Bruidswarenhuis
De vraag wanneer je catering moet boeken heeft geen vast antwoord, want het antwoord verandert met de maand waarin jullie trouwen. Een bruiloft op een zaterdag in juni valt in dezelfde periode als tientallen andere bruiloften, plus recepties, plus zomerse bedrijfsevenementen waar dezelfde cateraars voor gevraagd worden. Een bruiloft op een doordeweekse dag in januari heeft die concurrentie niet. Wie dat verschil niet meeneemt, boekt op een moment dat te laat is voor het seizoen dat gekozen is.
In de drukke maanden, ruwweg mei tot en met september, werken de cateraars die in de gidsen van het systeem staan vaak al een jaar tot achttien maanden vooruit voor een zaterdag. Vraag je in februari voor een bruiloft in augustus datzelfde jaar, dan is de kans groot dat de cateraar van eerste keuze al vol is en je uitkomt bij wie er nog wel ruimte heeft. In de rustige maanden, november tot en met maart, is diezelfde cateraar vaak nog drie tot vijf maanden van tevoren te boeken. Dat verschil in voorsprong is het eerste wat de datum bepaalt: niet alleen wanneer je moet boeken, maar hoeveel keuze er nog is op het moment dat je het doet.
De prijs beweegt met dezelfde klok, maar dan andersom. Een cateraar die in juli elk weekend twee bruiloften kan draaien, rekent voor die weekenden het tarief dat daarbij past. Diezelfde cateraar heeft in februari lege zaterdagen in de agenda staan en is voor die data eerder bereid om te schuiven in prijs of in het aantal gangen dat binnen het budget past. Dat betekent niet dat trouwen in de winter altijd goedkoper is, want een besloten locatie met verwarming en een uitgebreid winterbuffet kan net zo goed duurder uitpakken dan een borrel in de tuin in juni. Het betekent wel dat de maand waarin jullie trouwen meetelt in het gesprek met de cateraar, en dat je dat gesprek eerder moet voeren als de datum in een drukke maand valt.
Daar komt de reden bovenop waarom catering, ongeacht het seizoen, de post is die het langst in beweging blijft. Een fotograaf, een trouwauto of de bruidskleding leg je vast met een aantal dat al bekend is: één jurk, één auto, doorgaans één fotograaf. Bij catering ligt dat aantal pas vast als de gastenlijst dat is, en die lijst beweegt tot kort voor de bruiloft. In het systeem zie je dat direct terug. Zodra je op de home het blok catering aanmaakt, staat de post in het budget met de leverancier, de categorie en het bedrag dat je hebt afgesproken; maar waar bij andere posten het bedrag na het boeken vaststaat, is bij catering het aantal gasten waarop dat bedrag gebaseerd is nog niet definitief. Nodigen jullie 90 mensen uit en geven er 78 aan te komen via de trouwwebsite, dan is dat het moment om het bedrag in het budget bij te werken naar het aantal dat er werkelijk is, niet het aantal dat op de uitnodiging stond.
De aanbetaling en de restbetaling die je apart invult bij de post catering volgen die twee momenten. De aanbetaling reserveert de datum en de cateraar, en die vul je in zodra jullie tekenen, ongeacht of dat in een drukke of een rustige maand is. De restbetaling hangt vaak samen met het definitieve aantal gasten en valt daarom later, meestal kort voor de bruiloft wanneer de gastenlijst via de trouwwebsite is afgerond. Het systeem rekent uit wat er op elk moment nog openstaat, maar het bedrag van die restbetaling zelf pas je aan zodra het aantal gasten dat ook doet. Een cateraar in juli die werkt met een minimum aantal couverts kan dat minimum eerder hard maken dan een cateraar in november die de zaal toch al gereserveerd heeft voor een kleinere groep; wat er in de overeenkomst staat, zet je in het budget bij de post catering zodat het bedrag klopt met wat er werkelijk is afgesproken.
Ook in het draaiboek werkt de datum door. Bij een bruiloft in de zomer, met een receptie buiten en een diner dat later op de avond begint omdat het licht lang blijft, staat catering op andere tijden dan bij een bruiloft in de winter, waar het diner vaak vroeger start omdat de middag korter is. Het blok dat je op de home hebt aangemaakt voor catering komt terug in het draaiboek als onderdeel van de uren van de dag, en de tijden die je daar invult horen bij de datum die gekozen is, niet bij een vast schema dat voor elke bruiloft hetzelfde is. Wie in december trouwt en het draaiboek van een junibruiloft aanhoudt, loopt het risico dat de koffietafel gepland staat op een moment dat het al donker is.
Wie in een rustige maand trouwt, hoeft zich niet te haasten met het boeken van catering, ook al lijkt achttien maanden vooruit plannen de norm omdat dat voor een junibruiloft nodig is. Voor een dinsdag in februari is een half jaar van tevoren vaak ruim op tijd, en wie te vroeg boekt, legt een aantal gasten en een menu vast dat daarna nog een jaar kan veranderen voordat de bruiloft er is. De datum bepaalt dus niet alleen hoe snel je moet handelen, maar ook wanneer haast niet nodig is. Kies het blok catering op de home op het moment dat bij jullie datum past, laat het budget meebewegen met de gastenlijst zodra die vaster wordt, en zet de tijden in het draaiboek naast het seizoen waarin de bruiloft daadwerkelijk valt.