenkomst van de avondgasten of het begin van het buffet. Omdat het twee blokken zijn met elk hun eigen leverancier, staan ook de contactgegevens van beide los van elkaar in het dossier, wat van belang is op de dag zelf als er iets moet worden afgestemd met de ene of de andere leverancier.
Bij een bruiloft waar dezelfde gasten de hele dag blijven, van het diner tot de late receptie, is er geen aanleiding om twee cateraars te regelen. Dan is er één groep, één aantal, en heeft splitsen geen functie: je maakt jezelf alleen extra werk met twee offertes en twee contactpersonen voor iets dat één leverancier prima aankan. Het onderscheid is dus niet dat twee cateraars beter zijn, maar dat het zin heeft zodra er twee verschillende gezelschappen zijn met een verschillend moment waarop het aantal vastligt. Is dat niet het geval, dan volstaat één blok, één post en één aanbetaling, en kun je die net als bij andere onderdelen gewoon vroeg afronden.