Bruidswarenhuis
Twee offertes van twee cateraars zien er meestal hetzelfde uit: een bedrag per persoon, een paar regels over wat erbij hoort, en een totaal onderaan. Dat totaal zegt weinig, want het is gebaseerd op een gastenaantal dat op het moment van de offerte nog een schatting is. Wie alleen naar dat eindbedrag kijkt, vergelijkt in feite twee gokken met elkaar, niet twee aanbiedingen.
De vraag die je bij het lezen van een offerte catering eigenlijk moet stellen is niet wat het kost, maar wat er gebeurt als het aantal gasten verandert. Bij de ene cateraar is het bedrag per persoon alles wat je betaalt: drank, bediening en materiaal zitten er al in, en meer gasten betekent gewoon dat bedrag keer een hoger aantal. Bij de andere cateraar is het bedrag per persoon alleen het eten, en komen drank, statafels, bediening en soms zelfs de huur van servies er apart bij, vaak als vaste post die niet meebeweegt met het aantal gasten. Twee offertes met bijna hetzelfde bedrag per persoon kunnen zo bij vijfenzeventig gasten duizenden euro's uit elkaar liggen.
De post die je dus als laatste vastlegt in het budget, is de post die aan het aantal gasten hangt: de prijs per couvert. Alles wat vast is, kun je in een vroeg stadium al opnemen. Alles wat met het aantal meebeweegt, laat je open tot de gastenlijst een stand heeft die je vertrouwt, en dat is meestal niet eerder dan een paar weken voor de trouwwebsite sluit voor reacties.
Zodra jullie voor een cateraar kiezen, zet je die als blok op de home van het dossier, net als de andere onderdelen van de bruiloft. Dat blok wordt vanzelf een post in het budget, met de naam van de cateraar, de categorie catering en het bedrag dat in de offerte staat. Op dat moment vul je ook in wanneer er betaald moet worden: een aanbetaling met een eigen datum, en een restbetaling met een eigen datum, meestal kort voor de bruiloft zelf.
Dat apart houden van aanbetaling en restbetaling is niet alleen boekhouding. Het is precies hier dat het verschil tussen vaste en variabele posten zichtbaar wordt. De aanbetaling is meestal een vast bedrag of een percentage van een geschat aantal gasten, en die vul je in zodra je tekent. De restbetaling is de post die je pas invult als de gastenlijst definitief is, want dat is het bedrag dat verandert als het aantal komende gasten afwijkt van de schatting waarmee de offerte is opgesteld. Vul je de restbetaling te vroeg in met een geschat aantal, dan staat er in het budget een bedrag dat niet meer klopt zodra de eerste afmeldingen binnenkomen via de trouwwebsite.
Een voorbeeld: bij honderd geschatte gasten en een prijs van tachtig euro per persoon voor eten en drank samen, staat er een post van achtduizend euro. Melden zich uiteindelijk twaalf gasten af als komt niet, dan is de post die overblijft geen achtduizend euro maar zevenentwintighonderd euro minder. Wie dat bedrag pas invult als de lijst rond is, ziet in het budget een getal dat klopt met de werkelijke rekening. Wie het bedrag maanden eerder al vastzet op basis van een schatting, moet het achteraf handmatig bijwerken, en dat is precies het soort werk dat je door de volgorde aan te houden kunt overslaan.
De cateraar komt ook terug in het draaiboek van de dag zelf, met de tijden die in de offerte of de latere afspraak zijn vastgelegd: hoe laat de opbouw begint, hoe laat het voorgerecht wordt geserveerd, hoe laat de keuken sluit. Dat zijn de momenten die van uur tot uur naast de andere onderdelen van de dag staan, zoals de ceremonie en het entertainment. Ook hier geldt dat de tijden die met het aantal gasten te maken hebben, zoals de duur van het serveren bij een lopend buffet, pas definitief worden zodra bekend is hoeveel mensen er werkelijk aan tafel gaan.
Het lezen van een offerte catering komt dus neer op het uit elkaar trekken van twee soorten posten. De vaste posten, zoals de huur van een tent voor de bediening, de kosten van een proeverij vooraf, of een vast bedrag voor de chef, kun je meteen vergelijken tussen twee cateraars: die veranderen niet, welk aantal gasten er ook komt. De posten die aan het aantal gasten hangen, zoals het bedrag per couvert voor eten en het bedrag per persoon voor drank, kun je alleen eerlijk vergelijken als je ze allebei doorrekent op hetzelfde aantal gasten, niet op het aantal dat elke cateraar zelf als voorbeeld noemt.
Een offerte die honderdtwintig euro per persoon noemt bij een geschat aantal van tachtig gasten, en een andere offerte die honderd euro per persoon noemt bij een geschat aantal van honderd gasten, zijn niet zomaar naast elkaar te leggen. Reken beide door op het aantal dat jullie zelf verwachten, en pas dan wordt duidelijk welke offerte voordeliger is bij jullie werkelijke gastenlijst, niet bij die van de cateraar.
Het is niet nodig om bij het eerste gesprek met een cateraar al een definitief gastenaantal te geven. De offerte werkt met een schatting, en die schatting mag ruim zijn. Wat wel helpt, is dat je bij het invullen van de post in het budget een aantekening maakt dat het bedrag nog gebaseerd is op een schatting, zodat je zelf weet dat die post nog kan bewegen. Zodra de gastenlijst via de uploads en de trouwwebsite een vaste vorm krijgt, is het moment om het bedrag bij te werken en de restbetaling met het juiste getal in te vullen, en niet eerder.