Bruidswarenhuis
Staat jullie weddingplanner niet bij de gidsen, dan is dat geen probleem dat je moet oplossen voordat je verder kunt. Op de startpagina van het dossier staat naast alle blokken een knop "Blok toevoegen". Daar kies je uit de lijst, of je kiest "anders" en zet zelf neer wie het is. Vanaf dat moment bestaat de weddingplanner in jullie dossier zoals elk ander blok: met een naam, een status en alles wat daaraan vastzit.
Bij de meeste blokken op de home kies je iets voor één onderdeel van de dag: de locatie, de fotograaf, de taart. De weddingplanner is anders, want die keuze kan invloed hebben op alle andere blokken tegelijk. Sommige stellen huren een weddingplanner in om precies één ding te regelen, bijvoorbeeld alleen de styling op de dag zelf. Andere stellen geven de weddingplanner de opdracht om leveranciers te zoeken, offertes te vergelijken en afspraken te maken voor catering, muziek en trouwlocatie in één keer. Dat verschil bepaalt hoe je het blok in het systeem gebruikt, niet of je het toevoegt.
Geeft de weddingplanner de opdracht voor meerdere andere blokken, dan verandert er niets aan hoe die blokken werken. Boekt de weddingplanner de catering, dan komt die catering nog steeds als eigen blok op de home, met de leverancier, het bedrag en de betaaldata. Het enige verschil is dat jullie die informatie via de weddingplanner krijgen in plaats van rechtstreeks van de cateraar. Sommige stellen zetten daarom bij elk blok dat de weddingplanner heeft geregeld een aantekening, zodat duidelijk blijft via wie het contact loopt als er iets moet worden aangepast. Dat is geen functie van het systeem, dat is iets wat je zelf noteert bij het blok.
Huren jullie een weddingplanner alleen in voor de dag zelf, bijvoorbeeld om aanwezig te zijn en het draaiboek uit te voeren, dan blijft het blok even simpel als elk ander blok. Eén leverancier, één afspraak, één post in het budget. Er is dan geen reden om ergens anders in het dossier iets aan te passen. Het is verstandig om voor jezelf vooraf helder te hebben welke van de twee situaties het is, want dat bepaalt of je bij andere blokken nog aantekeningen moet maken of niet.
Zodra het blok bestaat, wordt de weddingplanner vanzelf een post in het budget. Die post staat in de categorie die bij de weddingplanner past, met de naam van de leverancier erbij. Bij die post vul je het totaalbedrag in, de datum waarop het betaald moet worden, en apart het bedrag van de aanbetaling en van de restbetaling. Heeft de weddingplanner een aanbetaling van driehonderd euro gevraagd bij het tekenen van de overeenkomst en de rest een maand voor de bruiloft, dan zet je dat zo in de twee velden. Het systeem rekent vervolgens uit wat er op dat moment nog openstaat, samen met alle andere posten die je hebt ingevuld.
Heeft de weddingplanner ook andere leveranciers voor jullie geregeld, dan komen die als losse posten terug onder hun eigen blok, met hun eigen bedrag en betaaldata. Het budgetoverzicht toont dan het totaal van alle posten samen, inclusief die van de weddingplanner zelf. Zo zie je in één overzicht wat er in totaal openstaat, zonder dat je moet uitrekenen welk deel via wie is geregeld.
Het draaiboek is de opbouw van de dag zelf, van uur tot uur. Werkt de weddingplanner op de dag mee, dan zet je die rol op de tijden waarop dat relevant is, bijvoorbeeld bij de opbouw van de locatie, bij het moment waarop de gasten arriveren, of bij de overgang tussen ceremonie en receptie. Zo staat er niet alleen wat er op elk moment gebeurt, maar ook wie daarvoor verantwoordelijk is. Heeft de weddingplanner alleen vooraf geregeld en is die op de dag zelf niet aanwezig, dan hoeft die naam nergens in het draaiboek terug te komen. Het draaiboek is er voor wat er op de dag gebeurt, niet voor wie het vooraf heeft georganiseerd.
Niet elk stel dat hulp krijgt bij de organisatie heeft daarmee een weddingplanner in de zin van dit blok. Helpt een zus mee met het uitzoeken van leveranciers, of regelt een ouder de bloemen, dan geef je die persoon toegang tot het deel van het dossier waar zij over gaan, zonder daar een apart weddingplanner-blok voor te maken. Het blok is bedoeld voor een leverancier die je inhuurt en die daarvoor een factuur stuurt, niet voor iemand uit de eigen omgeving die meehelpt zonder daarvoor te worden betaald. Zet je die persoon toch als weddingplanner-blok neer, dan krijg je een post in het budget die niets voorstelt, en dat maakt het overzicht onnodig rommelig.
Het omgekeerde komt ook voor. Sommige stellen denken dat ze geen weddingplanner-blok nodig hebben omdat ze alles zelf doen, terwijl ze wel een stylist of ceremoniemeester inhuren die op de dag zelf de puntjes op de i zet. Doet die persoon meer dan alleen op de dag aanwezig zijn, en factureert die daarvoor, dan is het blok wel op zijn plek, ook als het woord weddingplanner niet op de factuur staat. Het gaat niet om de titel die iemand gebruikt, het gaat om wat er precies wordt geregeld en betaald.
Sommige stellen beginnen zonder weddingplanner en schakelen er later een in, bijvoorbeeld omdat de laatste maanden voor de bruiloft drukker worden dan gedacht. Voeg je het blok op dat moment toe, dan verandert er niets aan de blokken die al bestonden. De weddingplanner komt er los naast te staan, met een eigen post in het budget. Regelt de weddingplanner vanaf dat moment de communicatie met leveranciers die je al had gekozen, dan blijven die leveranciers gewoon in hun eigen blok staan; je past er hoogstens de aantekening bij aan over via wie het contact nu loopt.
De volgorde die hierbij hoort, is dus eenvoudig. Eerst bepalen jullie wat de weddingplanner precies gaat doen: alles, iets, of alleen de dag zelf. Daarna zet je het blok neer via "anders" als de gids geen passende leverancier heeft. Vervolgens vul je de post in het budget in met de aanbetaling en de restbetaling zoals die in de overeenkomst staan. En pas als de weddingplanner ook op de dag zelf een rol heeft, zet je die rol op de juiste momenten in het draaiboek. Sla je die volgorde om en zet je bijvoorbeeld eerst dingen in het draaiboek voordat de afspraken met de weddingplanner vastliggen, dan loop je het risico dat je tijden en taken moet aanpassen zodra de overeenkomst er wel is.