Bruidswarenhuis
De meeste posten in het budget krijgen op een gegeven moment een vast bedrag en blijven daar staan. De trouwlocatie heeft een huurprijs, de jurk heeft een prijskaartje, de auto heeft een dagtarief. Catering werkt anders, want die post is gekoppeld aan een aantal, en dat aantal staat pas laat vast.
Als je het blok catering aanmaakt op de startpagina van je dossier, wordt daar automatisch een post van in het budget. Die post krijgt een leverancier, een categorie en een omschrijving, precies zoals bij elk ander blok. Het verschil zit in het bedrag. Bij de trouwlocatie vul je één keer een bedrag in en dat is het. Bij catering vul je een bedrag in dat hoort bij een aantal gasten, en dat aantal verandert nog een paar keer voordat de bruiloft er is.
Een voorbeeld. Jullie hebben een cateraar gevonden die per persoon rekent, zeg een bedrag per hoofd voor het diner. Op het moment dat je die offerte invoert, staat de gastenlijst misschien op honderdtien uitgenodigden waarvan er negentig hebben laten weten dat ze komen. Vul je het budget nu in op basis van honderdtien, dan reserveer je geld voor mensen die misschien afzeggen. Vul je het in op basis van negentig, dan loop je het risico dat er bij een late toezegging geen ruimte meer is. Beide zijn een gok, en dat is precies waarom deze post het langst open blijft staan.
De gastenlijst zelf komt uit de Excel-bestanden die je uploadt, met per gast een stand: uitgenodigd, komt, komt misschien, komt niet. Die standen veranderen in de maanden voor de bruiloft, en de post catering in je budget beweegt daar niet automatisch mee. Je past het bedrag zelf aan op het moment dat je het aantal vaststelt met de cateraar, meestal ergens tussen de laatste weken en de laatste dagen voor de bruiloft, als de meeste twijfelaars een keuze hebben gemaakt.
Wat wel meteen vastligt, is de aanbetaling. Cateraars vragen vaak een aanbetaling bij het boeken, los van het aantal gasten, om de datum te reserveren. Die vul je in zodra je de overeenkomst tekent, met het bedrag en de datum waarop hij betaald moet zijn. De restbetaling vul je apart in, en die staat pas vast op het moment dat het definitieve aantal gasten met de cateraar is afgesproken. Het systeem laat zien wat er van de post nog openstaat, maar rekent het aantal gasten niet voor je om naar een bedrag. Dat blijft iets wat jullie zelf doen, samen met de cateraar.
Hier gaat het vaak mis bij stellen die de post catering te vroeg willen afronden. Ze zien dat elke andere post in het budget een vast bedrag heeft en willen catering ook een keer kunnen afvinken. Het gevolg is dat ze een bedrag invullen op basis van een schatting die drie maanden later niet meer klopt, en dan alsnog terug moeten naar de post om hem aan te passen. Dat is geen fout, want de post is gemaakt om aangepast te worden. Het wordt alleen een probleem als je erop rekent dat het bedrag al vaststaat voor de rest van het budget, bijvoorbeeld omdat je het restbedrag van catering had opgeteld bij wat er nog gespaard moet worden voor iets anders.
De volgorde die logisch werkt, is dus: eerst de cateraar boeken en de aanbetaling vastleggen, met een schatting van het aantal gasten die je op dat moment hebt. Die schatting mag ruim zijn. Daarna laat je de post open staan terwijl de gastenlijst zich vult, en pas als de meeste toezeggingen binnen zijn, zet je het definitieve aantal met de cateraar vast en pas je het bedrag in het budget aan naar het echte totaal. Doe je dat eerder, dan werk je met een bedrag dat nog niet klopt. Doe je dat later dan de cateraar nodig heeft, dan loop je het risico dat de keuken niet meer op tijd kan bijstellen.
Het draaiboek van de dag zelf komt hier ook bij. Zodra het blok catering op de home staat, hoort daar een plek bij in het draaiboek: het moment waarop het voorgerecht wordt geserveerd, wanneer de keuken klaar moet staan voor het diner, hoe laat de bar opengaat als de cateraar die ook verzorgt. Die tijden vul je in zodra je ze met de cateraar hebt afgesproken, meestal in de laatste fase voor de bruiloft, dicht bij het moment waarop ook het aantal gasten wordt vastgezet. Het is dus niet zo dat het draaiboek los staat van de post in het budget; ze worden in de praktijk rond hetzelfde moment ingevuld, omdat de cateraar zowel het aantal als de tijden nodig heeft om zijn kant te plannen.
Wie twee cateraars heeft, bijvoorbeeld een aparte partij voor de taart of voor de borrel vooraf, zet daar een tweede blok voor. Dat wordt een eigen post met een eigen aanbetaling en restbetaling, los van de hoofdcatering. Ook die tweede post beweegt mee met een aantal, alleen soms met een ander aantal dan het diner; bij een borrel komen vaak meer mensen dan bij een uitgebreid zitdiner. Het is dus goed om per blok na te gaan welk aantal daadwerkelijk bepalend is, in plaats van overal het totaal van de gastenlijst te gebruiken.
Wat niet nodig is, is het bedrag van de post catering al vroeg in het proces willen laten kloppen met het eindtotaal van het budget. Andere posten, zoals de locatie of de kleding, wil je juist wel vroeg vastzetten omdat ze niet meer veranderen en je daarmee zekerheid krijgt over een groot deel van je budget. Catering hoort bij de posten die je bewust laat bewegen. Zolang de aanbetaling vastligt en de datum daarvan gehaald wordt, is het geen probleem dat het restbedrag nog een schatting is. Het wordt pas een probleem als je vergeet die schatting op tijd te vervangen door het echte aantal, want de cateraar heeft dat aantal nodig, en jullie hebben het nodig om te weten of er aan het einde geld overblijft of juist tekortkomt.