Bruidswarenhuis
De catering is bij bijna elke bruiloft de post die het langst los blijft staan. Niet omdat jullie er niet aan toekomen, maar omdat het antwoord op de vraag hoeveel gasten er komen pas laat in het proces vast te stellen is. En zolang dat aantal beweegt, beweegt de catering mee. Dat is geen tekortkoming van het draaiboek, het is een eigenschap van deze specifieke post.
De meeste blokken op de home leggen op enig moment een datum, een naam en een bedrag vast en zijn dan klaar. De trouwlocatie is geboekt of niet. De ringen zijn besteld of niet. Bij catering werkt dat anders, omdat de leverancier zelf vaak pas een paar weken voor de bruiloft om een definitief aantal vraagt. Tot die tijd werk je met een schatting, en die schatting staat in het systeem als een gewoon blok, met dezelfde leverancier, hetzelfde contactmoment en dezelfde offerte als altijd. Alleen het bedrag erachter is nog een aanname.
Zodra jullie catering als blok op de home hebben staan, met een naam en een leverancier erbij, wordt dat blok automatisch een post in het budget. Die post krijgt een categorie, een leverancier en een bedrag. Bij catering is dat bedrag in de praktijk meestal een richtprijs per persoon, vermenigvuldigd met een geschat aantal gasten. Je vult verder in wat er als aanbetaling verschuldigd is en op welke datum, en wat er als restbetaling volgt. Dat rekent het systeem niet voor je uit op basis van gastenaantallen, dat blijft iets dat jullie zelf invullen op het moment dat de cateraar het aangeeft. Wat het systeem wel doet, is bijhouden wat er al betaald is en wat er nog openstaat, zodat je niet apart moet nagaan of de aanbetaling al is overgemaakt.
De reden dat deze post als laatste echt vastligt, heeft alles te maken met de gastenlijst. Die lijst komt uit de Excel-bestanden die jullie uploaden, en elke gast daarin krijgt een status: uitgenodigd, komt, komt misschien, of komt niet. Bij een bruiloft van honderdtwintig genodigden staat een deel van die lijst tot kort voor de datum nog op komt misschien, zeker als er via de trouwwebsite wordt gereageerd en gasten zelf hun antwoord doorgeven. Zolang die status niet overal komt of komt niet is, is het aantal monden dat gevoed moet worden een bewegend getal. De cateraar rekent met een aantal, en dat aantal is nu eenmaal het laatste dat stabiel wordt.
In de praktijk zie je dit terug in hoe de aanbetaling en de restbetaling zich tot elkaar verhouden. Bij de trouwlocatie is de aanbetaling vaak een vast bedrag, onafhankelijk van het aantal gasten, en de restbetaling is dat ook. Bij catering is de aanbetaling meestal een percentage of een vast startbedrag, maar de restbetaling hangt samen met het uiteindelijke aantal. Stel dat jullie bij honderd verwachte gasten een aanbetaling doen op basis van die honderd, en er blijken er op de dag zelf honderdtien te komen omdat een deel van de komt misschien-groep alsnog ja zegt: dan is de restbetaling hoger dan de eerste schatting deed vermoeden. Dat verschil vul je op dat moment zelf in bij de post in het budget, met het definitieve bedrag en de datum waarop het betaald moet worden. Het systeem legt niets voor je vast wat de cateraar nog niet heeft bevestigd.
Daarom is het verstandig om de post catering in het budget niet als afgerond te beschouwen zodra je hem hebt aangemaakt, ook al staat er een bedrag bij. Die eerste invulling is een werkbedrag. Pas wanneer jullie het definitieve aantal aan de cateraar hebben doorgegeven, en de cateraar dat aantal heeft bevestigd, kun je het bedrag in het budget aanpassen naar het bedrag dat werkelijk verschuldigd is.
In het draaiboek van de dag zelf staat de catering op de momenten waarop er gegeten of geschonken wordt: de borrel, het diner, misschien een late hap. Die momenten liggen vroeg vast, vaak al bij het eerste gesprek met de cateraar over het verloop van de avond. Wat pas laat vastligt, is niet het moment, maar de hoeveelheid. Een cateraar die weet dat het diner om zeven uur begint, kan daar prima mee plannen zonder al maanden van tevoren te weten of het er honderd of honderdtien worden. Het draaiboek zelf verandert dus niet wezenlijk als het aantal gasten nog beweegt; de tijden blijven staan. Wat verandert, is de post in het budget die aan dat blok hangt.
Het heeft daarom weinig zin om te wachten met het aanmaken van het cateringblok totdat de gastenlijst compleet is. Integendeel: hoe eerder de cateraar een indicatie krijgt, ook een ruwe, hoe beter die kan meedenken over wat er nog moet gebeuren voor het aantal echt vastligt. Wat wel zin heeft, is de aanbetaling en de restbetaling in het budget zo invullen dat helder is welk deel al zeker is en welk deel nog van het definitieve aantal afhangt. Sommige stellen zetten daarom bij de restbetaling een opmerking dat het bedrag nog wijzigt, zodat ze er zelf niet van uitgaan dat het af is.
Er is één moment waarop je met zekerheid kunt zeggen dat de catering als post vastligt, en dat is niet een vaste datum voor de bruiloft, maar het moment waarop de gastenlijst voor het laatst wordt bijgewerkt voordat de cateraar het definitieve aantal nodig heeft. Dat is meestal later dan bij de trouwkaarten, later dan bij de bruidstaart, en vaak later dan bij de trouwauto. Wie dat weet, hoeft zich er niet aan te storen dat deze post langer open blijft staan dan de rest. Het is niet een teken dat er iets vergeten is, het is de aard van deze ene post.