Bruidswarenhuis
Eén keuze bepaalt of de rest van je dossier zichzelf gaat invullen of dat jullie alles zelf blijven uitzoeken: de weddingplanner. Niet omdat die persoon leuker is dan een fotograaf of een cateraar, maar omdat een weddingplanner de andere blokken op de homepagina kan overnemen. Daarom hoort deze keuze niet ergens halverwege je planning, maar aan het begin, als eerste vraag die je jezelf stelt voordat je aan locatie, kleding of catering begint.
De reden is praktisch. Zodra je het blok weddingplanner op de homepagina aanmaakt, kun je aangeven of die persoon ook de andere blokken voor je regelt of dat jullie dat zelf blijven doen. Vul je een weddingplanner in die alles overneemt, dan verandert de manier waarop je naar de rest van het dossier kijkt: je gaat het lezen als overzicht van wat er gebeurt, niet als lijst van wat je zelf nog moet uitzoeken. Sla je dit blok over, dan blijft elk ander blok, van trouwlocatie tot bruidstaart, iets dat jullie tweeën zelf invullen, met de gidsen als hulp.
Een voorbeeld. Een stel begint aan hun dossier en maakt eerst het blok fotograaf aan, omdat ze een datum in hun hoofd hebben en bang zijn dat goede fotografen volboekt raken. Drie weken later spreken ze met een weddingplanner die zegt dat hij ook de styling en de catering doet. Nu moeten ze het blok fotograaf dat er al staat naast het blok weddingplanner leggen en zelf beslissen wie waarover gaat. Dat werkt, maar het is dubbel werk vergeleken met andersom beginnen: eerst de weddingplanner vastleggen, dan pas de overige blokken aanmaken, met in elk daarvan de aantekening of de planner dat onderdeel doet of dat jullie het zelf doen.
Wat een weddingplanner niet automatisch overneemt is het budget. Ook als je een planner hebt die alles regelt, blijft elke losse leverancier die hij of zij voor jullie boekt een eigen post in het budget, met een naam, een categorie en een bedrag. Het blok weddingplanner krijgt daarnaast zijn eigen post: wat je aan de planner zelf betaalt, los van wat er aan cateraar of fotograaf gaat. Bij die post vul je in wat er is afgesproken, wanneer het betaald moet worden, en apart het bedrag van de aanbetaling en het bedrag van de restbetaling. Het systeem telt dat niet vooraf voor je op; het rekent uit wat er van wat jullie hebben ingevuld nog openstaat.
Dat onderscheid tussen aanbetaling en restbetaling is bij een weddingplanner minder vanzelfsprekend dan bij een cateraar of een fotograaf, omdat het contact langer duurt. Een fotograaf lever je op de trouwdag zijn werk en daarna de rest van het bedrag; een weddingplanner werkt maanden mee, met overleg, afspraken bij leveranciers en aanwezigheid op de dag zelf. Sommige planners vragen daarom een aanbetaling bij het tekenen van het contract en de rest pas na de bruiloft, andere werken in twee of drie termijnen verspreid over de planning. Wat de afspraak ook is, je zet in het budget alleen de bedragen en data die in jullie eigen contract staan. Verzin geen gemiddelde termijn; vul in wat er met de planner is afgesproken.
Het draaiboek is de plek waar het verschil tussen wel of geen weddingplanner het duidelijkst wordt. Heb je geen planner, dan staat in het draaiboek voor de trouwdag alleen wat er per uur gebeurt, en ben je zelf degene die dat overzicht bijhoudt en op de dag zelf naleeft. Heb je wel een weddingplanner die de dag begeleidt, dan komt die persoon terug als vaste naam bij de uren waarop hij of zij aanwezig is: het moment dat de planner arriveert, het moment waarop hij het contact met de cateraar overneemt, het moment waarop hij de fotograaf naar de volgende locatie stuurt. Het draaiboek registreert dat voor jullie niet automatisch; jullie vullen zelf in welk uur de planner welke taak op zich neemt, zodat iedereen die het draaiboek leest, ook de ouders of getuigen aan wie je toegang geeft, weet wie op welk moment het aanspreekpunt is.
Er zijn stellen voor wie een weddingplanner overbodig is, en dat is geen kwestie van geld of van doorzettingsvermogen. Wie zelf tijd heeft, wie de gidsen met leveranciers prettig genoeg vindt om zelf te bellen, en wie er plezier in heeft om alle blokken zelf te vullen, hoeft geen planner aan te maken. Het dossier werkt voor beide situaties evengoed: met een planner die alles overneemt is het een overzicht van wat er voor je gebeurt, zonder planner is het je eigen werklijst met de gidsen als steun. Het misverstand is te denken dat een weddingplanner nodig is om het systeem goed te laten werken. Dat is niet zo; het systeem verandert alleen van rol.
Waar het wel misgaat, is wanneer je de knoop niet doorhakt en met een half besluit verder plant. Een stel dat overweegt een planner te nemen maar het uitstelt, boekt intussen zelf een locatie, een fotograaf en een cateraar. Als ze drie maanden later toch een planner aannemen, blijkt die drie keuzes al vastliggen die de planner misschien anders had aangepakt, of waarvan hij nu alleen nog de communicatie kan overnemen in plaats van de keuze zelf. Dat is op zich geen ramp, maar het is niet wat je bedoelde toen je een planner zocht om je te ontzorgen. Beter is om, zodra het idee van een weddingplanner serieus wordt, dat blok als eerste aan te maken en pas daarna de rest, ook als je de knoop pas later definitief doorhakt.
Wil je met een specifieke planner werken die niet in de gids staat, dan voeg je die zelf toe via het blok weddingplanner met de optie anders. De post in het budget en de plek in het draaiboek werken daarna precies zo als bij een planner uit de gids: jij vult de bedragen, de data en de taken in, het systeem houdt bij wat er openstaat en waar die persoon op de dag zelf voor staat.
De volgorde is dus simpel, ook al voelt de keuze zelf dat niet. Bepaal eerst of er een weddingplanner komt en wat die overneemt, voordat je de andere blokken op de homepagina aanmaakt. Is het antwoord nee, dan verandert er niets aan hoe je verder plant; je vult gewoon elk blok zelf in, met de gidsen als hulp. Is het antwoord ja, dan bespaart die volgorde je het werk van achteraf herschikken, en weet iedereen die met jullie meekijkt, van de post in het budget tot het uur in het draaiboek, precies wie waarover gaat.