Bruidswarenhuis
De meeste posten in het budget staan lang voor de bruiloft al vast. De trouwlocatie boek je een jaar van tevoren, de jurk wordt maanden op maat gemaakt, de trouwauto wordt op een vaste datum en tijd gereserveerd. Catering is anders. De cateraar rekent per gast, en het aantal gasten staat pas echt vast als de laatste afmelding binnen is, vaak enkele dagen voor de bruiloft. Dat betekent dat deze post, als enige van allemaal, na de bruiloft nog een staartje heeft: de eindafrekening.
Waar de andere blokken op de home met de dag zelf klaar zijn, sluit het cateringblok pas echt af als de rekening van de cateraar binnen is en klopt met wat er werkelijk gegeten en gedronken is. Dat is geen kwestie van vergeten of niet, het is een gevolg van hoe deze leverancier werkt. Wie dat niet onderkent, boekt de post catering af zodra het contract getekend is en ontdekt achteraf dat er nog een bedrag openstaat dat nergens is vastgelegd.
Zodra jullie voor catering een leverancier kiezen, staat die keuze als blok op de home, naast de andere keuzes zoals de trouwlocatie of de fotograaf. Die keuze wordt vanzelf een post in het budget: de naam van de cateraar, de categorie catering, en een bedrag dat je zelf invult. Bij een cateraar die per persoon rekent, vul je in het begin een inschatting in, gebaseerd op het aantal gasten dat je op dat moment verwacht. Bij de meeste offertes hoort een aanbetaling met een vaste datum, en een restbetaling die je apart invoert. Die restbetaling is op dit moment nog een schatting, want het definitieve aantal gasten ligt er nog niet.
Daar zit het verschil met een post als de trouwauto. Bij de auto vul je één bedrag in en dat bedrag verandert niet meer, ongeacht wat er in de tussentijd gebeurt. Bij catering vul je een bedrag in dat meebeweegt met de gastenlijst, en dat betekent dat je die post op een ander moment moet checken dan de rest.
De gastenlijst houdt per gast de stand bij: uitgenodigd, komt, komt misschien, komt niet. Gasten geven dat door via de trouwwebsite, en die standen veranderen tot kort voor de bruiloft. Iemand die eerst "komt misschien" aangaf, meldt zich soms pas een week van tevoren definitief af of aan. Voor de meeste posten in het budget maakt dat niets meer uit. Voor catering wel, want dat is de leverancier die met dat aantal rekent.
Dit is het moment om de post catering in het budget nog een keer open te zetten en het bedrag te herzien op basis van de gastenlijst zoals die er dan bij staat. Niet omdat het systeem daar automatisch om vraagt, maar omdat dit de enige post is waarbij het bedrag dat je maanden eerder invulde, inmiddels achterhaald kan zijn. Een bruidspaar dat op de uitnodiging honderd gasten telde en er uiteindelijk tachtig aan tafel heeft, betaalt een andere rekening dan begroot, en die correctie hoort in het budget te staan voordat de restbetaling wordt overgemaakt.
Het draaiboek houdt de dag zelf uur voor uur bij, en de cateraar staat daar met tijden in: aankomst voor opbouw, aanvang van het diner, moment van serveren van het toetje. Die tijden liggen ruim voor de bruiloft vast en veranderen doorgaans niet meer. Wat op de dag zelf wél kan afwijken van het plan, is precies wat er na de dag op de rekening staat: extra consumpties aan de bar, een gerecht dat besteld werd voor gasten die uiteindelijk toch niet kwamen, of juist een dienst die is bijbesteld omdat er meer mensen bleven dan verwacht. Dat soort verschillen zie je niet in het draaiboek terug, want het draaiboek gaat over de volgorde van de dag, niet over de kosten ervan. Die verschillen zie je pas in de eindfactuur van de cateraar, en die factuur is het moment waarop de post in het budget voor het laatst wordt aangepast.
Een logische gedachte is dat je pas na de bruiloft alle posten in één keer afsluit. Dat is voor de meeste categorieën ook precies goed: de fotograaf is betaald, de jurk is betaald, en er is geen reden om daar nog naar te kijken. Bij catering ligt dat anders, en dat is meteen de reden waarom je deze post apart moet behandelen in plaats van hem met de rest mee te laten lopen. Je aanbetaling voor de cateraar is vaak al lang voor de bruiloft voldaan en had een vast bedrag. De restbetaling is wat overblijft nadat het aantal gasten en de werkelijke consumptie bekend zijn, en dat weet je pas als de factuur er is. Wie wacht tot alle andere posten zijn afgerond voordat hij naar de cateringfactuur kijkt, loopt het risico dat de betaaldatum van die restbetaling al verstreken is voordat het bedrag goed in het budget staat.
Het meest voorkomende probleem is niet dat de rekening te hoog uitvalt, maar dat niemand meer weet welk bedrag oorspronkelijk was afgesproken en welk deel daarvan al is aanbetaald. Als de aanbetaling en de restbetaling niet apart in het budget staan, is het bij de eindfactuur niet meer te zien of het verschil komt door een lager aantal gasten, door extra bestellingen op de avond zelf, of door een fout in de eerste offerte. Door de aanbetaling en de restbetaling als twee losse bedragen bij de post catering te laten staan, blijft dat verschil zichtbaar op het moment dat het ertoe doet: bij het controleren van de eindfactuur, niet erna.
Zodra de eindfactuur van de cateraar is gecontroleerd en het restbedrag is overgemaakt, is er voor deze post niets meer te doen. Het contract met de cateraar kan in de kluis blijven staan als bewijs van de afspraak, maar er is geen reden om de post catering nog te herzien of het draaiboek nog aan te passen op basis van wat er die avond precies is gegeten of gedronken. De enige actie die overblijft, is de post in het budget markeren als volledig betaald, zodat in het overzicht van openstaande bedragen niets meer bij catering staat.