Bruidswarenhuis
De weddingplanner is geen leverancier zoals de andere blokken op de home. Een fotograaf annuleren raakt één post in het budget en één regel in het draaiboek. Een weddingplanner annuleren raakt alles waar die planner tussen zat: de afspraken met de locatie, de deadlines bij de catering, misschien de communicatie met de fotograaf. Voor je aan annuleren begint, is het dus belangrijk te weten wat die persoon voor jullie deed, en wat er zonder die persoon zelf weer bij jullie terugkomt.
Of annuleren duur is, hangt af van wat er is afgesproken bij het vastleggen van dat blok. Sommige weddingplanners werken met een vast bedrag voor het hele traject, andere met een percentage van het totale budget, weer andere per uur of per onderdeel. Wat jullie hebben afgesproken staat, als het goed is, al in het dossier: bij het blok weddingplanner op de home zijn de gegevens van de post in het budget na te lezen, met de aanbetaling die al is gedaan en de restbetaling die nog moet volgen. Dat is het eerste waar je kijkt, niet in een la met papieren.
De aanbetaling ben je in de meeste gevallen kwijt. Dat is niet iets wat het systeem beslist, dat volgt uit wat er in de overeenkomst met de planner staat, maar het is wel de reden waarom de aanbetaling in het budget apart wordt bijgehouden van de restbetaling. Stel dat jullie drie maanden geleden 500 euro aanbetaald hebben aan een planner en de restbetaling van 1500 euro over twee maanden moet gebeuren: bij annuleren nu, weet je uit die twee bedragen meteen waar je financieel staat, zonder dat je moet uitrekenen wat al betaald is en wat nog open stond.
Op de home kun je een blok verwijderen zodra je met een leverancier klaar bent, of net andersom, zodra je van een leverancier af wilt. Bij de weddingplanner is dat een moment om niet te haasten. Verwijder je het blok direct, dan verdwijnt ook het overzicht van wat die planner voor jullie regelde: welke leveranciers via die persoon liepen, welke afspraken er lagen. Het is verstandiger eerst te kijken wat er in het draaiboek en bij de andere blokken op naam van de planner staat, voor je het blok weghaalt. Een voorbeeld: als de planner de communicatie deed met de cateraar over de aankomsttijd van het diner, dan staat dat misschien alleen in het hoofd van de planner en niet in het draaiboek zelf. Dat moet dan eerst ergens anders komen te staan, bij het blok catering, voor het overzicht klopt.
In het draaiboek staat de planner meestal niet als één blok maar als naam bij losse onderdelen: wie de opstelling bij de ceremonie regelt, wie de leveranciers aanstuurt op de dag zelf, wie het contact is als er iets misgaat tijdens het feest. Annuleer je de planner, dan vervalt niet het draaiboek zelf, maar wel de persoon die bij die regels stond. Die regels blijven dus open staan tot jullie zelf, of iemand anders, daar een naam bij zetten. Dat is het moment waarop je merkt wat een weddingplanner werkelijk deed: niet de losse taken, maar het feit dat er één naam was die alles behalve de keuzes zelf uit handen nam.
Verzetten is iets anders dan annuleren, en dat onderscheid is in het dossier ook anders terug te zien. Bij annuleren haal je het blok weg of laat je het leeg. Bij verzetten, bijvoorbeeld omdat de trouwdatum verschuift, blijft het blok staan en verandert alleen de datum waarop de restbetaling moet gebeuren, en de datums in het draaiboek die aan die planner vast zaten. Verzet de bruiloft drie maanden, dan verzet je in het budget de datum van de restbetaling mee, zodat het systeem blijft rekenen met wat er werkelijk nog open staat op het moment dat het opnieuw moet worden betaald.
Een praktisch voorbeeld: een bruidspaar heeft de trouwdatum in mei vastgelegd met een weddingplanner, aanbetaling van 400 euro gedaan in januari, restbetaling van 1200 euro gepland voor april. In maart verschuift de bruiloft naar september. Ze passen de datum van de restbetaling aan naar augustus. De aanbetaling van 400 euro staat er nog steeds als gedane betaling; die verandert niet mee met de nieuwe datum, want die is al overgemaakt. Wat wel verandert is het moment waarop het systeem laat zien dat er nog 1200 euro open staat en wanneer dat verwacht wordt.
Sommige stellen beginnen met een weddingplanner en besluiten later zelf verder te gaan, om wat voor reden dan ook. Dat betekent niet dat het dossier opnieuw moet beginnen. De blokken die de planner had aangeraakt, zoals de locatie of de catering, blijven gewoon staan met hun eigen budgetpost en hun eigen aanbetaling en restbetaling. Wat verandert is alleen wie er verantwoordelijk is voor het overzicht: dat was de planner, dat worden jullie. Het is dan zaak om bij elk blok waar de planner bij stond na te gaan of alle contactgegevens van de leverancier ook echt in het dossier staan, en niet alleen bij de planner bekend waren. Wie zelf verder gaat zonder planner, kan bij elk van de andere blokken op de home de gegevens van de leverancier controleren en aanvullen waar nodig, zodat niets alleen in het hoofd van de vertrokken planner zat.
Niet elke onvrede met een planner betekent dat het blok weg moet. Als de planner een taak niet goed uitvoerde maar de afspraak verder houdbaar is, is het vaak genoeg om alleen de afspraken in het draaiboek aan te passen, zonder het blok zelf te veranderen. Denk aan een planner die de tafelschikking verkeerd had doorgegeven aan de locatie: dat is een fout die je herstelt bij het blok trouwlocatie en in het draaiboek, niet een reden om de hele samenwerking met de planner te beëindigen. Annuleren is voor het moment dat de samenwerking zelf stopt, niet voor elk detail dat anders moet.
De kern van deze keuze, anders dan bij de andere blokken op de home, is dat annuleren nooit op zichzelf staat. Het raakt de andere blokken die via de planner liepen, het raakt het draaiboek waar de planner bij losse onderdelen als naam stond, en het raakt de bedragen die al aanbetaald zijn en niet meer terugkomen. Wie voor annuleren of verzetten kiest, doet er goed aan eerst het budget en het draaiboek na te lopen op wat er via de planner geregeld was, voor het blok zelf wordt aangepast.