Bruidswarenhuis
De restbetaling voor de catering is de post in het budget die het langst in beweging blijft. Niet omdat de leverancier onduidelijk is, maar omdat het bedrag zelf pas laat vaststaat. Catering wordt bijna altijd per persoon berekend, en het aantal personen ligt pas vast als de laatste gasten hebben laten weten of ze komen. Dat is iets anders dan bij een fotograaf of een trouwauto, waar het bedrag al vaststaat op het moment dat je tekent.
Jullie zetten de catering als blok op de home zodra je een leverancier hebt gekozen. Op dat moment ontstaat de post in het budget, met de naam van de cateraar en de categorie waar hij onder valt. De aanbetaling die daarbij hoort, is meestal een vast bedrag of een schatting op basis van een voorlopig aantal gasten, en die betaal je op het moment dat in de offerte staat. De restbetaling is een ander verhaal. Die moet je pas invullen als je weet hoeveel mensen er daadwerkelijk komen, en dat weet je pas als de reacties op de trouwwebsite binnen zijn. Vul je het bedrag te vroeg in op basis van een ruwe schatting, dan klopt de post in het budget niet meer zodra er gasten afzeggen of net op het laatste moment nog bijkomen met een kind erbij dat ook een bord nodig heeft.
Een voorbeeld maakt dit concreet. Stel, jullie hebben honderd mensen uitgenodigd en de cateraar rekent per persoon. Op de trouwwebsite staat na een paar maanden dat er vijfentachtig komen, twaalf niet, en drie nog twijfelen. Die drie twijfelaars zijn precies de reden waarom je de restbetaling niet drie maanden van tevoren al vastzet. Pas wanneer de deadline voor aanmelden voorbij is, of wanneer de cateraar zelf een uiterste datum voor het definitieve aantal noemt, kun je het echte bedrag invullen bij de restbetaling in het budget. Die datum van de cateraar, vaak een paar weken voor de bruiloft, is niet iets wat het systeem voor je verzint. Die datum staat in de offerte of het contract, en die zet je zelf in de kluis en in het budget bij die post.
Als je die datum niet apart vastlegt, gebeurt er iets vervelends: je ontdekt de deadline pas als de cateraar erover mailt, en dan heb je misschien nog maar een week om iedereen die twijfelt tot een antwoord te bewegen. Zet je die datum wel vast, dan weet je precies wanneer je de gastenlijst moet afronden om op tijd een getal aan de cateraar door te geven. Dat getal bepaalt de restbetaling, en die restbetaling moet weer op tijd overgemaakt zijn voor de datum die in de betalingsafspraak staat. Twee data die met elkaar samenhangen, maar niet hetzelfde zijn: de datum waarop het aantal gasten vaststaat, en de datum waarop het geld moet zijn overgemaakt. Beide horen in het budget bij de post catering, los van elkaar ingevuld.
Wat er misgaat als je de rest te vroeg vastlegt, is dat je een bedrag reserveert dat niet klopt. Denk aan een stel dat spaart met een vast maandbedrag. Als in het budget bij de restbetaling van de catering een bedrag staat gebaseerd op honderd gasten, terwijl er straks vijfentachtig komen, dan zet je onnodig geld opzij dat je ergens anders voor had kunnen gebruiken, of je komt juist tekort omdat je dacht dat je al genoeg had staan. Andersom is ook een risico: te laat beginnen met bijhouden wie er komt, waardoor je op de deadline van de cateraar met een lijst zit die nog vol staat met "komt misschien" en je gedwongen wordt een schatting af te geven die achteraf niet klopt. De cateraar rekent dan met wat jij hebt doorgegeven, niet met wat er werkelijk gebeurt op de dag zelf.
Het is niet nodig om de restbetaling maanden van tevoren al scherp te krijgen. Zolang de deadline voor het definitieve aantal nog niet in zicht is, kun je in het budget een voorlopig bedrag laten staan of het veld gewoon open laten. Het systeem rekent vanzelf uit wat er openstaat op basis van wat je hebt ingevuld, dus een leeg veld is geen probleem, het is alleen nog geen informatie. Je hoeft ook niet elke week het aantal gasten te herzien. Eén moment, ergens tussen de laatste reacties op de trouwwebsite en de deadline van de cateraar, is genoeg om het bedrag definitief te maken.
Op de dag zelf gaat het niet meer om het bedrag maar om de aantallen: hoeveel borden, hoeveel gangen, op welk tijdstip het eten binnenkomt of wordt opgediend. Die momenten zet je in het draaiboek, gekoppeld aan het blok catering dat je op de home hebt aangemaakt. Het draaiboek gaat over het uur van de dag; het budget gaat over het geld. Ze raken elkaar op één punt, en dat is het aantal gasten waarmee de cateraar uiteindelijk rekent. Dat aantal bepaalt zowel wat er in het draaiboek aan porties en tijden staat, als wat er in het budget bij de restbetaling wordt ingevuld.
Andere posten in het budget, zoals de trouwauto of de ringen, hebben een bedrag dat vaststaat zodra je tekent. Daar is de restbetaling in principe al bekend op de dag dat je de aanbetaling doet, en het is vooral een kwestie van de datum in de gaten houden. Bij de catering ligt dat anders, en dat is precies waarom deze post in de praktijk als laatste wordt afgerond in het budget. Niet omdat je het laat liggen, maar omdat het cijfer waar alles op gebaseerd is, het aantal gasten, tot het eind toe kan veranderen. Wie dat weet, plant er ook naar: de restbetaling van de catering zet je niet op de eerste rij van dingen die je maanden vooraf al wilt afronden, maar op de plek waar die logisch hoort, vlak voor de deadline die de cateraar zelf stelt.