Bruidswarenhuis
Voordat je een weddingplanner boekt, is er meestal een kennismakingsgesprek. Dat gesprek beslist meer dan het lijkt te doen, want de vraag die er beantwoord wordt is niet of jullie elkaar aardig vinden. De vraag is welk deel van de bruiloft jullie uit handen geven en welk deel niet.
Er bestaat geen vast pakket dat bij elke planner hetzelfde is. Sommige planners regelen alleen de dag zelf: zij nemen het draaiboek over vanaf een paar weken voor de bruiloft en laten alle keuzes daarvoor aan jullie. Andere planners zitten er vanaf het begin bovenop en denken mee over elke leverancier, van fotograaf tot bruidstaart. Stel dat in het gesprek concreet: vraag wie de trouwlocatie boekt, wie met de cateraar belt over aantallen, wie op de dag zelf het contact is als de trouwauto te laat is. Als je dat niet vraagt, ontdek je het pas als het misgaat, en dan is er geen tijd meer om het anders te regelen.
Een tweede vraag die vaak wordt overgeslagen: wat gebeurt er met keuzes die jullie al gemaakt hebben voordat de planner erbij kwam. Een bruidspaar dat al een fotograaf en een ceremonie geregeld heeft, wil geen planner die dat overdoet. Vraag dus letterlijk of de planner werkt met wat er al staat, of dat zij liever met een schone lei beginnen. Dat bepaalt niet alleen de sfeer van de samenwerking, het bepaalt ook hoeveel werk er dubbel gebeurt.
Neem in het gesprek ook de knopen mee die jullie zelf niet willen doorhakken. Sommige stellen willen dat de planner de trouwambtenaar uitkiest en het contact onderhoudt, anderen willen dat zelf blijven doen en de planner alleen laten meekijken. Zeg dat met naam en toenaam: niet 'we willen hulp bij de ceremonie', maar 'wij kiezen de trouwambtenaar, jij regelt het contact zodra die vaststaat'. Een planner die dat soort afspraken vooraf vastlegt, werkt anders dan een die het per week opnieuw uitzoekt.
Vraag ook naar het moment waarop de planner instapt bij het budget. Sommige planners werken met een vast bedrag voor hun eigen diensten en laten de rest aan jullie, anderen onderhandelen mee met leveranciers en willen daarom inzage in wat er per post is afgesproken. Dat is relevant, want in bruidswarenhuis.nl wordt elke keuze die jullie maken vanzelf een post in het budget: met de naam van de leverancier, de categorie waarin die valt, en het bedrag met een aanbetaling en een restbetaling apart. Als de planner meekijkt in dat budget, moet die dus weten dat het overzicht al bestaat voordat er een planner bij kwam, en dat het niet opnieuw wordt opgebouwd in een ander bestand.
Zodra jullie een weddingplanner kiezen, komt die keuze als eigen blok op de startpagina van het dossier te staan, naast de andere blokken zoals trouwlocatie, catering en fotograaf. Wie er geen apart blok voor ziet staan omdat de standaardlijst het niet als losse categorie toont, voegt het toe via de knop 'Blok toevoegen' en zet het bij 'anders' neer. Vanaf dat moment werkt de weddingplanner als elk ander blok: er hoort een gids bij met leveranciers, en wie zelf al een planner heeft gevonden via het kennismakingsgesprek, voegt die handmatig toe met naam, website en telefoonnummer.
De kosten van de planner worden op dezelfde manier een post in het budget als de kosten van de fotograaf of de trouwauto. Dat is nuttig, want een weddingplanner werkt vaak met een aanbetaling bij het tekenen van de overeenkomst en een restbetaling rond de bruiloft, en dat vul je apart in bij die post. Zo staat meteen inzichtelijk wat er nog open staat, ook als de planner zelf weer andere leveranciers voor jullie boekt: elke leverancier die de planner aandraagt en die jullie overnemen, krijgt zijn eigen blok en dus zijn eigen post, los van het bedrag dat naar de planner zelf gaat.
Dat onderscheid is precies waarom het kennismakingsgesprek zo belangrijk is voor hoe het dossier eruit komt te zien. Een planner die alles namens jullie boekt, zorgt voor veel blokken die zij zelf aandraagt en die jullie invullen. Een planner die alleen de regie op de dag voert, laat het merendeel van de blokken bij jullie en verschijnt zelf als één post naast de rest. Beide kan, maar het is niet iets wat het systeem voor jullie beslist. Dat gebeurt in het gesprek zelf.
Het laatste onderdeel dat in het kennismakingsgesprek aan de orde moet komen, is het draaiboek. Zodra er een dag van uur tot uur wordt opgebouwd, met de tijden van ceremonie, catering, entertainment en de rest, is het de vraag wie daarin de contactpersoon is per onderdeel. Een planner die de regie op de dag voert, wordt vaak degene die in het draaiboek als aanspreekpunt staat bij elk blok, ook als jullie zelf de leverancier hebben uitgezocht. Vraag dat na: staat de planner straks bij elk uur als contactpersoon, of alleen bij de onderdelen die zij zelf heeft geboekt? Dat is een detail dat pas op de dag zelf voelbaar wordt, als de cateraar een vraag heeft over het tijdstip van het diner en niet weet of hij jullie moet bellen of de planner.
Heeft de planner die rol niet nodig, dan is dat ook een antwoord waard. Een klein bruidspaar met een planner die alleen adviseert over leveranciers, houdt het draaiboek liever zelf bij en laat de planner er niet in voorkomen. Dat is geen gemiste kans, het is een keuze die past bij wat er in het kennismakingsgesprek is afgesproken. Niet elke bruiloft heeft een planner nodig die op de dag zelf de touwtjes in handen heeft, en het gesprek is er juist om dat helder te krijgen voordat er een handtekening onder een overeenkomst staat.
Wie na het gesprek besluit met een planner te werken, zet die als blok op de home, koppelt de kosten aan een post met aanbetaling en restbetaling, en spreekt af of en waar de naam van de planner in het draaiboek terugkomt. Wie besluit dat het niet nodig is, laat het blok gewoon weg en houdt alles zelf bij, zoals het dossier dat toestaat.