Weddingplanner vergelijken: welke keuze regelt de rest

Bij een fotograaf vergelijk je stijl. Bij een cateraar vergelijk je smaak en aantal gangen. Bij een weddingplanner vergelijk je iets anders: hoeveel van de andere keuzes hij van jullie overneemt. Dat is de vraag die bepaalt of twee offertes eigenlijk wel over hetzelfde gaan.

Een weddingplanner die alleen op de dag zelf aanwezig is, doet iets anders dan een weddingplanner die vanaf nu de trouwlocatie, de catering en het entertainment voor jullie uitzoekt en afstemt. De eerste is een blok naast de andere blokken op de home. De tweede wordt de schakel tussen bijna alle blokken. Beide zijn een geldige keuze, maar je kunt ze niet naast elkaar leggen als waren het twee varianten van hetzelfde. Vraag dus bij elke offerte niet alleen wat het kost, maar wie er na vandaag nog contact heeft met de fotograaf, de trouwambtenaar en de locatie: jullie, of de planner.

Dat onderscheid werkt door in hoe je het bijhoudt. Zet de weddingplanner als blok op de home, net als jullie dat doen met de trouwlocatie of de bruidskleding. Wie volledige regie uitbesteedt, kan ervoor kiezen om onderliggende blokken zoals catering of entertainment door de planner te laten invullen; wie alleen dagbegeleiding inkoopt, houdt die blokken zelf in handen en zet de planner erbij als een aanvullend blok. Beide manieren zijn mogelijk, maar het is wel iets wat je vooraf beslist, niet iets wat je halverwege ontdekt omdat de planner ineens belt met een cateraar die jullie niet kenden.

Een voorbeeld. Een stel boekt een planner voor de laatste twee maanden, puur voor de regie op de dag: tijdschema, aansturen van leveranciers, oplossen van kleine problemen. Ze zetten die planner als los blok op de home, naast de blokken die ze al hadden ingevuld voor locatie, catering en fotograaf. De planner krijgt inzage in het draaiboek, niet in het hele dossier. Een ander stel boekt vanaf het begin een planner die alles regelt: die planner stelt zelf voorstellen op voor locatie en catering, en het stel keurt die voorstellen goed. In dat geval hoort de planner bij vrijwel elk blok betrokken te zijn, en is het zinvol om diegene toegang te geven tot het deel van het dossier waar hij over gaat, zoals je dat ook met een getuige of ouder kunt regelen voor hun eigen onderdeel.

Waarop je de bedragen vergelijkt

Zodra je de weddingplanner als blok kiest, wordt die keuze vanzelf een post in het budget: met de naam van de planner, de categorie waarin hij valt en het bedrag dat je invult. Bij dat bedrag geef je apart de aanbetaling op en de restbetaling, elk met een eigen datum. Dat is precies waar vergelijken tussen aanbieders vaak misgaat: de ene offerte noemt een totaalbedrag inclusief coördinatie op de dag, de andere rekent per uur en telt losse kosten voor overleg vooraf niet mee. Zet daarom niet het offertebedrag naast elkaar, maar wat er in de post komt te staan: valt de aanbetaling voor de planner samen met een periode waarin ook de aanbetaling voor de trouwlocatie moet, dan zie je dat pas als beide als losse post in het budget staan en het systeem laat zien wat er in die maand samen openstaat.

Dat is meteen een reden om niet automatisch de duurste, meest volledige planner te kiezen. Wie zelf tijd en zin heeft om leveranciers te vergelijken en de trouwwebsite bij te houden, betaalt voor volledige regie iets waar geen behoefte aan is. Wie naast een volle baan weinig ruimte heeft en merkt dat de blokken op de home al weken open blijven staan, heeft juist wel iets aan een planner die dat overneemt. De vergelijking gaat dus niet over wie de uitgebreidste dienst aanbiedt, maar over wat er bij jullie op de home nog open ligt.

De rol in het draaiboek

Wat de weddingplanner op de dag zelf doet, komt terug in het draaiboek: het overzicht van uur tot uur. Daar wordt duidelijk of de planner alleen aanwezig is als aanspreekpunt, of dat hij het schema zelf heeft opgesteld en bijhoudt. Vergelijk daarom ook op dat punt: vraagt de planner om het draaiboek zelf te vullen zodra de tijden van locatie, catering en fotograaf bekend zijn, of levert hij zelf een schema aan dat jullie moeten controleren op de blokken die je al had ingevuld. Beide kan kloppen, maar het is een ander soort werk en dus een ander soort vergelijking dan alleen het bedrag onderaan de offerte.

Een derde stel liep hier tegenaan doordat ze twee offertes naast elkaar hadden liggen die op het eerste gezicht ongeveer even duur waren. Bij nader inzien coördineerde de ene planner alleen de laatste week, terwijl de andere vanaf de eerste afspraak met de trouwlocatie meedacht over tijden voor de ceremonie en de receptie, en dat meteen doorgaf voor het draaiboek. Het verschil zat niet in het bedrag, maar in hoeveel van het draaiboek de planner zelf zou invullen tegenover hoeveel daarvan bij het stel zelf zou blijven liggen.

Wanneer een planner niet nodig is

Niet elk bruidspaar heeft een weddingplanner nodig, en dat hoeft niemand te verbergen achter een uitgebreide vergelijking. Wie de blokken op de home al zelf overzichtelijk kan invullen, wie de gidsen bij elk blok voldoende houvast geven om zelf een leverancier te kiezen, en wie geen behoefte heeft aan iemand die op de dag zelf het schema bewaakt, kan die keuze gewoon overslaan. Een weddingplanner is dan een blok dat je niet toevoegt, net zoals je geen tweede trouwlocatie toevoegt als je maar op één plek trouwt.

Vergelijk dus niet eerst tussen aanbieders, maar eerst tussen twee vormen van dezelfde rol: begeleiding op de dag, of regie over het geheel. Zodra dat helder is, wordt de rest van de vergelijking een kwestie van het bedrag met aanbetaling en restbetaling naast de andere posten in het budget zetten, en van kijken wie straks het draaiboek invult: jullie, of de planner die je erbij zet als blok op de home.