Bruidswarenhuis
Een weddingplanner is in het dossier een blok zoals elk ander blok: je zet hem op de startpagina naast de trouwlocatie, de fotograaf en de catering. Op het eerste gezicht is dat gewoon één regel erbij. Maar deze keuze werkt anders dan de andere, omdat een weddingplanner niet naast de rest staat maar er dwars doorheen kan lopen. Dat is de vraag die deze pagina beantwoordt: wat doet die keuze met de andere posten in jullie budget, en houdt hij ze uit handen of niet.
Eerst het gewone deel, want dat verandert niet. Zodra jullie het blok weddingplanner invullen, ontstaat er een post in het budget met de naam van het bureau, de categorie waar hij onder valt en het bedrag dat jullie afspreken. Net als bij elke andere post vullen jullie de datum in waarop betaald moet worden, en apart het bedrag van de aanbetaling en van de restbetaling. Het systeem telt op wat er per post nog open staat en wat er in totaal nog moet worden voldaan. Een weddingplanner die achthonderd euro aanbetaling vraagt bij ondertekening en de rest een maand voor de bruiloft, staat er zo bij: twee bedragen, twee data, en verder niets bijzonders.
Het verschil zit in wat er daarna gebeurt met de andere blokken. Bij een fotograaf of een trouwauto blijft de post die daar ontstaat op zichzelf staan; hij raakt geen andere regel in het overzicht. Bij een weddingplanner ligt dat aan de afspraak die jullie maken, en die afspraak is niet overal hetzelfde. Sommige planners nemen de coördinatie op de dag zelf voor hun rekening en laten de keuze van leverancier, het gesprek met de bakker en het onderhandelen over de catering aan het bruidspaar. Andere planners doen dat juist wel, en boeken dan namens jullie bij de bloemist of de band. In het eerste geval blijft elk ander blok in het dossier gewoon een eigen post, met een eigen leverancier en een eigen datum, precies zoals wanneer er geen planner was. In het tweede geval verandert er iets kleins maar belangrijks: de weddingplanner wordt de leverancier die bij die post staat, ook al is het de bakker die de taart levert. Dat moet je dan zelf zo invullen, want het systeem raadt niet wie er achter een boeking zit. Vul je dat niet aan, dan staat er straks een post voor de trouwtaart met een bedrag, zonder dat helder is of dat bedrag rechtstreeks naar de bakker gaat of via de planner loopt.
Het praktijkgeval waar dit meestal mis gaat, is de aanbetaling. Een bruidspaar boekt een weddingplanner die zegt de styling en de decoratie zelf te regelen. In het dossier staat dan een blok weddingplanner met zijn eigen aanbetaling, en verder losse blokken voor bijvoorbeeld bloemen en verlichting, die het paar zelf heeft aangemaakt uit de gids. Drie maanden later regelt de planner die bloemist toch zelf, en betaalt daarvoor uit het bedrag dat het paar al aan de planner heeft overgemaakt. Als niemand dat blok bloemen dan aanpast, staat er in het budget een post voor bloemen die nog openstaat, terwijl het geld al lang is besteed, alleen niet door het bruidspaar rechtstreeks. Het systeem weet dat niet vanzelf; het rekent alleen met wat er is ingevuld. Wie zo'n afspraak maakt, doet er daarom goed aan het blok bloemen te laten staan als herinnering aan de afspraak, maar het bedrag op nul te zetten of te noteren dat het via de planner loopt. Zo klopt het totaal weer, en blijft zichtbaar wat er ooit apart geregeld zou worden.
Het omgekeerde komt net zo vaak voor, en is eenvoudiger: een weddingplanner die alleen op de dag zelf aanwezig is, om het draaiboek te bewaken en bij te sturen als de fotograaf uitloopt of de auto vertraging heeft. Die planner raakt geen van de andere budgetposten. Zijn post staat op zichzelf, met een aanbetaling voor de boeking en een restbetaling na de bruiloft, en de rest van het dossier blijft precies zo ingedeeld als wanneer jullie het zelf hadden gedaan: elke leverancier zijn eigen blok, elke post zijn eigen datum. Voor stellen die vooral behoefte hebben aan iemand die op de dag zelf de puzzel bewaakt, is dit de situatie waarin een weddingplanner het budget niet ingewikkelder maakt, alleen een post toevoegt.
De derde plek waar de weddingplanner terugkomt is het draaiboek, en dat is precies het onderdeel waar deze keuze het meeste verschil maakt met de andere blokken op de startpagina. Een fotograaf of een cateraar staat in het draaiboek als tijdsblok: aankomst, opstelling, uitvoering. Een weddingplanner die de dag coördineert, staat er niet als tijdsblok maar als degene die de andere tijdsblokken bewaakt. Zet je in het draaiboek dat de ceremonie om 14.00 uur begint en de fotograaf om 13.30 uur arriveert, dan is de planner degene voor wie dat overzicht in de eerste plaats bedoeld is, ook als jullie het zelf hebben opgesteld. Andersom geldt dat een planner die vooraf meedenkt over de volgorde van de dag, dat overzicht juist mee opstelt. Wie dat wil, kan de planner toegang geven tot precies het deel van het dossier waar het draaiboek in staat, zodat die persoon meekijkt zonder de rest van het budget of de gastenlijst te zien.
Dat raakt aan de kernvraag van deze pagina: neemt een weddingplanner de andere keuzes uit handen, of niet. Het antwoord staat niet vast, en het systeem kiest het niet voor jullie. Wat vaststaat is dat elke keuze die jullie voor de bruiloft maken, of die nou door jullie zelf wordt gedaan of door de planner namens jullie, hetzelfde soort blok wordt op de startpagina en hetzelfde soort post in het budget. Het verschil zit in wie er als leverancier bij die post komt te staan, en in wie de aanbetaling daadwerkelijk overmaakt. Een weddingplanner die alles regelt, betekent in het dossier dus niet minder blokken, maar blokken waarbij steeds diezelfde naam terugkomt. Een weddingplanner die alleen de dag bewaakt, betekent één blok erbij en voor de rest niets dat verandert.
Wie moet nu wat vastleggen. Bij ondertekening van de overeenkomst met de planner leggen jullie de aanbetaling en de restbetaling vast, zoals bij elke leverancier. Wordt er afgesproken dat de planner bepaalde onderdelen zelf boekt, dan is het moment om dat te bespreken niet pas wanneer de boeking gedaan is, maar vooraf: welke blokken op de startpagina blijven bij jullie, en welke schuiven door naar de planner. Leg dat vast op het moment dat het wordt afgesproken, niet achteraf als het budget al niet meer klopt. Voor de blokken die bij de planner terechtkomen, is het genoeg om het bedrag op nul te zetten en een aantekening te maken bij welke post het wel staat. Voor de blokken die bij jullie blijven, verandert er niets aan hoe jullie ze al bijhielden.
Wat niet nodig is, is een apart overzicht voor wat de planner wel en niet doet. Dat overzicht is het dossier zelf, zodra de blokken en de posten kloppen met de afspraak die jullie hebben gemaakt.