Bruidswarenhuis
Bij een tweede huwelijk is de gastenlijst zelden meteen compleet. Kinderen uit een eerste relatie, nieuwe partners van broers of zussen, mensen die bij de eerste bruiloft wel en nu niet worden gevraagd — die lijst schuift langer door dan bij een eerste keer. En van alle keuzes die je maakt is de catering de post die het meest met die lijst meebeweegt. Een locatie huur je voor een vast bedrag, een fotograaf werkt tegen een dagtarief, maar de catering rekent per gast. Daarom is het niet raar als dit blok op je dossier langer open blijft staan dan de rest. Het is geen achterstand, het is de volgorde die bij deze situatie past.
Je zet de catering als blok op de homepage van je dossier zodra je een leverancier hebt gekozen, ook als je het aantal gasten nog niet zeker weet. Bij dat blok hoort een gids met cateraars in Nederland, met website en telefoonnummer, zodat je kunt vergelijken zonder zelf een lijst te moeten samenstellen. Heb je al iemand op het oog — bijvoorbeeld omdat diezelfde cateraar ook bij de eerste bruiloft van een van jullie werkte — dan voeg je die handmatig toe. Het blok staat er, de post in het budget wordt aangemaakt, en de leverancier en de categorie staan vast. Alleen het bedrag hangt nog in de lucht, en dat is bij deze post nu eenmaal de kern van de zaak.
Zodra je een richtprijs per persoon met de cateraar hebt afgesproken, vul je die in bij de post. Het systeem rekent niet automatisch een gastenaantal door, maar jij vult het bedrag in zodra je een schatting hebt, en werkt dat bij zodra de lijst verandert. Stel dat je uitgaat van vijfenzeventig gasten en er blijken er, omdat een stiefzoon toch een partner meeneemt en een oom afzegt, drie meer te komen: je past het bedrag aan, en de post in het budget schuift mee. Zo blijft zichtbaar wat er openstaat, ook als dat totaal een paar keer verandert voordat de gastenlijst stilstaat.
Bij de post voor de catering vul je, net als bij de andere posten, een aanbetaling en een restbetaling in, elk met een eigen datum. Bij een tweede huwelijk is dat onderscheid vaak nuttiger dan het klinkt. De aanbetaling leg je meestal vast op een moment dat de gastenlijst nog niet compleet is — je reserveert de datum bij de cateraar en betaalt een deel op basis van een schatting. De restbetaling volgt pas als het aantal vaststaat, meestal kort voor de bruiloft. Door die twee bedragen los van elkaar in te vullen, zie je in het budget precies wat al vastligt en wat nog afhangt van de uiteindelijke lijst, in plaats van dat er één onzeker totaalbedrag blijft rondzweven.
Het risico zit niet in het laat vastleggen van het aantal, maar in het te laat kiezen van de cateraar zelf. Cateraars met een goede naam zijn op populaire trouwdata soms al maanden van tevoren volgeboekt, ook als jij nog niet weet of het veertig of zeventig gasten worden. Wacht je met het blok toevoegen tot de lijst compleet is, dan loop je het risico dat je uiteindelijk kiest uit wie er nog vrij is, niet uit wie je het liefst had. Leg daarom de leverancier en de datum vast zodra dat kan, en laat alleen het aantal en het bedrag nog even open. Dat is het verschil tussen op tijd zijn met de keuze en op tijd zijn met het geld.
Bij een eerste bruiloft ligt de gastenlijst vaak sneller vast, omdat er minder partijen zijn die nog moeten worden afgestemd. Bij een tweede huwelijk spelen er vaker gevoelige vragen mee: nodig je de nieuwe partner van je ex-schoonzus uit, komt een kind uit een eerdere relatie met een eigen partner, en hoeveel van de oude vriendengroep vraag je nu opnieuw. Die vragen kosten tijd om te beantwoorden, en dat is precies de tijd die de catering nodig heeft om een reëel aantal te krijgen. Dat is geen vertraging die je moet wegwerken; het is een volgorde die bij deze situatie logisch is, en die het systeem toelaat omdat het bedrag pas laat wordt ingevuld terwijl de rest van de post al klaarstaat.
Zodra de cateraar vastligt, komt die vanzelf terug in het draaiboek voor de dag zelf, op de momenten waar het aankomt: de opbouwtijd van de keuken of catering-tent, het moment waarop het diner wordt geserveerd, de tijden voor eventuele wisselingen tussen gangen of een buffet. Je vult die tijden zelf in op basis van wat je met de cateraar hebt afgesproken, en het draaiboek houdt ze naast de andere onderdelen van de dag, zodat je in één overzicht ziet hoe het diner aansluit op bijvoorbeeld de ceremonie of het entertainment. Ook hier geldt dat het aantal gasten pas laat exact vaststaat, maar de tijden in het draaiboek hoeven daar niet op te wachten — die leg je vast zodra je met de cateraar een programma hebt afgesproken.
Het is niet nodig om het bedrag voor de catering al vroeg exact te maken, en het is ook niet nodig om de gastenlijst te forceren zodat die post eerder kan sluiten. Andere blokken op je dossier, zoals de trouwlocatie of de ringen, kun je afronden zonder dat de catering daar last van heeft. Laat die post bewust open totdat de lijst er klaar voor is, vul tussentijds bij wat je al weet, en reken erop dat het budget vanzelf laat zien wat er nog verschuift. Wie meer wil weten over hoe je precies tot een keuze van cateraar komt, vindt dat op de pagina daarover; hier ging het alleen om de vraag wanneer dat bedrag mag wachten, en wanneer niet.