Bruidswarenhuis
De vraag bij dit blok is niet of je een weddingplanner inhuurt, maar op welke momenten van de dag die persoon aan zet is en op welke momenten niet. Dat onderscheid staat los van hoeveel je betaalt of welk bureau je kiest. Het gaat om iets anders: wie op de dag zelf de telefoon opneemt als de catering belt dat de bezorging vertraagd is, en wie dat juist zelf wil blijven doen.
Als jullie geen weddingplanner toevoegen, dan is er in het draaiboek geen blok dat die rol vervult. Dat betekent dat elk uur van de dag een naam nodig heeft die eronder staat, en meestal is dat een getuige, een ouder of een van jullie beiden. Wie om elf uur de bloemist binnenlaat bij de locatie, wie de fotograaf naar de juiste kamer stuurt, wie de bruidstaart controleert voordat de gasten arriveren, dat zijn geen taken die zichzelf regelen omdat ze op de gastenlijst staan of in de gidsen zijn opgezocht. Ze staan pas vast zodra iemand naast dat uur in het draaiboek is gezet.
Kies je wel voor een weddingplanner als blok op de startpagina van het dossier, dan verandert er iets specifieks: die persoon kan in het draaiboek naast een blok van uren komen te staan in plaats van naast één moment. Niet omdat het systeem dat automatisch doet, maar omdat jullie dat zo intekenen. Een weddingplanner die vanaf negen uur ochtend tot en met het diner de regie voert, staat in het draaiboek als naam bij elk van die uren, terwijl bij een planner die alleen de laatste twee uur voor de ceremonie aanwezig is, die naam alleen daar verschijnt. Het draaiboek dwingt dat verschil niet af, het toont het gewoon terug zoals jullie het hebben ingevuld.
Daarmee ligt de kern van dit blok niet bij de vraag of een weddingplanner nuttig is, maar bij de vraag welk deel van de dag je uit handen geeft en welk deel niet. Een bruidspaar dat zelf de opstelling van de tafels wil goedkeuren voordat de gasten binnenkomen, zet daar geen naam van de planner naast, ook al heeft die persoon de hele dag geboekt. Een bruidspaar dat niet wil weten of de trouwauto op tijd is, zet die regel juist wel bij de planner. Beide keuzes zijn zichtbaar in hetzelfde draaiboek, uur naast uur, naam naast naam.
Zodra de weddingplanner als blok op de startpagina staat, wordt die keuze vanzelf een post in het budget. Die post krijgt de naam van het bureau of de persoon, de categorie weddingplanner, en het bedrag dat is afgesproken. Bij een planner die alleen de trouwdag zelf begeleidt, is dat bedrag meestal anders dan bij een planner die vanaf de eerste maanden meedenkt over locatie en leveranciers, en dat verschil zie je terug in wat je bij die post invult, niet in iets dat het systeem voor je bepaalt.
Per post vul je in wat er als aanbetaling wordt gevraagd en wat er als restbetaling overblijft, met de datum waarop elk deel betaald moet worden. Bij een weddingplanner ligt die aanbetaling vaak op het moment dat jullie het contract tekenen, ruim voor de bruiloft, terwijl de restbetaling soms pas na de dag zelf volgt, als het bureau de laatste factuur stuurt. Die twee data staan los van elkaar in het overzicht, zodat je niet hoeft te onthouden welk deel van het bedrag al weg is en welk deel nog moet. Het systeem rekent vanzelf uit wat er op een gegeven moment nog openstaat, over deze post en over de andere posten in het budget heen.
Een fout die je hier kunt maken is de weddingplanner boeken nadat de andere blokken al vaststaan, in de veronderstelling dat die persoon dan simpelweg de bestaande afspraken overneemt. Dat werkt averechts. Een trouwlocatie die drie maanden eerder is vastgelegd, een fotograaf die al een tijdschema heeft doorgegeven, een cateraar die uitgaat van een bepaalde opstelling: die afspraken staan dan al in het dossier, maar de weddingplanner heeft ze niet gemaakt en moet ze dus overnemen zonder de aanloop te kennen. Dat is niet onmogelijk, maar het is iets anders dan een planner die vanaf het begin meekijkt in de blokken en de gidsen, en zelf aangeeft welke leverancier bij welke andere keuze past.
Omgekeerd geldt ook een waarschuwing. Wie een weddingplanner boekt voor de hele periode, maar op de startpagina alle andere blokken zelf blijft invullen zonder dat ergens vast te leggen wie waarover beslist, loopt het risico dat diezelfde beslissing twee keer wordt genomen. De ouders bellen de cateraar terwijl de planner al een wijziging heeft doorgegeven. Dat is geen fout van het systeem, want het dossier laat zien wie toegang heeft tot welk blok, maar het is wel een fout die ontstaat als niemand vooraf heeft afgesproken wie voor welk onderdeel de eerste aanspreekpersoon is.
Niet elke bruiloft heeft een weddingplanner nodig, en dat is geen tekortkoming die je moet compenseren met een extra blok. Een bruidspaar dat een kleine bruiloft viert bij een locatie die zelf een vaste coördinator levert, heeft voor de dag zelf mogelijk al iemand die de rol van planner vervult zonder dat er een apart blok voor nodig is. In dat geval kun je die coördinator gewoon noteren bij de blokken en uren in het draaiboek waar diegene verantwoordelijk voor is, zonder dat er een aparte post in het budget bij komt.
Het blok is dus geen verplicht onderdeel van het dossier, het is een manier om zichtbaar te maken wie op welk moment de regie heeft als jullie daarvoor kiezen. Wie die keuze niet maakt, ziet in het draaiboek vanzelf welke uren nog geen naam hebben, en kan op basis daarvan alsnog beslissen of er een blok bij moet, of dat een getuige of ouder die uren prima kan invullen.
Het draaiboek zelf is een overzicht van uur tot uur, en de weddingplanner komt daarin niet als apart onderdeel, maar als naam naast de uren waarvoor die persoon is ingepland. Bij een planner die de hele dag aanwezig is, betekent dat een reeks uren met dezelfde naam ernaast, van de ochtendvoorbereiding tot het einde van het feest. Bij een planner die alleen de overdracht tussen ceremonie en receptie begeleidt, staat die naam bij dat ene blok, en bij de uren daarvoor en daarna staat een andere naam, van jullie zelf of van iemand die jullie daarvoor hebben aangewezen.
Dat overzicht is precies wat aan het begin van deze pagina de kern van de vraag was: niet of een weddingplanner de dag beter maakt, maar op welke momenten die persoon in het draaiboek verschijnt en op welke momenten niet. Die uren vul je zelf in, op basis van wat is afgesproken, en het draaiboek toont vervolgens exact dat beeld terug, zonder daar iets aan toe te voegen of van te veronderstellen.