Bruidswarenhuis
Een kennismakingsgesprek met een cateraar verschilt van bijna elke andere afspraak die jullie voor de bruiloft voeren, omdat er op het moment van dat gesprek meestal nog geen vast aantal gasten is. Bij de trouwlocatie of de fotograaf leg je een datum en een prijs vast en klaar. Bij catering leg je een prijs per persoon vast, en die persoon is er op het moment van het gesprek nog niet in het juiste aantal. Dat is niet erg, maar het bepaalt wel wat je in het gesprek moet uitvragen en wat je in het systeem anders bijhoudt dan bij andere blokken.
Zet catering, net als elk ander onderdeel, als blok op de home van het dossier. Vanaf dat moment wordt de keuze vanzelf een post in het budget, met de naam van de cateraar erbij, de categorie waaronder hij valt en de ruimte om een bedrag, een aanbetalingsdatum en een restbetaling in te vullen. Bij de meeste blokken vul je dat bedrag één keer in en verandert het daarna niet meer. Bij catering is dat bedrag vanaf het begin een schatting, omdat het is opgebouwd uit een prijs per persoon vermenigvuldigd met een aantal dat pas laat vaststaat.
Wat je in het gesprek zelf uitvraagt, is dus niet alleen wat er op het bord komt. Vraag hoe de cateraar omgaat met een aantal dat nog kan zakken of stijgen. Sommige cateraars werken met een marge, bijvoorbeeld tot twee weken voor de bruiloft mag het aantal nog met een klein percentage wijzigen zonder gevolgen voor de prijs per persoon. Andere cateraars rekenen per definitief aantal en vragen dat aantal veel eerder op, soms al zes weken voor de datum. Dat verschil bepaalt wanneer je in het systeem het bedrag bij de post catering voor het laatst kunt aanpassen, en wanneer je het moet vastzetten omdat de cateraar het zelf ook vastzet.
Vraag ook naar de aanbetaling apart van de rest. Bij catering is de aanbetaling vaak een vast bedrag of een percentage dat los staat van het uiteindelijke aantal gasten, terwijl de restbetaling wordt berekend op het aantal dat de cateraar op de valreep van jullie krijgt. In het budget vul je die twee bedragen apart in bij de post, zodat het systeem uitrekent wat er op elk moment nog openstaat. Een aanbetaling van driehonderd euro bij het tekenen van de overeenkomst is een bedrag dat je nu al kunt invullen. De restbetaling van bijvoorbeeld vijfenzestig euro per persoon vul je pas in als je weet hoeveel personen er komen, en tot die tijd staat die regel in het budget dus als een schatting open.
Daarom is de gastenlijst hier niet zomaar een lijst met namen, maar de reden waarom de post catering als een van de laatste in het budget echt vastligt. Namen komen in het systeem uit de Excel-bestanden die jullie uploaden, en elke gast krijgt een stand: uitgenodigd, komt, komt misschien, of komt niet. Zolang er nog gasten op komt misschien staan, blijft het aantal voor de cateraar in beweging, en dus ook het bedrag bij de post. Pas als het merendeel van de gasten via de trouwwebsite heeft laten weten of ze komen, kan de post catering omgezet worden van schatting naar vast bedrag.
Een voorbeeld uit de praktijk maakt dat concreet. Stel dat jullie honderd gasten uitnodigen en in eerste instantie rekening houden met tachtig aanwezigen. De cateraar geeft in het kennismakingsgesprek een richtprijs op basis van tachtig personen, en die richtprijs zet je als eerste bedrag bij de post in het budget. Zes weken voor de bruiloft staat de teller op vijfenzeventig bevestigd, tien op komt misschien en de rest heeft niet gereageerd. Op dat moment vraagt de cateraar het aantal op waarop hij gaat inkopen. Jullie kunnen dan kiezen of jullie rekenen met vijfenzeventig, met vijfentachtig inclusief de twijfelaars, of ergens daartussenin, en dat gekozen aantal wordt de basis voor de definitieve restbetaling die je bij de post invult.
Dit is meteen ook het moment waarop het gesprek met de cateraar verder gaat dan het aantal alleen. Vraag wat er gebeurt als er na de opgave nog gasten afzeggen. Sommige cateraars leveren gewoon het aantal waarop is ingekocht, andere trekken een enkele afzegging nog af van de rekening. Vraag ook wat er gebeurt bij een paar gasten extra op de dag zelf, want dat komt voor en het is beter om te weten of dat kan worden bijgeboekt of niet. Deze afspraken leg je niet vast in het budget zelf, maar in de kluis, waar de offerte en de overeenkomst met de cateraar samen met die van de andere leveranciers bewaard blijven.
De catering komt ook terug in het draaiboek van de dag, en dat is een ander soort vastleggen dan het budget. In het draaiboek gaat het niet om het bedrag maar om het moment: hoe laat de cateraar opbouwt, hoe laat het voorgerecht wordt geserveerd, hoeveel tijd er tussen de gangen zit en hoe laat er wordt afgeruimd. Dat draaiboek loopt uur voor uur door de dag en de post catering staat daar dus niet als bedrag maar als een reeks tijdstippen, die je vastlegt op basis van wat de cateraar in het kennismakingsgesprek of daarna heeft aangegeven over opbouwtijd en serveertijden.
Wie voor catering aanvullend nog een los onderdeel wil vastleggen, bijvoorbeeld een aparte cateraar voor alleen de late night snack, zet daarvoor een eigen blok op de home. Dat blok krijgt in het budget zijn eigen post, met zijn eigen aanbetaling en restbetaling, los van de post voor de hoofdmaaltijd. Zo blijft in het budget zichtbaar welk deel van de catering al vaststaat en welk deel nog meebeweegt met de gastenlijst, in plaats van dat alles onder één bedrag verdwijnt dat je steeds moet ontleden om te zien wat er nog open staat.
Wat je in het kennismakingsgesprek dus niet meteen hoeft te doen, is het aantal gasten tot op de persoon vastpinnen. Dat is nog niet nodig en meestal ook niet mogelijk, zeker niet als jullie nog maanden voor de bruiloft staan en de eerste reacties op de trouwwebsite nog binnen moeten komen. Wat wel nodig is, is dat je in het gesprek vastlegt hoe de cateraar met die onzekerheid omgaat: welke marge er is, wanneer het aantal definitief moet zijn, en hoe aanbetaling en restbetaling zich tot dat aantal verhouden. Die afspraken zet je in de kluis, het voorlopige bedrag zet je bij de post in het budget, en de tijden die erbij horen zet je in het draaiboek. Zo hoef je niet op één avond een aantal te verzinnen dat nog nergens op gebaseerd is, en weet je later precies waarom het bedrag bij catering is veranderd sinds het kennismakingsgesprek.