Bruidswarenhuis
De vraag of je kunt besparen op de weddingplanner hangt niet af van welke weddingplanner je kiest, maar van wat je die persoon laat doen. Er is een verschil tussen iemand die de hele bruiloft van jullie overneemt en iemand die alleen meekijkt op de dag zelf. Dat verschil bepaalt het bedrag, en het bepaalt ook hoeveel van het werk dat in dit systeem al voor jullie klaarstaat, jullie eigenlijk zelf al kunnen doen.
Wie een weddingplanner boekt die alle keuzes overneemt, betaalt niet alleen voor die keuzes maar ook voor het uitzoekwerk daarachter. Bij bruidswarenhuis.nl staat dat uitzoekwerk voor een groot deel al klaar. Bij de meeste blokken op de startpagina van het dossier, van trouwlocatie tot fotograaf tot catering, hoort een gids met leveranciers die al zijn uitgezocht, met website en telefoonnummer erbij. Een stel dat zelf door die gidsen gaat en zelf belt, doet een deel van het werk waarvoor een weddingplanner anders het volledige bedrag rekent. Dat is geen garantie dat het goedkoper wordt, want een ervaren planner heeft soms toegang tot afspraken die een particulier niet krijgt. Maar het is wel de reden dat de vraag "kunnen we besparen" hier begint bij: wat neemt deze persoon precies van ons over, en welk deel daarvan doet het systeem eigenlijk al voor ons.
Een weddingplanner die alleen de dag zelf begeleidt, is een ander soort blok dan een weddingplanner die vanaf het begin meebeslist. Wie voor het eerste kiest, houdt de regie over de andere blokken zelf: jullie zoeken de trouwlocatie, de catering en de fotograaf zelf uit via de gidsen, en de planner komt er pas bij als het draaiboek gemaakt moet worden en er op de dag iemand moet zijn die het overzicht bewaakt. Dat is meestal een kleiner bedrag dan een planner die vanaf de eerste afspraak alles coördineert. Geen van beide is fout; het is een keuze die je bewust maakt voordat je een leverancier vastlegt, niet erna.
Een weddingplanner is één blok tussen de andere blokken op de startpagina van het dossier. Zodra jullie die keuze maken, wordt hij vanzelf een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie waarin hij valt en het bedrag dat jullie hebben afgesproken. Bij die post vullen jullie de aanbetaling in en apart de restbetaling, allebei met een eigen datum. Het systeem rekent vervolgens uit wat er op elk moment nog openstaat, zodat een aanbetaling voor de weddingplanner niet per ongeluk wegvalt tussen de aanbetalingen voor de fotograaf en de trouwlocatie.
Die post in het budget maakt in één blik zichtbaar wat het aandeel van de weddingplanner is in het geheel. Een stel dat merkt dat die post relatief groot is ten opzichte van de rest, kan op dat moment beslissen om een deel van het werk terug te nemen: zelf de catering uitzoeken via de gids in plaats van dat aan de planner over te laten, en zo het bedrag bij die ene post naar beneden bijstellen zonder aan de andere posten te komen. Dat is precies waar dit anders werkt dan een offerte op papier: de post staat er niet los bij, hij staat tussen alle andere posten, en het effect van een keuze is meteen te zien in wat er totaal nog moet worden betaald.
Een weddingplanner die alleen op de dag zelf aanwezig is, komt ook terug in het draaiboek. Dat draaiboek houdt de dag van uur tot uur bij, en de rol van de planner staat daarin net zo genoteerd als de aankomsttijd van de fotograaf of het moment dat de bruidstaart wordt aangesneden. Voor stellen die overwegen om zonder planner te werken en het draaiboek zelf te laten uitvoeren door een getuige of een ouder, is dat een reëel alternatief: het draaiboek bestaat toch al, en met de toegang die je aan een getuige of helper kunt geven tot precies dat deel van het dossier, kan diegene op de dag zelf het overzicht bewaken zonder dat daar een aparte post in het budget voor nodig is. Dat is een besparing die niet uit een korting komt, maar uit het wegvallen van een hele post.
Omgekeerd geldt: wie de weddingplanner wel boekt, moet niet vergeten dat er in de meeste dossiers ook andere blokken zijn die vragen om iemand die het overzicht bewaakt, zoals de trouwambtenaar of het entertainment. Een planner die op de dag zelf aanwezig is, kan het contactpunt zijn voor die andere leveranciers, wat verwarring op de dag zelf voorkomt. Dat is geen extra kostenpost, maar een reden om de rol van de planner in het draaiboek precies te noteren: wie belt de band als die te laat is, wie stuurt de fotograaf als het schema uitloopt. Die duidelijkheid kost niets, maar staat er alleen als hij is ingevuld.
Wat niet werkt, is besparen door de weddingplanner pas laat te boeken in de hoop op een lagere prijs. Een planner die er pas bij komt als het merendeel van de andere blokken al vastligt, heeft geen ruimte meer om afspraken te combineren of leveranciers te adviseren op basis van wat er al besproken is. De post in het budget komt er op dat moment nog wel gewoon bij, met dezelfde velden voor aanbetaling en restbetaling, maar het werk dat de planner dan nog kan doen is beperkter voor hetzelfde bedrag. Wie wil besparen, kijkt dus niet naar het moment van boeken als onderhandelingsmoment, maar naar de vraag of het werk dat wordt ingekocht, werk is dat het systeem anders al gedeeltelijk voor jullie doet.
De kern van deze keuze is dus niet of een weddingplanner duur of goedkoop is, maar of de taken die hij overneemt taken zijn die jullie, met de gidsen en het budgetoverzicht die er al zijn, ook zelf hadden kunnen doen. Wie dat per taak bekijkt in plaats van de hele rol in één keer te boeken, houdt de mogelijkheid open om precies dat deel in te kopen waar echt behoefte aan is, en de rest zelf te blijven doen, zichtbaar in hetzelfde budget en hetzelfde draaiboek als al het andere.