Bruidswarenhuis
Zodra er kinderen bij de bruiloft zijn, verandert er iets aan de catering dat bij geen andere post zo speelt: het aantal borden staat pas vast als de laatste gast heeft laten weten of hij komt. Bij de trouwlocatie of de jurk leg je een aantal of een maat vast en daar blijft het bij. Bij catering telt het systeem gewoon door tot de gastenlijst klaar is, en die telling bepaalt wat er uiteindelijk betaald moet worden.
Dat is meteen de reden waarom deze post in het budget als laatste een vast bedrag krijgt. Je zet catering als blok op de home, net als de andere onderdelen, en het blok wordt automatisch een post in het budget met de leverancier en de categorie erbij. Alleen: waar je bij de fotograaf of de trouwauto vrij snel een definitief bedrag invult, blijft het bedrag bij catering een schatting tot de gastenlijst is ingevuld. Een gezin met drie kinderen dat aangeeft te komen, verandert het totaal net zo goed als een stel volwassen gasten dat afzegt.
Het aantal kinderen zelf houd je bij via de gastenlijst, die je opbouwt uit een of meer Excel-bestanden die je uploadt. Daar staat bij elke gast de stand: uitgenodigd, komt, komt misschien of komt niet. Als je in die lijst ook de kinderen apart hebt gezet, zoals veel ouders vanzelf doen omdat oma en opa naast de kleinkinderen op de lijst staan, dan zie je in één blik hoeveel volwassen en hoeveel kinderborden er nodig zijn. Het systeem rekent dat niet automatisch om naar een apart kindermenu, dat is iets wat je zelf met de cateraar afspreekt en vervolgens los vastlegt in de post.
Wat hier vaak misgaat, is dat mensen de aanbetaling voor catering al vroeg vastzetten op het aantal gasten dat ze op dat moment verwachten, inclusief een schatting van de kinderen. Een bruidspaar dat in een vroeg stadium uitgaat van vijftien kinderen omdat dat de eerste indruk is, betaalt op basis van dat aantal aan. Komt drie maanden later naar voren dat vier van die kinderen niet meekomen omdat de ouders zelf afzeggen, dan verandert het totaal, maar de aanbetaling die al is gedaan verandert niet mee. Vandaar dat je per post in het budget apart de aanbetaling en de restbetaling invult, met elk hun eigen datum. Zo zie je scherp welk deel al vastligt en welk deel nog verschuift zolang de lijst niet gesloten is.
De trouwwebsite speelt hier een rol die verder gaat dan alleen het tellen van hoofden. Gasten geven daar zelf door of ze komen, en bij gezinnen betekent dat vaak dat ze meteen ook aangeven met hoeveel kinderen. Een gast die op het formulier "komt, met twee kinderen" doorgeeft, zorgt voor een preciezere stand dan een losse naam op een lijst die je zelf moet navragen. Wie dat wil, verwerkt die aantallen in de Excel die je uploadt of past de gastenlijst er zelf op aan; het systeem zelf koppelt de antwoorden van de trouwwebsite niet automatisch aan de kindermenu's bij de cateraar, dat blijft iets wat jullie handmatig overnemen.
Bij de gids die bij het cateringblok hoort, staan leveranciers met hun website en telefoonnummer, zodat je zelf kunt navragen wat een kindermenu kost en vanaf welke leeftijd een cateraar een apart tarief rekent. Sommige cateraars rekenen voor kinderen onder de vier jaar niets, andere hanteren een vast bedrag per kind ongeacht de leeftijd. Dat verschil zie je niet in het systeem zelf, dat regel je in het gesprek met de leverancier en leg je vast in de post die daarvoor al staat.
Het draaiboek van de dag is de plek waar het aantal kinderen nog een keer terugkomt, maar dan niet als bedrag, maar als tijdstip. Een diner dat om acht uur begint werkt anders uit als er kinderen bij zijn die om zeven uur al aan tafel moeten, en dat is iets wat je apart in het draaiboek zet naast de post die je bij het cateringblok al hebt aangemaakt. Een paar dat een kindermenu om zes uur laat serveren en de rest van de gasten om acht, zet dat als twee losse momenten in het uur-tot-uur schema, ook al staat er in het budget maar één cateringpost met één leverancier.
Wat hier dus niet moet: wachten met het vastzetten van de cateringpost tot alle andere posten al een definitief bedrag hebben, in de hoop dat het aantal kinderen dan wel duidelijk is. Dat is precies waarom deze post als laatste vastligt en niet als eerste. Andere blokken, zoals de trouwlocatie of de ringen, kun je vroeg afronden omdat het aantal mensen daar niet aan verandert. Bij catering is wachten tot de gastenlijst grotendeels binnen is, inclusief de kinderen, geen uitstel maar de volgorde die bij deze post past. Wie toch vroeg een vast bedrag wil afspreken, kan beter met de cateraar een marge overeenkomen in plaats van een star aantal, en die marge in de post apart benoemen zodat de restbetaling later klopt met wat er werkelijk aan tafel zit.