Bruidswarenhuis
De eerste vraag bij het kiezen van een weddingplanner is niet wie de beste is, maar wat je eigenlijk wilt afstaan. Er bestaat een groot verschil tussen iemand die op de dag zelf de regie voert, iemand die vanaf het begin meedenkt over elke keuze, en iemand die alleen de laatste weken de puntjes op de i zet. Wie dat niet voor zichzelf scherp heeft, vergelijkt drie mensen die eigenlijk drie verschillende beroepen uitoefenen.
Stel dat jullie twaalf keuzes op de home van het dossier hebben staan: locatie, catering, fotograaf, muziek, en zo verder. Een weddingplanner die alles overneemt, wordt in feite de schakel tussen jullie en al die andere blokken. Een weddingplanner die alleen de dag zelf coördineert, raakt vooral het draaiboek en de laatste afspraken met leveranciers die er al staan. Vergelijk dus niet eerst op prijs of op wie de mooiste foto's op de eigen website heeft staan, maar op welk van die twee rollen bij de aanbieder past. Vraag het gewoon, in de eerste kennismaking: neemt u contact op met onze fotograaf en cateraar, of stuurt u ons alleen een tijdschema voor de dag zelf. Het antwoord op die vraag bepaalt of je met de juiste persoon aan tafel zit, nog voordat er over een bedrag gesproken is.
Een bruidspaar dat bijvoorbeeld al een locatie, fotograaf en cateraar geregeld had, en alleen hulp zocht bij het uur-tot-uur schema en het aansturen van leveranciers op de dag zelf, had weinig aan een planner die zich vooral profileerde als iemand die vanaf nul meedenkt over stijl en thema. Andersom geldt het net zo goed: een stel dat nog geen enkele keuze had gemaakt en behoefte had aan iemand die actief meedenkt bij elke leverancier, schiet niets op met een planner die uitsluitend op de trouwdag zelf verschijnt.
Zodra jullie een weddingplanner vastleggen, komt die keuze als eigen blok op de home van het dossier te staan, naast de andere blokken zoals locatie en fotograaf. Vanaf dat moment wordt de weddingplanner net als elke andere keuze vanzelf een post in het budget: met de naam van de leverancier, de categorie waar het onder valt, en het bedrag dat je hebt afgesproken. Je vult daar de aanbetaling in en de restbetaling apart, allebei met een eigen datum, zodat het systeem uitrekent wat er op welk moment nog openstaat. Wie bijvoorbeeld een derde vooraf betaalt bij ondertekening van de overeenkomst en de rest twee weken voor de bruiloft, ziet dat verschil gewoon terug als twee bedragen met twee data, in plaats van één post die het overzicht vertroebelt.
De weddingplanner komt ook terug in het draaiboek, het uur-tot-uur schema van de dag zelf. Dat is meteen een goede toets bij het kiezen: een planner die alles overneemt, zal juist willen dat dat draaiboek er nauwkeurig en op tijd staat, omdat diegene het zelf gaat gebruiken om leveranciers aan te sturen. Een planner die alleen losse taken oppakt, heeft daar minder belang bij en laat het misschien liever aan jullie zelf over. Vraag er dus gewoon naar: wilt u het draaiboek van tevoren zien en meebepalen, of stuurt u liever zelf een eigen schema. Ook hier ligt het antwoord dichter bij een praktische afspraak dan bij een gevoel van vertrouwen dat je in een eerste gesprek wel of niet krijgt.
Wie eerst een weddingplanner kiest op gevoel, en daarna pas uitzoekt wat die persoon precies doet, loopt het risico dubbel werk te doen of, omgekeerd, taken te laten liggen omdat allebei dachten dat de ander het zou regelen. Een concreet voorbeeld: een bruidspaar boekte een planner in de veronderstelling dat die de catering zou uitzoeken, terwijl de planner ervan uitging dat dat blok al was ingevuld en zij alleen de aansturing op de dag deed. Dat werd pas drie maanden voor de bruiloft duidelijk, toen er nog geen cateraar stond. Zoiets voorkom je door bij de eerste kennismaking simpelweg te vragen welke blokken op de home de planner zelf zou invullen, en welke bij jullie blijven liggen.
Omgekeerd is het net zo belangrijk om te weten wanneer een weddingplanner juist niet nodig is. Wie zelf tijd en overzicht heeft, en vooral behoefte heeft aan een gestructureerde plek om keuzes, budget en gasten bij te houden, heeft misschien meer aan het dossier zelf dan aan een extra persoon die daarbovenop meedenkt. Een weddingplanner voegt vooral iets toe wanneer er weinig tijd is naast een baan, wanneer er veel schakels tussen leveranciers nodig zijn, of wanneer een van jullie liever niet zelf elke leverancier wil bellen. Is dat niet het geval, dan is het blok op de home wellicht overbodig, en is het budget beter besteed aan iets anders.
Als jullie eenmaal weten welke rol je zoekt, wordt vergelijken tussen aanbieders eenvoudiger. Vraag naar hoeveel bruiloften de aanbieder gemiddeld per jaar begeleidt, of diegene op de dag zelf ook echt aanwezig is of alleen vooraf meedenkt, en hoe de communicatie in de laatste weken verloopt. Een planner die veertig bruiloften per jaar doet, werkt anders dan iemand die er acht per jaar aanneemt en daardoor meer tijd per paar heeft. Geen van beide is per se beter; het hangt af van wat jullie zoeken bij die eerste vraag over de rol.
Zodra de keuze vastligt, zorgt het blok op de home ervoor dat de weddingplanner net als elke andere leverancier meeloopt in het budget en het draaiboek, met dezelfde aanbetaling, restbetaling en planning als de rest. Zo blijft die ene keuze, die zoveel andere keuzes raakt, ook zichtbaar naast alle overige blokken, in plaats van een apart proces te worden dat buiten het dossier om loopt.