Bruidswarenhuis
De bruiloft is geweest, maar het blok weddingplanner op de homepage van het dossier staat er nog. Dat is niet iets wat je vergeet weg te halen: er staat waarschijnlijk nog een restbetaling open, en die post in het budget verdwijnt niet vanzelf omdat de dag voorbij is. Deze pagina gaat over die laatste stap, en over de vraag hoe ver het uit handen geven van de bruiloft ook doorloopt na de bruiloft zelf.
Wie een weddingplanner heeft ingeschakeld om alle andere keuzes te laten regelen, merkt na de dag zelf dat er nog één keuze overblijft die niemand anders voor je doet: afronden. In het budget staat de post weddingplanner met een aanbetaling die al lang betaald is, en een restbetaling met een datum. Die datum ligt vaak kort na de bruiloft, soms twee weken, soms een maand. Het systeem laat die post gewoon open staan tot je het bedrag invult en de datum afvinkt. Er verandert niets automatisch omdat de trouwdag achter je ligt.
Een voorbeeld. Marieke en Tom hadden een weddingplanner die de catering, de locatie en de muziek had gecoördineerd. In het budget stond bij het blok weddingplanner een aanbetaling van veertig procent, betaald drie maanden voor de bruiloft, en een restbetaling die pas na afloop verschuldigd was, omdat in de afspraak stond dat de laatste termijn kwam na evaluatie van de dag. Die evaluatie was een kort gesprek, twee weken na de bruiloft, waarin ze samen doornamen of alles was gegaan zoals afgesproken. Pas daarna maakten ze het restbedrag over. In het dossier bleef die post op openstaand staan tot ze het bedrag en de datum van betaling hadden ingevuld. Zonder die stap had het budget een post laten zien die nooit werd afgesloten, terwijl het geld al lang overgemaakt was buiten het systeem om.
De post in het draaiboek is iets anders dan de post in het budget. Het draaiboek gaat over de dag zelf, uur voor uur: aankomst leverancier, ceremonie, diner, laatste dans. De weddingplanner staat daar meestal bij als aanspreekpunt gedurende die uren, niet als taak na afloop. Wie in het draaiboek had gezet dat de weddingplanner om vijf uur ‘s middags de bloemist aanstuurt, ziet die regel niet veranderen na de bruiloft. Het draaiboek is een verslag van die ene dag en blijft dat, ook met terugwerkende kracht. Wat er na de dag nog moet gebeuren met de weddingplanner staat dus niet in het draaiboek, maar in het budget en, als je dat gebruikt, in het trouwdagboek als aantekening voor jezelf.
De vraag die deze pagina moet beantwoorden is welke keuze je uit handen geeft en welke niet. Een weddingplanner die alles heeft gecoördineerd, nam voor de dag zelf de communicatie met leveranciers over: de fotograaf wist waar te staan, de cateraar wist hoe laat het diner moest beginnen. Na de bruiloft komt die overdracht niet terug. De weddingplanner belt niet namens jullie de fotograaf om te vragen wanneer de foto's klaar zijn. Dat blok staat nog los op de homepage, met eigen contactgegevens, en de communicatie daarover loopt weer via jullie zelf, of via wat je in de kluis aan contracten hebt liggen om te zien wat er precies was afgesproken over levertijden.
Dat is meteen waar het misgaat als je ervan uitgaat dat de weddingplanner ook dit overneemt. Sommige stellen laten de post weddingplanner in het budget openstaan, in de veronderstelling dat de planner ook de nazorg factureert en zelf wel langskomt. Maar een afspraak over nazorg staat er alleen in als je dat vooraf met de planner had vastgelegd, in de kluis, in het contract. Staat het er niet in, dan is de afronding een kwestie van het restbedrag overmaken volgens de afspraak, de post in het budget afsluiten, en verder niets. Er is geen automatische melding die je waarschuwt dat er nog een gesprek moet volgen; dat weet je alleen als je het contract er zelf op naslaat.
Omgekeerd is er ook een situatie waarin je helemaal niets meer moet doen met het blok. Wie een weddingplanner had ingehuurd voor uitsluitend de dag zelf, coördinatie op locatie, geen nazorggesprek, geen resterende taken, sluit de post af zodra het restbedrag is betaald en laat het daar. Het blok blijft dan in het dossier staan als onderdeel van de geschiedenis van de bruiloft, net als de post voor de bruidstaart of de trouwauto. Er is geen reden om het te verwijderen, en het systeem vraagt er ook niet om.
Hoe zit het met de aanbetaling in dit hele plaatje. Die stond, in het voorbeeld van Marieke en Tom, ver voor de bruiloft al vast en was al lang verwerkt in het budget toen de trouwdag aanbrak. Die aanbetaling verandert niet meer na afloop; die geschiedenis staat vast. Wat overblijft is alleen de restbetaling, en het is dat bedrag waar de aandacht na de bruiloft naar uitgaat. Wie het restbedrag laat liggen omdat de bruiloft toch al achter de rug is, ziet in het budget een post die nooit sluit, met een betaaldatum die inmiddels verstreken is. Dat is geen probleem dat vanzelf oplost.
Het blok zelf, op de homepage, hoeft niet aangepast te worden na de bruiloft. Er is geen apart vak voor ‘afgerond’ of ‘niet afgerond’; het enige signaal dat iets nog open staat, komt uit het budget, waar een post met een openstaand bedrag zichtbaar blijft tot je het invult. Voor stellen die tijdens de bruiloft twee weddingplanners hadden, bijvoorbeeld een hoofdplanner en een assistent voor de ceremonie apart, geldt dezelfde afronding voor beide blokken los van elkaar: elk blok heeft zijn eigen post, eigen aanbetaling en eigen restbetaling, en die twee lopen niet gelijk op alleen omdat de bruiloft voor allebei tegelijk voorbij was.
De volgorde is dus eenvoudig, ook al voelt de bruiloft als het eindpunt. Eerst kijk je, als de laatste factuur binnenkomt, of het bedrag overeenkomt met wat in het contract in de kluis stond. Dan vul je dat bedrag en de betaaldatum in bij de post weddingplanner in het budget. Als er een nazorggesprek was afgesproken, plan je dat, maar dat gesprek zelf staat nergens in het systeem ingepland; dat regel je net als elk ander telefoontje. En als er niets meer was afgesproken na de dag zelf, is de laatste stap alleen die betaling, en daarna is dat blok klaar, niet omdat het systeem dat zegt, maar omdat er niets meer open staat.