Bruidswarenhuis
De vraag bij een weddingplanner is niet of jullie er een nemen, maar wat die persoon precies van jullie overneemt. Een weddingplanner is namelijk geen post naast alle andere posten, maar vaak degene die de andere posten regelt. Daarom is dit blok anders dan de rest. Bij een fotograaf of een bruidstaart kies je een leverancier en klaar. Bij een weddingplanner kies je hoeveel van je bruiloft je uit handen geeft, en dat is precies waarom een tweede erbij zetten iets anders betekent dan bij een fotograaf of een locatie.
Er zijn twee situaties waarin één weddingplanner niet volstaat. De eerste is een bruiloft op twee plekken die niet bij elkaar in de buurt liggen, bijvoorbeeld een ceremonie in de stad waar de familie van de bruid woont en een feest een week later op een locatie aan het water, twee uur rijden verderop. Eén planner kan dat vaak wel aansturen, maar sommige paren kiezen er dan voor om voor elke locatie een aanspreekpunt te hebben dat die dag zelf ter plekke is. De tweede situatie is een taakverdeling: de ene planner regelt alles vooraf, van leveranciers tot contracten, en de andere is alleen op de dag zelf aanwezig om het draaiboek uit te voeren. Dat laatste heet soms een dagcoordinator, maar in het dossier is het gewoon een tweede blok bij weddingplanner, met een eigen naam erbij zodat jullie weten wie wie is.
Wat een tweede weddingplanner niet oplost, is onduidelijkheid. Als beide planners denken dat zij de eindverantwoordelijke zijn voor de catering, gaat er iets mis op de dag zelf, en dat gaat niet mis omdat het systeem het niet bijhield, maar omdat jullie het vooraf niet hadden vastgelegd. Daarom is het blok toevoegen niet genoeg; de vraag die daarna komt is wat elke planner van jullie overneemt en wat niet. Sommige paren geven de eerste planner alle blokken behalve de trouwkleding en de ringen, omdat ze die twee zelf willen kiezen. Andere paren geven de tweede planner alleen het blok entertainment en het blok muziek, omdat die planner gespecialiseerd is in de avond en niet in de ceremonie. Dat verdelen doe je door bij elk blok te noteren welke leverancier erbij hoort en, als dat relevant is, welke planner die leverancier aanstuurt.
Op de startpagina van het dossier staat de weddingplanner als blok, net als gemeente, locatie en fotograaf. Wie een tweede planner heeft, zet er via blok toevoegen een tweede blok bij, met een eigen naam zodat het overzicht niet twee keer hetzelfde zegt. Dat klinkt eenvoudig, en het is ook eenvoudig, maar het is wel de stap die voorkomt dat jullie later niet meer weten welke afspraak bij welke planner hoort. Een gids met leveranciers hoort hier ook bij: telefoonnummers en websites van weddingplanners in Nederland, zodat je niet blind hoeft te zoeken als je nog geen tweede planner op het oog hebt.
Elke planner die je toevoegt wordt vanzelf een post in het budget, met de naam van de planner, de categorie waar die onder valt, en het bedrag dat is afgesproken. Bij een weddingplanner is dat bedrag vaak opgesplitst in een vast honorarium en een deel dat afhangt van wat er nog ingekocht moet worden, en dat vul je apart in. Zo geef je ook aan wanneer de aanbetaling verschuldigd is en wanneer de rest volgt; bij veel planners is dat een deel bij ondertekening van de overeenkomst en de rest in de maand voor de bruiloft. Bij twee planners zie je in het budget dus twee losse posten naast elkaar, elk met hun eigen betaaldata, in plaats van één post waarin je zelf moet onthouden welk deel van het bedrag bij wie hoort. Dat is meteen ook waarom je dit niet in één blok samenvoegt: het systeem rekent per post uit wat er nog openstaat, en dat werkt alleen als elke planner zijn eigen post heeft.
In het draaiboek komt het verschil tussen die twee planners het duidelijkst naar voren. Het draaiboek is een overzicht van de dag zelf, uur na uur, en daarin staat bij elk onderdeel wie er verantwoordelijk voor is. Heb je een planner die alleen op de dag zelf werkt, dan staat die naam bij vrijwel elk tijdstip. Heb je een planner die vooraf alles heeft ingekocht en op de dag zelf niet aanwezig is, dan staat die naam nergens in het draaiboek, maar wel bij bijna elk blok op de startpagina, omdat die planner de leveranciers heeft geregeld. Dat verschil is precies waarom het zinvol is om vooraf te bepalen wie wat doet: het draaiboek laat zien of er op elk moment van de dag daadwerkelijk iemand aanspreekbaar is, en met twee planners zonder afspraak kan het gebeuren dat er op een cruciaal moment, bijvoorbeeld bij de overgang van ceremonie naar diner, niemand blijkt te zijn die zich ervoor verantwoordelijk voelt.
Er is ook een situatie waarin een tweede weddingplanner niet nodig is, ook al voelt het paar dat de bruiloft groot en ingewikkeld is. Als er één locatie is, één datum, en de planner die je hebt gekozen werkt met een team dat op de dag zelf meekomt, dan is dat geen tweede blok maar gewoon een team onder één post. Het verschil zit in de vraag of er een tweede zelfstandig aanspreekpunt is met een eigen overeenkomst en een eigen factuur, of dat het om personeel van dezelfde planner gaat. Alleen in het eerste geval is een tweede blok en een tweede post in het budget de juiste manier om het bij te houden; in het tweede geval zou een tweede blok alleen verwarring opleveren, omdat er dan twee posten in het budget staan voor iets dat in werkelijkheid één afspraak is.
Wie twee planners heeft, kan er ook voor kiezen om beiden een eigen toegang tot het dossier te geven, beperkt tot het deel waar zij verantwoordelijk voor zijn. De planner die de leveranciers regelt, ziet dan de blokken en de bijbehorende budgetposten die hij aanstuurt; de planner die op de dag zelf werkt, ziet het draaiboek en de tafelschikking. Zo hoeft niemand toegang te hebben tot meer dan waar hij verantwoordelijk voor is, en blijft het voor jullie zelf overzichtelijk wie waarover gaat, ook wanneer je het zelf even niet meer scherp hebt zitten door alles wat er in de laatste weken voor de bruiloft nog gebeurt.