Bruidswarenhuis
Bij een bruiloft in Nederland is een weddingplanner één blok naast vijftien andere. Bij een bruiloft in het buitenland is het de keuze die eerst gemaakt moet worden, omdat die keuze bepaalt wie de andere blokken invult. Dat is het verschil, en dat verschil is groter dan bij welk ander onderdeel dan ook.
Stel, de trouwlocatie staat in de Provence en jullie wonen in Nederland. Zonder weddingplanner ter plekke moeten jullie zelf een trouwlocatie regelen, een cateraar die Franse regels kent, een trouwambtenaar of kerk die daar erkend is, en een fotograaf die op reisafstand werkt. Vijf blokken, vijf keer zoeken in een taal en een systeem dat niet het jullie is. Met een lokale weddingplanner wordt dat er in het dossier nog steeds vijf, maar de leverancier bij elk blok is dan dezelfde naam. De weddingplanner regelt de locatie, stelt de cateraar voor, kent de juiste ambtenaar. Jullie zetten nog steeds voor elk onderdeel een blok neer, alleen staat er telkens die ene contactpersoon bij.
Wat een weddingplanner niet overneemt, is het budget. Elk blok dat je aanmaakt, van locatie tot fotograaf, wordt een eigen post met een bedrag, een aanbetaling en een restbetaling. Werk je met een planner die alles voor je boekt, dan loopt het geld via haar, maar de posten blijven apart. Een fictief voorbeeld: de planner regelt een tuin in Toscane voor de ceremonie, een cateraar voor het diner en een muzikant voor de avond. Dat zijn in het dossier drie losse posten, elk met hun eigen betaaldatum, ook als de factuur van de planner ze bij elkaar optelt. Wie dat niet uitsplitst, weet aan het einde niet meer wat er voor de tuin ging en wat voor het eten, en dat is precies waar je bij een buitenlandse bruiloft niet meer even kunt navragen bij de gemeente om de hoek.
De weddingplanner zelf is ook een blok, met een eigen post in het budget. Bij trouwen in Nederland is dat een post naast andere. Bij trouwen in het buitenland is het vaak de grootste post, omdat een deel van wat in Nederland gratis via jullie eigen zoekwerk gaat, daar wordt betaald aan iemand die het zoekwerk overneemt. Dat is geen nadeel dat je moet verzwijgen, het is een verschuiving die je gewoon terugziet als je de posten naast elkaar zet: minder losse aanbetalingen bij losse leveranciers, meer aanbetaling bij de planner.
Wat blijft, ook met een weddingplanner, is het draaiboek. De planner ter plekke weet wanneer de ceremonie begint en wanneer het diner geserveerd wordt, maar het draaiboek in jullie dossier is waar dat voor jullie zelf op een rij staat, uur voor uur, inclusief de dingen die de planner niet voor je regelt: welke gasten wanneer aankomen op de locatie, wanneer de fotograaf er moet zijn voor de eerste foto's, hoe laat de auto naar het vliegveld terug moet. Een planner in Toscane houdt zich niet bezig met het vliegschema van een tante uit Almere. Dat blijft bij jullie, en dat komt in het draaiboek terecht zoals elk ander onderdeel van de dag.
De vraag die overblijft is dus niet of een weddingplanner iets overneemt, maar wat precies. Bij een bruiloft in het buitenland is het antwoord vaker: de blokken die met de locatie zelf te maken hebben, van ceremonie tot catering tot decoratie, en bij een bruiloft in Nederland is het vaker een enkel blok zoals entertainment of bloemen. Wie een planner in de arm neemt voor de hele buitenlandse bruiloft, kan er dus voor kiezen om niet voor elk afzonderlijk onderdeel een eigen gids te raadplegen, maar toch elk onderdeel als apart blok aan te maken zodat het budget klopt. Wie alleen de trouwlocatie via een planner regelt en de rest zelf, houdt de overige blokken zoals bij een bruiloft in Nederland: los gezocht, los toegevoegd, met de gids die daar bij hoort.
Wat niet verandert door het land, is de aanbetaling en de restbetaling. Een Franse cateraar vraagt net als een Nederlandse vaak een deel vooraf en de rest rond de dag zelf. Dat vul je bij die post in zoals bij elke andere: het bedrag, de datum, het deel dat al is aanbetaald en het deel dat nog moet. Het systeem rekent vervolgens uit wat er per post nog openstaat, of dat nu in euro is afgesproken of in een andere valutanotatie die jullie zelf hebben omgerekend voordat je het invoert. Het systeem rekent niet in valuta om, het rekent alleen met de bedragen die jullie invullen.
Wie geen weddingplanner neemt en de bruiloft in het buitenland toch zelf regelt, ziet in het dossier precies hetzelfde aantal blokken als iemand die dat wel doet. Het verschil zit niet in wat er op de startpagina staat, maar in wie er bij elk blok als leverancier wordt ingevuld. Dat is meteen ook waarom het geen keuze is die je overslaat omdat die vanzelf goedkomt: zonder planner moet je bij elk los blok, van trouwlocatie tot fotograaf tot catering, zelf een leverancier vinden die met een buitenlandse ceremonie overweg kan, en dat is geen kwestie van de gids doorbladeren zoals bij een bruiloft in eigen land. Een gids met Nederlandse leveranciers helpt wel bij onderdelen die los van de locatie staan, zoals de trouwkleding of de ringen, die je hier kunt regelen en meenemen. Bij onderdelen die aan de locatie zelf vastzitten, zoals de ceremonie of de catering ter plekke, is de gids minder van toepassing en ligt het zoekwerk bij jullie of bij de planner die je daarvoor aanstelt.
De volgorde is dus: eerst bepalen of er een weddingplanner komt die de locatiegebonden blokken overneemt, dan pas de overige blokken een voor een invullen. Wie dat omdraait en eerst zelf begint met de cateraar of de fotograaf te zoeken, loopt het risico dat die keuzes niet aansluiten bij wat de planner later voorstelt, of dat er dubbel werk ontstaat omdat de planner al een cateraar had die past bij de locatie. Dat is niet erg als je toch liever zelf zoekt, maar het is wel de reden waarom deze ene keuze als eerste wordt gemaakt en niet als vijfde of tiende blok op de lijst.