Bruidswarenhuis
De catering is bij vrijwel elke bruiloft de post die het langst niet vaststaat, en dat is geen toeval. Alle andere blokken op de home leg je vast op een vast aantal: één trouwlocatie, één fotograaf, één trouwauto. De catering ligt vast op een aantal gasten, en dat aantal verandert tot kort voor de dag zelf. Iemand die twijfelde komt toch, een collega zegt af, een kind van een neef wordt op het laatste moment wel meegenomen. Daarom is dit de keuze waarbij annuleren en verzetten een ander gewicht hebben dan bij een locatie of een jurk: het gaat hier zelden om de vraag of je van cateraar wisselt, maar om de vraag wat het kost als het aantal verandert nadat je al hebt vastgelegd.
Een cateraar rekent per persoon, en dat bedrag is voorlopig totdat de gastenlijst dat niet meer is. Bruidswarenhuis houdt de catering als blok op de home net als elke andere keuze, maar het verschil zit in de post die daaruit ontstaat in het budget. Bij de trouwlocatie vul je één bedrag in en dat blijft staan. Bij de catering vul je een bedrag in dat is gebaseerd op een aantal gasten dat je op dat moment hebt, en dat aantal volg je apart in de gastenlijst met de standen uitgenodigd, komt, komt misschien en komt niet. Zolang er nog namen op komt misschien staan, is de post catering in het budget een aanname en geen vaststaand cijfer. Dat is geen fout in het systeem, dat is gewoon hoe deze post werkt, en het is de reden dat je hem er bewust anders in moet zetten dan de rest.
Stel, jullie hebben bij honderd gasten een aanbetaling gedaan aan de cateraar en drie weken voor de bruiloft zeggen acht mensen af. Wat dat kost hangt af van de afspraak die met de cateraar is gemaakt, en die afspraak staat in de kluis bij het contract dat je daar hebt opgeslagen. Sommige cateraars rekenen een vaste ondergrens, bijvoorbeeld tachtig personen, en onder dat aantal betaal je toch voor tachtig. Anderen laten een aantal tot een paar dagen voor de bruiloft nog naar boven of onder bijstellen zonder kosten. Dat lees je niet in het systeem, dat lees je in het contract, en juist daarom is het belangrijk die kluis niet leeg te laten. Het budget zelf rekent uit wat er nog openstaat op basis van het bedrag dat je hebt ingevuld, de aanbetaling die daarvan al is gedaan en de restbetaling die nog moet. Als het aantal daalt en de cateraar past het bedrag aan, pas je dat bedrag in de post zelf aan, en het systeem herberekent wat er nog open staat op de restbetaling.
Het omgekeerde gebeurt net zo vaak. Een paar mensen die op komt misschien stonden, zeggen toch toe, en het aantal gaat omhoog in plaats van omlaag. Ook dan is het de vraag wat de afspraak met de cateraar toelaat: sommige contracten hebben ruimte voor bijboeken tot een bepaalde datum, andere niet. Wat je in het systeem doet is hetzelfde als bij een daling: het bedrag in de post catering aanpassen zodra de cateraar dat bevestigt, zodat de restbetaling klopt met wat er werkelijk is afgesproken. Het systeem raadt je niet wat de cateraar rekent bij bijboeken, het houdt bij wat jij invult nadat je dat weet.
Waar dit stuk niet over gaat, maar wat vaak wordt verward, is het verzetten van de hele bruiloft naar een andere datum. Dat is een ander gesprek met de cateraar dan het bijstellen van een aantal, en de kosten die daarbij horen staan niet in een schema dat het systeem voor je invult. Wat het systeem wel doet is de post in het budget laten staan zoals die was, zodat je een uitgangspunt hebt om tegen af te zetten wanneer de cateraar met een nieuw voorstel komt. Je past dan zelf het bedrag, de datum van betaling en eventueel de aanbetaling of restbetaling aan, precies zoals je dat bij elke andere wijziging in een post doet.
De catering staat niet alleen in het budget, die staat ook in het draaiboek, met de tijden waarop de cateraar op de locatie moet zijn, wanneer het voorgerecht wordt geserveerd en wanneer de keuken sluit. Als het aantal gasten kort voor de dag verandert, heeft dat niet alleen gevolgen voor het bedrag, maar soms ook voor de tijden die met de cateraar zijn afgesproken, bijvoorbeeld als een tafelopstelling groter of kleiner wordt. Het draaiboek houdt de uren van de dag bij zoals jullie ze hebben ingevuld; het past niet automatisch aan wanneer de gastenlijst wijzigt, dus na een aanpassing in de catering is het aan jullie om te checken of het draaiboek nog aansluit op wat er met de cateraar is afgesproken.
Niet elke wijziging in de gastenlijst is een reden om de cateraar te bellen. Eén of twee man verschil valt bij de meeste afspraken binnen de marge die al is meegenomen, en daar hoef je dan ook niets aan te passen in het budget. Wat wel zin heeft, is dat je met enige regelmaat naar de standen in de gastenlijst kijkt naast het bedrag dat in de post catering staat, zodat je niet drie dagen voor de bruiloft ontdekt dat het aantal inmiddels ver van het ingevulde bedrag af staat. Er is geen vast moment waarop dat moet, maar een logisch punt is elke keer dat een grotere groep gasten via de trouwwebsite laat weten of ze komen, en zeker het moment waarop de cateraar zelf om een definitief aantal vraagt.
Omdat de catering meebeweegt, is dit de post waar een wijziging het snelst invloed heeft op de rest van jullie overzicht. Een stijging in het aantal gasten raakt niet alleen de catering, maar kan ook de tafelschikking en soms de trouwlocatie raken als die een maximum aantal personen heeft. Dat zijn andere blokken op de home met hun eigen posten, en die pas je apart aan als dat nodig is. Het systeem koppelt deze posten niet automatisch aan elkaar; het is aan jullie om, als het aantal verandert, kort na te gaan welke andere post daardoor ook aandacht nodig heeft.
De kern van deze pagina is dus dat er geen vast antwoord is op wat annuleren of verzetten bij de catering kost, omdat die kosten niet in het systeem staan maar in het contract met de cateraar. Wat het systeem wel biedt, is een plek waar je het bedrag, de aanbetaling, de restbetaling en de betaaldatum bijhoudt zodra je weet wat de cateraar rekent, en een gastenlijst waarmee je het aantal volgt waarop dat bedrag is gebaseerd. Die twee samen geven je een actueel beeld, maar het gesprek over wat een wijziging kost, voer je met de cateraar zelf.