Bruidswarenhuis
Een checklist heeft alleen waarde als de volgorde erin zit. Bij de catering is die volgorde net iets anders dan bij de meeste andere blokken op het dossier, omdat één onderdeel pas op het laatst kan worden vastgezet: het aantal gasten waarop de cateraar rekent. Alles daarvoor kan al vaststaan, maar het aantal beweegt mee met de gastenlijst, en de gastenlijst is nooit compleet voordat de reactietermijn op de trouwwebsite is verstreken. Wie dat omdraait, tekent een contract op een aantal dat een paar weken later alsnog verandert.
De eerste stappen liggen vast zodra jullie ze kiezen. Zodra catering als blok op de home staat, kun je een leverancier koppelen, uit de bijbehorende gids of zelf toegevoegd, en dat blok wordt automatisch een post in het budget met de naam van de leverancier, de categorie en waarvoor de post is. Dat is meteen af en hoeft niet te wachten op iets anders. Ook de datum, de locatie en de afspraken over de menukeuze kunnen vroeg vastliggen, want die veranderen niet mee met wie er wel of niet komt.
Wat pas laat vastligt, is het bedrag. In de post die het systeem voor de catering aanmaakt, vul je het totaalbedrag in, de datum waarop dat betaald moet worden, en apart de aanbetaling en de restbetaling. Bij veel cateraars is de aanbetaling een vast bedrag of een percentage dat los staat van het aantal gasten, en die kun je dus vroeg invullen zodra de afspraak er is. De restbetaling is een ander verhaal: die hangt in de praktijk vaak samen met het aantal hoofden aan tafel, en dat aantal ligt pas vast op het moment dat jullie het aan de cateraar doorgeven, meestal een paar weken voor de bruiloft.
Stel dat jullie op de trouwwebsite honderd gasten hebben uitgenodigd. Twee maanden voor de bruiloft staat de teller op vijfentachtig keer komt, tien keer komt niet en vijf keer komt misschien. Dat is het moment waarop de meeste stellen geneigd zijn de knoop door te hakken en een aantal aan de cateraar te melden. Wie dat te vroeg doet, op basis van het aantal uitgenodigde gasten in plaats van het aantal dat daadwerkelijk komt, betaalt vaak voor meer dan er aan tafel zit, of moet achteraf bijbetalen omdat er toch meer mensen kwamen dan doorgegeven. Wachten tot alle misschien-gasten hebben gereageerd is dus geen uitstelgedrag, het is de enige manier om die post kloppend te maken voordat hij vastligt.
Ondertussen kun je in het draaiboek al wel de tijden rond de catering neerzetten, ook als het aantal nog niet vastligt. Het moment waarop de gasten aan tafel gaan, wanneer de gangen worden geserveerd, hoe laat het diner wordt afgerond: dat zijn tijdstippen die je nu al kunt intekenen, want die hangen af van het tijdschema van de dag en niet van het exacte aantal borden. Zo staat het draaiboek al overeind terwijl het budget nog een openstaand deel toont.
Dat openstaande deel is precies wat het systeem laat zien: het rekent uit wat er nog betaald moet worden zodra de aanbetaling is ingevuld en het restbedrag nog leeg staat of nog een schatting is. Dat is geen probleem, dat is de status van die post totdat het definitieve aantal binnen is. Pas als jullie het aantal aan de cateraar doorgeven en het restbedrag daarop is gebaseerd, kan de post als afgerond gelden.
Het is dus verstandig om de volgorde in het dossier bewust te bewaken. Leg de leverancier, de datum en de aanbetaling vast zodra de afspraak er is, zodat die post niet blijft hangen als open eindje. Laat het restbedrag pas invullen op het moment dat de gastenlijst is gesloten, dus na de laatste redelijke reactietermijn op de trouwwebsite. Wie dat verschil niet maakt en alles in één keer wil afronden, loopt tegen hetzelfde probleem aan als het stel met de honderd uitgenodigde gasten: een bedrag dat klopt op papier maar niet meer aansluit bij wie er komt.
Soms is het juist niet nodig om op het allerlaatste moment te wachten. Bij een besloten bruiloft met twintig gasten uit de directe familie, waarbij niemand meer afzegt en er geen onzekere categorie komt-misschien bestaat, kan het aantal al vroeg vaststaan en kan de restbetaling net zo vroeg worden ingevuld als de aanbetaling. De regel is niet dat je altijd moet wachten, de regel is dat je wacht zolang er nog beweging in de gastenlijst zit. Bij een grote bruiloft met veel verre familie en collega's is die beweging er meestal langer dan bij een kleine bruiloft in eigen kring.
Wie de catering als tweede blok nodig heeft, bijvoorbeeld een aparte leverancier voor de borrel naast het diner, zet daar een tweede blok voor neer op de home. Dat levert een tweede post in het budget op, met zijn eigen aanbetaling en restbetaling, en die twee posten hoeven niet gelijk te lopen. De borrel kan een vast aantal hapjes per persoon hebben dat los staat van het exacte gastenaantal, terwijl het diner wel meebeweegt. Door ze als twee blokken te behandelen, blijft in het budget zichtbaar welk deel al vastligt en welk deel nog wacht op de gastenlijst.
Het aantal gasten is dus niet zomaar een detail dat je invult zodra je het weet. Het is de laatste schakel die de post compleet maakt, en het is de reden waarom een checklist voor de catering niet gewoon van boven naar onder wordt afgevinkt. De leverancier, de datum en de aanbetaling kunnen vroeg af zijn. Het restbedrag hoort te wachten tot de gastenlijst zo dicht mogelijk bij definitief is, en pas dan is die laatste regel in het budget ook echt afgerond.