Bruidswarenhuis
De vraag bij dit blok is niet of jullie een weddingplanner willen. Dat weet je meestal al voor je aan een systeem begint. De vraag die overblijft is wat die persoon precies van je overneemt, en wat er bij jullie blijft liggen ondanks dat er iemand is ingehuurd. Dat is namelijk niet alles of niets, en het is de reden dat dit blok anders werkt dan de andere blokken op de startpagina.
Elk ander blok, van de trouwlocatie tot de bruidstaart, is een keuze voor één ding. Je kiest een zaal, een fotograaf, een auto. De weddingplanner is de enige keuze die over de andere keuzes gaat. Sommige planners nemen de hele planning over, van eerste gesprek tot de dag zelf. Andere doen alleen de laatste weken, de zogeheten dagcoördinatie, waarbij zij op de trouwdag zelf het aanspreekpunt zijn en jullie daarvoor alles samen deden. Weer anderen doen één onderdeel, bijvoorbeeld alleen de styling of alleen de leveranciers uitzoeken. Het bedrag dat erbij hoort verschilt daarom sterk, en wij noemen hier geen getal, want een planner die drie dagen meedraait kost iets anders dan een planner die een jaar lang wekelijks meekijkt. Wat je wel kunt doen is vooraf helder krijgen welk van die drie het wordt, want dat bepaalt wat er in de rest van het dossier verandert.
Stel dat jullie een planner inhuren die de hele bruiloft doet. Dan verandert er iets aan hoe het budget wordt ingevuld. Normaal gesproken vul je per blok zelf de offerte in: bedrag, wanneer het betaald moet worden, aanbetaling en restbetaling apart. Met een planner die dit voor je regelt, komen die bedragen nog steeds in dezelfde velden terecht, maar de planner geeft ze aan je door in plaats van dat je ze zelf bij de leverancier opvraagt. Het overzicht van wat er nog openstaat blijft daarmee bij jullie liggen, ook als het uitzoekwerk niet meer bij jullie ligt. Dat onderscheid is belangrijk: een planner die het werk overneemt, neemt niet automatisch ook het overzicht over. Wie dat wil, moet de planner toegang geven tot het dossier, en dan is het aan jullie om te bepalen tot welk deel.
Twee accounts op één dossier zijn er standaard voor de twee mensen die trouwen. Een planner krijgt daarnaast toegang tot precies het deel waar die planner over gaat, op dezelfde manier als een ouder, getuige of helper dat kan krijgen. Wie de hele planning uit handen geeft, geeft dus in de praktijk bijna het hele dossier vrij. Wie alleen dagcoördinatie afspreekt, geeft waarschijnlijk alleen het draaiboek en misschien de gastenlijst, zodat de planner op de dag zelf weet wie er komt en hoe laat welk onderdeel gepland staat. Dat is meteen een reden om deze keuze niet uit te stellen tot vlak voor de bruiloft: het draaiboek moet er dan al staan, anders heeft de planner op de dag zelf niets om vanuit te werken.
Bij de meeste andere keuzes is er een moment waarop iets vastligt: de aanbetaling voor de locatie, de proefsessie bij de fotograaf, de laatste pasbeurt van de jurk. Bij een weddingplanner is dat moment vroeger dan bij bijna elk ander blok, en dat wordt vaak onderschat. Een planner die de hele organisatie doet, moet namelijk aanwezig zijn bij het merendeel van de keuzes die daarna komen. Wie een planner pas kiest nadat de locatie, de catering en de fotograaf al vastliggen, huurt in feite alleen nog dagcoördinatie in, ook als het gesprek nog over volledige begeleiding gaat. Dat is niet erg, maar het is goed om te weten voor welke van de twee je eigenlijk kiest en betaalt.
Andersom geldt ook iets: wie zelf al met veel plezier de gemeente, de zaal en de catering heeft uitgezocht, hoeft daarna niet alsnog een planner te zoeken om het gevoel te krijgen dat het overzicht klopt. Het dossier houdt dat overzicht al bij, met de budgetposten die vanzelf ontstaan zodra je een keuze vastlegt en met het overzicht van wat er nog open staat. Een planner is daarvoor niet nodig. Wie merkt dat vooral de uren ontbreken, niet het overzicht, kan gerichter zoeken: dan is het antwoord misschien alleen dagcoördinatie of hulp bij één specifiek blok, in plaats van een planner voor het hele traject.
Een paar dingen blijven, hoe uitgebreid de planner ook is, bij het bruidspaar liggen. De trouwwebsite is er een van: gasten geven daar zelf door of ze komen, en dat loopt buiten de planner om, ook als de planner de gastenlijst inziet. Het sparen voor de bruiloft, met de maandelijkse vraag of het maandbedrag ook echt is gelukt, blijft eveneens iets tussen jullie en het systeem, want dat gaat over jullie eigen rekening, niet over een leverancier die de planner beheert. En de knopen die met de familie te maken hebben, zoals wie welk deel van het dossier mag inzien, leggen jullie zelf vast, ook wanneer de planner adviseert hoe je dat het handigst regelt.
Dat betekent dat een weddingplanner het dossier nooit helemaal vervangt. Het blok staat naast de andere blokken, niet erboven. Wie een planner kiest, kiest voor iemand die met dat dossier meewerkt, met een eigen offerte, een eigen post in het budget en, als jullie dat willen, een eigen toegang tot het deel waar die persoon verantwoordelijk voor is. De rest, van de knop om een ontbrekend blok toe te voegen tot de gids met leveranciers per categorie, blijft hetzelfde overzicht dat er ook zonder planner zou staan. Het enige verschil is wie er, naast jullie twee, doorheen bladert.