Bruidswarenhuis
Bij bijna elke bruiloft is er een moment waarop blijkt dat niet alleen het bruidspaar de rekening draagt. Ouders van de een, ouders van de ander, soms een getuige die een deel op zich neemt. Bij de catering speelt dat sterker dan bij de meeste andere onderdelen, want de catering is de post die met het aantal gasten meebeweegt. Waar de trouwlocatie of de jurk een vast bedrag is dat je vroeg kunt afspreken, weet je bij de catering pas laat hoeveel het precies wordt. Dat maakt de verdeling tussen betalers ingewikkelder dan bij een post met een vaste prijs, en dat is precies waar deze pagina over gaat.
De cateraar rekent per gast, of in ieder geval per tafel of per aantal broodjes, hapjes en glazen. Zolang de gastenlijst niet definitief is, is de prijs ook niet definitief. Bij de trouwlocatie leg je een bedrag vast zodra je tekent. Bij de catering leg je een prijs per persoon vast, of een pakketprijs met een marge, en de uiteindelijke rekening volgt pas als iedereen heeft laten weten of ze komen. Dat betekent dat je de catering niet als eerste kunt afronden, ook niet als je dat zou willen. Wie dat probeert, tekent voor een bedrag dat later toch verschuift, en dat is dan geen fout van de cateraar maar een logisch gevolg van hoe deze post werkt.
In het dossier zet je de catering, net als elke andere keuze, als blok op de startpagina. Zodra je een cateraar aan dat blok koppelt, ontstaat vanzelf een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie catering en de ruimte om een bedrag, een aanbetalingsdatum en een restbetaling in te vullen. Het verschil met een post als de trouwauto is dat je bij catering vaak eerst een richtprijs invult, gebaseerd op een geschat aantal gasten, en die richtprijs later aanpast zodra de gastenlijst vaster wordt. Het systeem rekent dan opnieuw uit wat er openstaat, maar de aanpassing van het aantal gasten naar een definitief bedrag doe je zelf.
Stel dat de ouders van de bruid hebben aangeboden de catering voor hun rekening te nemen, tot een bepaald bedrag, en dat het bruidspaar zelf het verschil aanvult als de gastenlijst groter uitvalt dan gedacht. Dat is een veelvoorkomende afspraak, juist omdat niemand aan het begin precies weet wat de uiteindelijke rekening wordt. In het budget kun je dat niet als een apart veld per betaler invullen, want per post registreer je het totaalbedrag, de aanbetaling en de restbetaling, niet wie welk deel daarvan draagt. Wat wel werkt, is dat je de afspraak apart vastlegt, bijvoorbeeld in de kluis bij de offerte van de cateraar, zodat die er niet los van bestaat maar bij het contract hoort waar hij bij gaat. Zo blijft voor iedereen die toegang heeft tot dat deel van het dossier duidelijk wat de afspraak was, ook als dat een paar maanden later weer moet worden opgezocht.
Heeft een van de ouders toegang gekregen tot alleen het onderdeel catering, omdat zij dat deel op zich nemen, dan zien zij in het budget dezelfde post als het bruidspaar: het bedrag, de aanbetaling, de restbetaling en wat er nog openstaat. Zij zien niet vanzelf een aparte verdeling van wie welk deel betaalt, dat moet je er zelf bij afspreken, buiten het systeem om of in een notitie bij de post. Wat het systeem wel doet, is voorkomen dat er twee losse lijstjes naast elkaar bestaan; iedereen met toegang tot dat blok kijkt naar hetzelfde bedrag en dezelfde data.
De meeste cateraars vragen een aanbetaling op basis van een geschat aantal gasten en de restbetaling kort voor of na de bruiloft, als het echte aantal vaststaat. Die twee bedragen vul je apart in bij de post in het budget: de aanbetaling met zijn eigen datum, de restbetaling met de datum die daarbij past. Zodra de gastenlijst is bijgewerkt, via de uploads die je gebruikt om de namen en hun status in te voeren, en het duidelijk wordt dat er bijvoorbeeld tien gasten meer komen dan waarop de aanbetaling was gebaseerd, pas je de restbetaling aan. Op dat moment is ook het moment om te bepalen of dat verschil door dezelfde betaler wordt gedragen als de aanbetaling, of dat de andere partij dat deel voor zijn rekening neemt. Die keuze registreert het systeem niet voor je; die maak je zelf en je legt hem net als de eerdere afspraak vast bij het contract.
Wie de catering als eerste probeert af te ronden, voordat de gastenlijst rond is, loopt vast op precies dit punt: de prijs staat niet vast, dus de verdeling van wie wat betaalt ook niet. Andersom werkt het beter. Rond eerst de gastenlijst zo veel mogelijk af, of zet in ieder geval een realistisch aantal vast waarop de cateraar zijn offerte baseert. Leg daarna de afspraak over de verdeling vast bij het contract, zodat die er is voordat de rekening verandert. Pas dan vul je de aanbetaling en de restbetaling in bij de post in het budget. Doe je het in een andere volgorde, dan is het niet zo dat het systeem een fout geeft, maar de bedragen die je invult, moet je dan later toch weer aanpassen, en de afspraak met de ouders of getuigen die meebetalen loopt dan achter de feiten aan in plaats van vooruit.
Op de dag van de bruiloft zelf gaat het niet meer om wie er betaalt, maar om wanneer de catering aan de beurt is. Die momenten, van de ontvangst tot het diner en een eventueel laat hapje, zet je in het draaiboek, uur voor uur naast de andere onderdelen van de dag. Wie voor welk deel heeft betaald, speelt daar geen rol meer; het draaiboek gaat over tijden, niet over rekeningen. De verdeling van de betaling is iets van de maanden ervoor, vastgelegd bij het contract en verwerkt in het budget, niet iets dat op de dag zelf nog terugkomt.
Sommige bruidsparen werken met twee cateraars, bijvoorbeeld een voor de borrel en een andere voor het diner, of een aparte partij voor de taart naast de hoofdmaaltijd. In dat geval zet je een tweede blok naast het eerste, met zijn eigen post in het budget en zijn eigen aanbetaling en restbetaling. Ook dan geldt dezelfde regel: zolang het aantal gasten niet vaststaat, staat geen van beide bedragen vast, en leg je de verdeling tussen betalers apart vast bij elk van de contracten, niet in één gedeeld veld.