Bruidswarenhuis
Bij een bruiloft van vijftig gasten is de catering een van de eerste dingen die je vastlegt. Bij een bruiloft van honderdtachtig gasten is het vaak juist een van de laatste. Dat is geen toeval en het is ook geen kwestie van uitstellen. De reden zit in wat er precies verandert als een bruiloft groot wordt: niet alleen de prijs stijgt, maar de manier waarop de post zich gedraagt. Een locatie ligt vast zodra je hem boekt. Een fotograaf ook. Maar de catering beweegt mee met een getal dat pas laat in het proces stabiel wordt, namelijk het aantal gasten dat daadwerkelijk komt. Daarom is dit de post die je in het systeem het langst open laat staan, en dat is precies zoals het moet.
Bij een kleine bruiloft is het verschil tussen vijfenveertig en vijftig gasten te overzien. Bij een grote bruiloft is het verschil tussen honderdvijftig en honderdzeventig gasten een ander schap, een andere keuken, soms een andere ruimte-indeling. De cateraar rekent niet in personen maar in stappen, en bij een grote groep kom je sneller een stap verder. Dat is waarom de catering wacht op de gastenlijst, en niet omgekeerd. Wie de catering vastlegt voordat de lijst een beetje vorm heeft, tekent voor een aantal dat nog gaat veranderen, en verandert dan zelf mee met alle rompslomp die daarbij hoort.
In het dossier staat de catering als blok op de startpagina van jullie dossier, naast de andere keuzes zoals de trouwlocatie en de bruidstaart. Zodra je dat blok invult, met naam van de cateraar en de gegevens die erbij horen, ontstaat er vanzelf een post in het budget. Die post krijgt een categorie, een leverancier, en een omschrijving van waarvoor hij is. Tot zover werkt de catering hetzelfde als elke andere post in het systeem.
Waar hij anders werkt, is bij het bedrag. Bij de trouwauto vul je één bedrag in en dat blijft staan. Bij de catering vul je een bedrag in dat gebaseerd is op een aantal gasten, en dat aantal is bij een grote bruiloft nog niet af op het moment dat je de cateraar boekt. Je hebt op dat moment een gastenlijst die uit uitgenodigd, komt, komt misschien en komt niet bestaat, en bij honderdtachtig genodigden is de groep komt misschien vaak groter dan bij een kleine bruiloft. Dat betekent dat het bedrag dat je nu invult een tussenstand is, geen eindstand. Je past het bedrag aan zodra de standen op de gastenlijst veranderen, bijvoorbeeld wanneer een deel van de misschien-gasten via de trouwwebsite laat weten dat ze toch komen.
Bij elke post in het budget vul je een aanbetaling en een restbetaling apart in, met een datum waarop elk bedrag betaald moet worden. Bij de catering is dat onderscheid belangrijker dan bij de meeste andere posten, omdat de aanbetaling vaak op een vast bedrag ligt en de restbetaling pas kan kloppen als het gastenaantal grotendeels vaststaat. Vul je de restbetaling te vroeg in op basis van een voorlopig aantal, dan staat er in het budget een bedrag dat niet meer overeenkomt met de werkelijkheid zodra er nog twintig gasten bijkomen of afvallen. Het systeem rekent vanzelf uit wat er nog openstaat op basis van wat je invult, dus die berekening is alleen zo goed als het aantal dat je erin zet.
De praktische volgorde is dan: je legt de cateraar vast, vult een aanbetaling in die vaak los staat van het aantal gasten, en laat de restbetaling voorlopig staan op een inschatting. Naarmate de gastenlijst opschuift van uitgenodigd naar komt, pas je die inschatting aan. Bij een bruiloft van vijftig gasten doe je die aanpassing misschien één keer. Bij een bruiloft van tweehonderd gasten, verspreid over familie, collega's en verschillende reisafstanden, doe je die aanpassing vaker, en dat is precies de reden waarom deze post het laatst vastligt in vergelijking met de andere blokken op de startpagina.
Zodra de catering als blok in het dossier staat, komt hij ook terug in het draaiboek voor de dag zelf. Dat draaiboek werkt van uur tot uur, en bij een grote bruiloft is de catering daarin een van de posten met de meeste momenten: de opbouw van de keuken of het buffet, de start van het diner, eventuele wisselingen tussen gangen of stations, en het moment waarop bediening overgaat naar bijvoorbeeld de bar voor het avondfeest. Bij een kleine bruiloft passen die momenten vaak in twee of drie regels. Bij een grote bruiloft, met meerdere services of een langere avond, groeit dat uit tot een aantal punten die je stuk voor stuk in het draaiboek zet, zodat iedereen die op de dag zelf helpt, van getuige tot ouder met toegang tot dat deel van het dossier, weet wanneer wat gebeurt.
Het is niet nodig om bij een grote bruiloft meteen op de eerste dag al een exact gastenaantal te hebben voordat je de catering als blok toevoegt. Het blok staat er, de post in het budget staat er, en beide vullen zich in de loop van de planning verder aan. Het is ook niet nodig om voor elk denkbaar scenario een apart bedrag te reserveren; je past het bestaande bedrag aan zodra de gastenlijst duidelijker wordt, in plaats van vooraf een marge te verzinnen die toch niet klopt. Wat wel helpt, is de aanbetaling apart houden van de restbetaling zodra je de post invult, zodat het systeem vanaf het begin een eerlijk beeld geeft van wat er al vastligt en wat nog verschuift met het aantal gasten.
Wie liever met een eigen cateraar werkt in plaats van een leverancier uit de gids bij dit blok, voegt die handmatig toe op dezelfde manier als bij elk ander onderdeel; de post in het budget en de plek in het draaiboek werken dan verder hetzelfde. En wie voor een groot feest met twee cateraars werkt, bijvoorbeeld een voor het diner en een andere voor de late avond, zet daar zelf een tweede blok bij op de startpagina, met een eigen post en een eigen plek in het draaiboek. De volgorde blijft dan hetzelfde: eerst een beeld van de gasten, dan de bedragen die daarbij passen, en pas daarna een restbetaling die klopt met wie er werkelijk aan tafel zit.