Bruidswarenhuis
Bij dertig gasten is de catering niet gewoon een kleinere versie van de catering bij honderdvijftig gasten. Bij honderdvijftig gasten werkt vrijwel elke leverancier met een vaste prijs per persoon, en die prijs staat vroeg vast, want de leverancier rekent op grote aantallen en op een vaste marge. Bij dertig gasten rekenen veel cateraars anders: er is een minimumbedrag voor de hele avond of het hele diner, onafhankelijk van of er precies dertig of vijfentwintig mensen komen, en daarboven telt elke extra gast harder door dan bij een groot gezelschap. Dat maakt de catering bij een kleine bruiloft tot de post die het langst blijft bewegen, en die dus als laatste helemaal vastligt.
De oorzaak zit in de gastenlijst, niet in de catering zelf. Bij honderdvijftig man verandert het of er tien mensen wel of niet komen nauwelijks iets aan het totaalbedrag. Bij dertig man is het verschil tussen vijfentwintig en dertig gasten in verhouding groot, en de meeste cateraars vragen pas een paar weken voor de bruiloft om het definitieve aantal, omdat ze tot dat moment nog moeten inkopen. Zolang gasten in het dossier op komt misschien staan, kan de cateraar dus geen prijs geven die je blind kunt aanhouden. Dat is geen fout van het systeem of van de cateraar, het is gewoon hoe kleine aantallen werken.
Wij zetten catering daarom op de startpagina als los blok, net als elke andere keuze. Zodra jullie een cateraar aan dat blok koppelen, of zelf een leverancier toevoegen die jullie al gesproken hebben, verschijnt er automatisch een post in het budget. Die post staat in de categorie catering, met de naam van de leverancier erbij, zodat je in één blik ziet waarvoor het bedrag is en bij wie het hoort. Bij een cateraar die met een minimumbedrag werkt vul je dat minimumbedrag in als eerste inschatting, en je past het bedrag later aan zodra het aantal gasten vaststaat. Het systeem rekent niets automatisch bij op basis van de gastenlijst, dat doen jullie zelf, maar het houdt bij wat je invult en wat er nog openstaat.
De aanbetaling en de restbetaling vul je apart in, los van het totaalbedrag. Bij catering is dat onderscheid vaak belangrijker dan bij andere posten, omdat de aanbetaling meestal een vast bedrag is dat je bevestigt bij het boeken, terwijl de restbetaling pas na het definitieve aantal gasten wordt vastgesteld. Stel dat jullie bij dertig gasten een aanbetaling doen van vijfhonderd euro voor 1 maart, en de cateraar laat de rest afhangen van het aantal dat er op 1 juni daadwerkelijk komt: dan zet je die vijfhonderd euro in als aanbetaling met die datum, en laat je het restbedrag voorlopig leeg of op een inschatting staan totdat de cateraar de definitieve rekening stuurt. Zo zie je in het budget precies wat al vastligt en wat nog kan veranderen, in plaats van dat één onzeker bedrag het hele overzicht onduidelijk maakt.
Datzelfde onderscheid tussen wat vastligt en wat nog beweegt speelt ook in de gastenlijst zelf. Wie in het dossier op komt misschien staat, telt bij dertig gasten zwaarder dan bij honderdvijftig, want het verschil tussen wel of niet komen kan het minimumbedrag van de cateraar net wel of net niet overschrijden. Daarom is het juist bij een kleine bruiloft nuttig om via de trouwwebsite vroeg duidelijkheid te krijgen: gasten geven daar zelf door of ze komen, komen misschien, of niet komen, en die standen zie je terug in de lijst die je eerder uploadde. Hoe eerder die misschien-standen omslaan naar een echt ja of nee, hoe eerder de cateraar een bedrag kan noemen waarop je de restbetaling kunt baseren.
In het draaiboek komt de catering terug op het moment dat in de dag past: het tijdstip waarop het diner begint, wanneer de gangen wisselen, of wanneer de cateraar opbouwt en weer inpakt. Bij dertig gasten is dat draaiboek vaak eenvoudiger dan bij een grote bruiloft, simpelweg omdat er minder overgangen zijn en minder personeel op de vloer staat, maar het principe is hetzelfde: de catering staat als blok op de home, wordt een post in het budget met een eigen aanbetaling en restbetaling, en krijgt een plek in het uur-tot-uur overzicht van de dag zelf. Je hoeft daar niets apart voor te koppelen, het zijn drie kanten van dezelfde keuze die je één keer vastlegt.
Wat hier niet nodig is, is een aparte planning voor elk mogelijk aantal gasten. Sommige stellen maken bij een kleine bruiloft drie scenario's, één voor twintig gasten, één voor dertig en één voor veertig, met voor elk scenario een eigen begroting. Dat kost tijd die niet nodig is, want het budget in het dossier past zich toch pas aan op het moment dat je zelf het bedrag bijwerkt. Beter is één post aanhouden met het minimumbedrag van de cateraar als ondergrens, en die pas naar boven bijstellen zodra de gastenlijst duidelijker wordt. Zo werk je met wat er al vastligt, in plaats van met aannames die je toch weer moet aanpassen.
Het is dus niet zo dat de catering bij een kleine bruiloft ingewikkelder is dan bij een grote, het is vooral de post die het langst open blijft staan, omdat ze rechtstreeks samenhangt met iets dat pas laat vaststaat: wie er precies komt. Andere pagina's op deze site gaan in op hoe je een cateraar kiest en wat er in de afspraak met de cateraar hoort; hier ging het alleen om die ene eigenschap die bij dertig gasten anders werkt dan bij honderdvijftig, en om hoe je dat in het dossier bijhoudt zonder dat het overzicht erdoor verdwijnt.