Bruidswarenhuis
Bij honderdvijftig gasten is een weddingplanner vaak degene die knopen doorhakt tussen leveranciers die elkaar niet kennen: de cateraar die om vier uur binnen moet zijn terwijl de locatie pas om half vijf open is, de band die de fotograaf in de weg staat bij het eerste dansje. Bij dertig gasten zijn dat meestal minder losse schakels. Vaak is er één locatie die ook de catering doet, één ruimte voor de ceremonie en het feest, en een gastenlijst die op één A4 past. De vraag of je een weddingplanner nodig hebt, is bij een kleine bruiloft dus niet automatisch nee, maar wel een andere vraag: welk deel van de regie geef je uit handen, en welk deel niet.
Dat is het verschil met een grote bruiloft. Bij honderdvijftig man huur je vaak iemand in om alles te overzien, omdat één mens dat overzicht zelf niet meer kan vasthouden. Bij dertig man is het overzicht meestal wel te behappen; wat ontbreekt is niet het overzicht maar de tijd of de zin om alle telefoontjes zelf te doen. Dat onderscheid bepaalt hoe je de weddingplanner in het dossier zet: als iemand die alles regelt, of als iemand die één specifiek stuk regelt terwijl jullie de rest zelf doen.
De weddingplanner staat als los blok op de homepage van het dossier, naast gemeente, locatie en catering. Dat blok kun je op twee manieren invullen, en dat verschil is bij een kleine bruiloft groter dan bij een grote. De eerste manier is een planner die het hele traject doet: dan hangt aan dat blok een budgetpost voor het volledige honorarium, met een aanbetaling en een restbetaling op een datum die de planner meegeeft. De tweede manier is een planner die alleen de dag zelf coördineert, wat bij kleine bruiloften vaker voorkomt omdat het paar de leveranciers al zelf heeft uitgezocht en alleen iemand wil die op de dag zelf het overzicht houdt. Die tweede vorm levert een veel kleiner bedrag op in het budget, met dezelfde opsplitsing in aanbetaling en restbetaling, maar zonder dat de planner ook in de andere blokken zit.
Wat namelijk niet gebeurt, is dat een weddingplanner automatisch de andere keuzes overneemt. Het blok voor de weddingplanner staat los van het blok voor de fotograaf, de cateraar of de trouwauto. Als jullie een planner inhuren die zelf ook een cateraar aandraagt, voegen jullie die cateraar zelf toe als blok, met de gids erbij als jullie die willen gebruiken of met de eigen leverancier van de planner als jullie die al hebben. Er is geen koppeling die blokken voor je aanmaakt zodra je een planner toevoegt. Dat is expres: bij dertig gasten is de kans groter dat het paar zelf al drie van de vijftien blokken heeft ingevuld voordat er over een planner wordt nagedacht, en die keuzes wil je niet laten overschrijven door wat een planner erbij zou willen zetten.
Zodra de weddingplanner als blok op de homepage staat, ontstaat vanzelf een post in het budget, met de naam van de planner, de categorie waarin die post valt, en de vraag naar het bedrag. Je vult daar in wat is afgesproken, en apart de datum waarop dat bedrag betaald moet zijn. Net als bij andere posten splits je aanbetaling en restbetaling: bij een planner die alleen de trouwdag doet, is dat vaak een klein aanbetalingsbedrag ruim vooraf en de rest in de week na de bruiloft. Bij een planner die het hele traject begeleidt, loopt dat spreiding vaker over meerdere maanden, met een aanbetaling bij het tekenen en een restbetaling rond de bruiloft zelf. Het systeem berekent wat er op elk moment nog openstaat, maar de bedragen en data vul je zelf in, precies zoals die met de planner zijn afgesproken.
Bij een kleine bruiloft valt dit bedrag vaak op tegenover de rest van het budget. Waar bij honderdvijftig gasten de catering en de locatie de grootste posten zijn en een planner daar verhoudingsgewijs klein bij afsteekt, kan bij dertig gasten met een compacte locatie en simpele catering de weddingplanner juist een van de grotere posten worden. Dat is geen fout in het systeem, het is een gevolg van de keuze om iemand in te huren terwijl de rest van de bruiloft klein blijft. Het budgetoverzicht laat dat gewoon zien zoals het is; het systeem oordeelt niet of dat verhoudingsgewijs veel is.
De weddingplanner komt ook terug in het draaiboek van de dag, als de rol die op elk tijdstip staat waar de planner bij betrokken is. Bij een planner die het hele traject deed, staat die naam vaak door het hele draaiboek heen, van het moment dat de eerste leverancier arriveert tot het moment dat de laatste gast weggaat. Bij een planner die alleen de dag zelf doet, staat die naam vaak pas vanaf het middaguur in het draaiboek, en niet bij de onderdelen die het paar zelf al had geregeld met de cateraar of de locatie. Dat onderscheid is precies waarom het handig is om bij het invullen van het draaiboek na te lopen welke rol de planner werkelijk heeft, in plaats van de naam overal automatisch neer te zetten. Bij dertig gasten is de kans namelijk groter dat een van de getuigen of een ouder een deel van die coördinatie op zich neemt, en dan staat die naam in het draaiboek, niet die van de planner.
Bij een kleine bruiloft is het niet vanzelfsprekend dat een weddingplanner ook de gastenlijst, de trouwwebsite of de tafelschikking overneemt. Die onderdelen staan los in het dossier en blijven bij het paar, ook als er een planner is toegevoegd. Wie toegang wil geven aan de planner voor precies het stuk waar die over gaat, kan dat doen zonder dat de planner in de rest van het dossier kan kijken of wijzigen. Dat is bij dertig gasten vaker de praktische keuze dan bij honderdvijftig: het paar wil vaak zelf de gastenlijst bijhouden en alleen de planner laten meekijken in het draaiboek en de kluis met offertes, zonder dat die ook bij het moodboard of de spaarplanning kan.
De vraag of een weddingplanner bij een kleine bruiloft nodig is, valt dus niet in een ja of nee uiteen, maar in de vraag welk blok je toevoegt en hoe ver dat blok reikt. Zet de planner op de homepage, laat het budget de aanbetaling en de restbetaling volgen zoals afgesproken, en loop het draaiboek na op het moment dat de planner er werkelijk bij staat. De rest van de blokken vul je in zoals jullie dat zelf hadden bedacht, of de planner er nu bij is of niet.