Bruidswarenhuis
Voordat je een contract met een weddingplanner tekent, is er één vraag die boven alle andere vragen staat: wat mag deze persoon zelf beslissen, en wat leg je terug bij jullie. Dat is niet dezelfde vraag als bij een fotograaf of een cateraar. Bij die twee leg je vast wat ze leveren en wanneer. Bij een weddingplanner leg je vast hoeveel van de rest van de bruiloft via haar of hem gaat lopen. Dat is een andere soort afspraak, en die verdient een ander soort aandacht op papier.
Er zijn twee vormen die in de praktijk vaak door elkaar lopen zonder dat het contract dat helder maakt. De eerste vorm is de planner die adviseert en jullie laat kiezen: die stelt drie cateraars voor, jullie bellen ze, jullie tekenen zelf. De tweede vorm is de planner die namens jullie boekt: die heeft een volmacht, sluit contracten af met leveranciers, en informeert jullie achteraf of vooraf, afhankelijk van wat er is afgesproken. Beide vormen zijn gangbaar. Het probleem ontstaat wanneer het contract niet zegt welke van de twee het is, en het bruidspaar er halverwege achter komt dat er al een trouwauto is geboekt die ze zelf niet hebben gezien.
Daarom is het eerste punt om op papier te zetten: mag de weddingplanner namens jullie tekenen, en als dat zo is, tot welk bedrag zonder overleg. Een planner die tot honderd euro zelf mag beslissen over bijvoorbeeld bloemen voor op de tafels, werkt anders dan een planner die bij elk bedrag eerst belt. Beide kunnen goed werken. Niet vastgelegd, werkt geen van beide goed.
Op de startpagina van het dossier staat de weddingplanner als eigen blok, net als de trouwlocatie of de fotograaf. Dat blok is de plek waar het contract met de planner zelf staat: het bedrag voor de planner, de aanbetaling, de datum van de restbetaling. Dat is één post in het budget, met de weddingplanner als leverancier en de eigen categorie.
Wat er niet gebeurt, is dat de andere blokken onder dat blok verdwijnen. Als de weddingplanner de catering regelt, blijft catering een eigen blok op de startpagina, met de cateraar als leverancier, het bedrag, de aanbetaling en de restbetaling apart ingevuld. De weddingplanner kan degene zijn die het contact heeft gelegd, maar in het budget staat het bedrag bij de cateraar, niet bij de planner. Zo zie je in één blik wat de bruiloft aan de planner kost en wat de bruiloft aan de rest kost, in plaats van één post die alles bij elkaar veegt en onduidelijk maakt wat waarvoor is.
Dat onderscheid is precies waar het misgaat als je het niet vastlegt. Een stel dat de weddingplanner alles laat regelen zonder per leverancier apart te noteren wat er is afgesproken, komt er bij de eindafrekening achter dat niemand meer weet of de aanbetaling voor de trouwauto via de planner is gelopen of rechtstreeks. Wie dat per blok bijhoudt, met de leverancier, de aanbetaling en de restbetaling los van elkaar, kan dat verschil altijd teruglezen, ook een jaar later.
Bij het blok van de weddingplanner hoort een gids met weddingplanners in Nederland, met hun website en telefoonnummer, voor wie nog aan het zoeken is. Heb je al iemand op het oog via een aanbeveling, dan voeg je die handmatig toe. De gids gaat over de keuze van de planner zelf. Ze gaat niet over de leveranciers die de planner voor jullie kiest. Die keuzes maak je zelf terug in de eigen blokken, met de gidsen die daar horen, ook als de planner het eerste voorstel heeft gedaan. Zo blijft zichtbaar wie welke keuze heeft aangedragen en wie hem heeft vastgelegd, ook als dat dezelfde persoon niet is.
Het tweede punt om vast te leggen is wat er op de dag zelf gebeurt. Een weddingplanner die alleen tot de bruiloft meedenkt, is iets anders dan een weddingplanner die op de dag zelf aanwezig is en het draaiboek uitvoert. Staat dat laatste in het contract, dan is het draaiboek in het systeem de plek waar dat concreet wordt: het overzicht van uur tot uur waarin te zien is wanneer de planner er moet zijn, welk moment ze aankondigt en op welk moment ze bijstuurt als iets uitloopt. Zonder dat overzicht is de afspraak over de dag zelf een goede bedoeling. Met het overzicht is het een tijdstip.
Stel dat de ceremonie om vier uur begint en het diner om zes uur. Zonder draaiboek is dat een aanname die iedereen anders invult. Met het draaiboek staat er wanneer de planner de laatste check doet bij de cateraar, wanneer de fotograaf verwacht wordt voor de groepsfoto, en op welk moment er ruimte is als de ceremonie uitloopt. De weddingplanner werkt dat overzicht mee uit, maar het overzicht zelf staat in het dossier van jullie beiden, niet alleen bij de planner. Dat is het derde verschil met andere leveranciers: bij een fotograaf leg je een tijdstip vast waarop hij komt, bij een weddingplanner leg je vast dat zij het overzicht van alle tijdstippen mee bewaakt.
Niet elk contract met een weddingplanner moet uitgebreid zijn. Wie alleen op de dag zelf iemand wil die het draaiboek bewaakt, zonder dat die persoon ook leveranciers voor je kiest, hoeft geen volmacht en geen afspraken over budgetten per leverancier op papier te zetten. Dat is dan simpelweg niet aan de orde. Het contract moet kloppen met wat er werkelijk wordt afgesproken, niet met wat in een modelcontract standaard lijkt te staan. Een stel dat zelf alle leveranciers al heeft geboekt en de planner alleen inhuurt voor de laatste twee weken en de dag zelf, heeft een kort contract nodig: taken, tijdstip van beginnen, uren op de dag zelf, en het bedrag met de aanbetaling en de restbetaling. Verder niets.
Wie er twee weddingplanners op wil zetten, bijvoorbeeld één die tot de dag meedenkt en één die alleen op de dag zelf aanwezig is, zet daarvoor zelf een tweede blok op de startpagina. Beide krijgen dan hun eigen post in het budget, hun eigen aanbetaling en restbetaling, en allebei hun eigen plek in het draaiboek voor wat ze op de dag doen. Zo blijft ook dat onderscheid leesbaar, in plaats van dat het in één post samenvalt.
Wat er op papier moet staan voor je tekent, is dus geen lijst met losse punten die je afvinkt. Het is één beslissing die daarna in drie vormen terugkomt: het bedrag en de betaling in het budget, de omschreven bevoegdheid in het contract zelf, en het tijdstip van aanwezigheid in het draaiboek. Die drie moeten elkaar niet tegenspreken. Staat in het contract dat de planner tot driehonderd euro zelf mag beslissen, dan moet dat ook terug te lezen zijn in de manier waarop jullie de andere blokken bijhouden: wie heeft dit besluit genomen, en klopt dat bedrag met wat er in het budget staat. Zodra die drie met elkaar overeenkomen, is de afspraak met de weddingplanner niet minder belangrijk dan de rest van de bruiloft, maar wel minder onzeker.