Bruidswarenhuis
De catering is bij vrijwel elke bruiloft de post die het langst in beweging blijft. Niet omdat de cateraar traag is, maar omdat het bedrag rechtstreeks afhangt van het aantal gasten dat komt, en dat aantal staat pas laat vast. Dat is precies waarom deze afspraak anders werkt dan de meeste andere blokken op de home: je tekent een contract terwijl de belangrijkste variabele nog open is.
De meeste offertes van een cateraar noemen een bedrag per persoon, vermenigvuldigd met een geschat aantal gasten. Dat geschatte aantal is op het moment van tekenen vaak nog los zand: sommige stellen hebben de gastenlijst al staan, andere weten alleen ruwweg hoeveel mensen ze willen uitnodigen. In het systeem zet je de catering als blok op de home, en dat blok wordt automatisch een post in het budget. Op dat moment vul je in wat je weet: het bedrag per persoon, een voorlopig aantal, en een datum waarop de aanbetaling moet zijn overgemaakt. De rest van het bedrag, de restbetaling, laat je aanpasbaar tot het aantal gasten echt vastligt.
Een bruidspaar dat in juni tekent voor honderd gasten en in november nog maar tachtig bevestigingen heeft, wil niet betalen voor twintig mensen die niet komen. Andersom geldt het ook: wie te laag inschat en er blijken meer gasten te komen dan begroot, wil dat op tijd zien in plaats van er twee weken voor de bruiloft achter te komen. Daarom is het verstandig om in het contract een moment af te spreken waarop het definitieve aantal wordt doorgegeven aan de cateraar, meestal enkele weken voor de bruiloft. Tot dat moment is het aantal een schatting, en de post in het budget mag dat ook blijven: je vult het bedrag opnieuw in zodra de gastenlijst dichter bij de waarheid komt.
De gastenlijst in het systeem, opgebouwd uit de Excel-bestanden die je uploadt, houdt de status van elke gast bij: uitgenodigd, komt, komt misschien, komt niet. Die standen lopen door tot vlak voor de bruiloft, en juist daarom is de catering de post die je als laatste vastzet, niet uit onzorgvuldigheid maar omdat vastzetten pas zin heeft als het aantal vaststaat.
Naast het aantal gasten zijn er andere punten die wel meteen vastliggen en die je dus bij het tekenen wilt checken. Ten eerste: wat er precies inbegrepen is in de prijs per persoon. Sommige cateraars rekenen bediening, servies en tafellinnen mee, andere factureren dat apart. Een stel dat honderd euro per persoon ziet staan en pas achteraf ontdekt dat glaswerk en personeel er niet bij horen, krijgt een rekening die niet meer klopt met de post die in het budget stond.
Ten tweede: de uiterste datum waarop wijzigingen in het aantal gasten nog kosteloos zijn. Cateraars werken met inkoop- en personeelsplanning, en een wijziging een week voor de bruiloft is voor hen anders dan een wijziging een maand ervoor. Die datum wil je naast de datum zetten die je in het draaiboek voor de dag zelf hebt staan, zodat er geen twee weken tussen zit waarin niemand meer bijstuurt.
Ten derde: wat er gebeurt bij allergieën en dieetwensen. Dit hoort niet in het bedrag zelf, maar wel in de afspraak: wanneer moet je dat doorgeven, en verandert de prijs daardoor. Een bruidspaar met drie glutenvrije gasten en twee vegetarische wil dat op papier hebben staan, niet mondeling afgesproken tijdens de proeverij.
Ten vierde: de aanbetaling en de restbetaling, en de data waarop beide verschuldigd zijn. In het budget zet je deze apart van elkaar neer, zodat je in één overzicht ziet wat al betaald is en wat nog open staat. Bij catering is dat onderscheid belangrijker dan bij een post met een vast bedrag, omdat de restbetaling hier meebeweegt met het definitieve aantal en dus pas laat een vaste waarde krijgt.
Zodra de catering als blok op de home staat, komt de leverancier ook terug in het draaiboek van de dag. Daar zet je niet het bedrag, maar de tijden: wanneer de cateraar aankomt om op te bouwen, wanneer de gangen worden geserveerd, wanneer de keuken weer wordt afgebroken. Een bruiloft met een lange middag tussen ceremonie en diner heeft daar iets anders aan behoefte dan een bruiloft waar alles op één locatie na elkaar gebeurt, en dat verschil hoort in het draaiboek te staan, niet in het contract met de cateraar zelf. Het contract regelt wat er geleverd wordt en voor welk bedrag; het draaiboek regelt wanneer het gebeurt.
Wie een eigen cateraar heeft gevonden buiten de gids van het systeem, voegt die net zo goed toe als blok, en de post in het budget en de regel in het draaiboek werken daarna precies hetzelfde. Het systeem maakt geen onderscheid tussen een cateraar uit de gids en een cateraar die je zelf al kende; het enige dat telt is dat de afspraak als blok bestaat, zodat budget en draaiboek er automatisch op aansluiten.
Niet elk detail hoeft bij het tekenen al vast te liggen. De precieze indeling van het menu, het aantal gangen, de keuze tussen een buffet en bediening aan tafel: dat kan in de maanden na het tekenen nog verschuiven, zolang de basisprijs en de peildatum voor het aantal gasten helder zijn. Een stel dat bij de eerste afspraak al een compleet menu op tafel wil hebben, verliest tijd aan iets dat toch nog verandert zodra de gastenlijst duidelijker wordt. Beter is het om bij het tekenen de grote lijnen vast te leggen, de datum voor het definitieve aantal te noteren, en de rest te laten meebewegen tot dat moment is bereikt.