Bruidswarenhuis
Twee offertes van twee cateraars leggen we naast elkaar en de een is drieduizend euro goedkoper. Dat zegt op zichzelf niets. Misschien is dat bedrag gebaseerd op tachtig gasten en het andere op negentig. Misschien zit er bij de ene wel bediening bij en bij de andere niet. Om cateraars voor een bruiloft echt te vergelijken moet je eerst weten wat er per gast wordt gerekend, want dat is de post die meebeweegt zolang de gastenlijst nog niet vaststaat.
De meeste onderdelen van een bruiloft liggen namelijk vroeg vast in een bedrag. De locatie huur je voor een vaste prijs, de fotograaf werkt met een dagtarief, de jurk kost wat hij kost. Catering werkt anders. Daar hangt het totaalbedrag af van een aantal dat pas laat definitief is: hoeveel mensen er komen eten. Wie een offerte vergelijkt op het totaalbedrag onderaan, vergelijkt dus eigenlijk twee verschillende aannames over het aantal gasten, en dat levert een uitkomst op die niets zegt over wie werkelijk goedkoper is.
De oplossing is simpel maar wordt vaak overgeslagen: vraag altijd naar de prijs per persoon, uitgesplitst naar wat daar wel en niet in zit. Zit de bediening erbij, of is dat een apart uurtarief per medewerker. Zijn drank en hapjes vooraf inbegrepen, of komt dat er per stuk bovenop. Rekent de cateraar statiegeld, materiaal, of een schoonmaakkosten los door. Twee offertes van vijfenzeventig euro per gast zijn te vergelijken. Een offerte van vijfenzeventig euro per gast tegenover een offerte van vierduizend euro totaal, gebaseerd op een geschat aantal gasten, is dat niet.
Omdat dit bedrag meebeweegt met de gastenlijst, ligt de catering ook logischerwijs als een van de laatste posten echt vast. Je kunt een cateraar wel boeken en een concept-offerte afspreken, maar het bedrag dat je uiteindelijk betaalt, wordt pas concreet zodra het aantal gasten dat komt eten vaststaat. Dat aantal groeit in de praktijk van uitgenodigd naar komt, via de reacties die binnenkomen. Wie te vroeg een vast bedrag met de cateraar afspreekt op basis van een geschat aantal, loopt het risico dat er bijbetaald moet worden als er meer mensen komen dan gedacht, of dat er voor niets betaald wordt als er minder komen.
In het dossier zet je de cateraar als blok op de startpagina, net als de andere leveranciers die bij deze bruiloft horen. Vanaf dat moment wordt die keuze vanzelf een post in het budget, met de naam van de cateraar erbij en de categorie waarin die post valt. Bij die post vul je het bedrag in dat is afgesproken, de datum waarop het betaald moet worden, en apart de aanbetaling en de restbetaling. Bij catering is dat onderscheid nuttig, omdat de aanbetaling vaak een vast bedrag is dat je vroeg overmaakt om de datum te reserveren, terwijl de restbetaling pas wordt vastgesteld nadat het definitieve aantal gasten is doorgegeven aan de cateraar, meestal kort voor de bruiloft. Het systeem rekent dan uit wat er op elk moment nog openstaat, zodat je niet zelf hoeft bij te houden welk deel al is voldaan.
Omdat de gastenlijst in hetzelfde dossier bijgehouden wordt, met per gast de stand uitgenodigd, komt, komt misschien of komt niet, zie je in de loop van de tijd hoe dat aantal zich ontwikkelt richting het moment waarop je het definitieve getal aan de cateraar doorgeeft. Dat is ook het moment waarop de post in het budget van een schatting naar een vast bedrag gaat.
De cateraar komt daarnaast terug in het draaiboek van de dag zelf. Daar zet je precies neer hoe laat de mensen van de catering aankomen om op te bouwen, hoe laat het eerste gerecht wordt geserveerd, hoe laat de bediening klaar moet staan voor het diner en hoe laat er weer wordt afgebroken. Andere onderdelen van de dag, zoals de ceremonie of het moment van de speeches, hangen vaak samen met die tijden, dus wie de cateraar eenmaal in het draaiboek heeft staan, kan de rest van het uurschema daar makkelijker om plannen.
Een concreet voorbeeld maakt het verschil tussen twee offertes duidelijk. Stel, de eerste cateraar biedt een driegangendiner voor 68 euro per persoon, inclusief bediening en exclusief drank. De tweede cateraar biedt hetzelfde diner voor 4200 euro totaal, bij een geschat aantal van vijftig gasten, exclusief bediening, die apart met 25 euro per uur per medewerker wordt gerekend. Op het eerste gezicht lijkt de tweede optie goedkoper, 84 euro per persoon tegenover 68 euro. Maar zodra je de bediening erbij rekent, bijvoorbeeld twee medewerkers voor vijf uur, komt daar 250 euro bovenop, wat het bedrag per persoon dichter bij elkaar brengt en de vergelijking eerlijker maakt. Dat reken je alleen goed uit als je van beide cateraars weet wat er wel en niet in de prijs per persoon zit.
Het is niet nodig om deze vergelijking te maken voordat je een idee hebt van het aantal gasten. Een cateraar vragen om een offerte op basis van tien gasten, terwijl je eigenlijk tachtig mensen verwacht, levert een bedrag op dat straks toch niet klopt. Beter is het om eerst een globale inschatting van de gastenlijst te maken, ook al staat die nog niet vast, en de offertes daarop te baseren. Zolang de aantallen tussen de offertes ongeveer gelijk zijn, is de vergelijking zinvol, ook als het definitieve aantal later nog verandert.
Het is ook niet nodig om meteen na het eerste gesprek een aanbetaling te doen. Cateraars werken doorgaans met een reserveringstermijn, en pas als je de datum en de globale opzet hebt afgesproken, hoort daar een aanbetaling bij. Die zet je dan als zodanig in het budget, los van de restbetaling die later volgt.
Wie voor de bruiloft met twee cateraars werkt, bijvoorbeeld een aparte partij voor de borrel en een andere voor het diner, zet daarvoor gewoon een tweede blok op de startpagina. Beide cateraars krijgen dan hun eigen post in het budget, met hun eigen aanbetaling, restbetaling en plek in het draaiboek. Zo blijft ook dan duidelijk welk bedrag bij welke leverancier hoort, en welk deel van de dag bij wie ligt.