Bruidswarenhuis
Een buitenceremonie die kletsnat wordt, een tent die alsnog nodig is, gasten die binnen moeten eten terwijl alles voor buiten was bedacht: dit zijn geen dingen die je op de dag zelf uitzoekt. Op de dag zelf is er geen tijd om drie leveranciers te bellen en te bedenken wie waarvoor verantwoordelijk is. Die vraag hoort bij de afspraken die je maakt zodra je de weddingplanner vastlegt, niet bij de afspraken die je maakt als de bui al hangt.
De kern van de vraag is wie de knoop doorhakt. Er zijn twee manieren om dit te regelen, en ze zijn wezenlijk verschillend. In de eerste manier leg je bij de weddingplanner de bevoegdheid om zelf te beslissen: bij een bepaalde windkracht of neerslagkans wordt automatisch overgestapt op het binnenplan, zonder dat jullie nog gebeld worden om toestemming te geven. In de tweede manier houd je die beslissing zelf, en is de weddingplanner degene die het alternatief voorbereidt maar niet uitvoert zonder jullie akkoord. Beide zijn te verdedigen. De eerste is rustiger voor jullie, de tweede geeft jullie meer grip. Wat niet werkt is het niet afspreken: dan blijkt op de ochtend zelf dat niemand zich bevoegd voelt om de tent te laten opbouwen, terwijl de tentverhuurder om tien uur al weg moet zijn voor de volgende klus.
Als jullie de weddingplanner de bevoegdheid geven, geldt dat niet automatisch voor alle andere keuzes. Een weddingplanner die mag beslissen over de opstelling van tafels bij regen, beslist daarmee niet over de fotograaf of de catering. Wil je dat één persoon alles overneemt zodra het misgaat, dan is dat een aparte afspraak, en een aparte vraag: mag de weddingplanner ook de fotograaf bijsturen naar een andere locatie, of de catering laten weten dat de opstelling wijzigt. Sommige bruidsparen willen dat bewust bij één blok leggen. Anderen willen liever dat elke leverancier zijn eigen plan bij slecht weer heeft, en dat de weddingplanner die plannen alleen op elkaar afstemt. Wat je hier kiest, bepaalt hoeveel telefoontjes er die ochtend nog gepleegd moeten worden, en door wie.
Dit hele gesprek hoort bij het gesprek dat je al voert wanneer je het blok weddingplanner op de homepage van het dossier zet. Dat blok staat naast de andere blokken: gemeente, trouwlocatie, catering, entertainment. Bij het vastleggen van de weddingplanner is dit een van de dingen die je in het gesprek met de leverancier zelf ter sprake brengt, en die je vervolgens ergens vastlegt zodat je het niet drie maanden later opnieuw moet uitzoeken. Praktisch betekent dit dat je de gemaakte afspraak vastlegt bij de post die bij het blok weddingplanner hoort in het budget, zodat ook is vast te leggen wat een eventuele wijziging kost. Een tent die alleen wordt neergezet als het misgaat, kan een aparte kostenpost zijn met een eigen datum waarop die betaald moet worden, los van de vaste vergoeding van de weddingplanner zelf.
Het blok weddingplanner wordt namelijk vanzelf een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie waar die onder valt en het bedrag dat is afgesproken. Bij die post vul je de aanbetaling in en apart de restbetaling, elk met een eigen datum. Is er een regeling voor slecht weer die een extra kostenpost met zich meebrengt, dan zet je die als eigen post neer, gekoppeld aan hetzelfde blok. Zo zie je in het budget niet alleen wat de weddingplanner zelf kost, maar ook wat het weeralternatief kost als het wordt ingezet, en wanneer die bedragen betaald moeten worden. Dat voorkomt dat een tent die op het laatste moment wordt bijgehuurd een verrassing is op de rekening in plaats van een post die al stond ingepland.
De afspraak zelf komt daarnaast terug in het draaiboek. Dat draaiboek loopt van uur tot uur door de dag, en een regeling voor slecht weer hoort daar met een tijdstip in te staan, niet als losse aantekening ergens anders. Stel dat is afgesproken dat de weddingplanner om acht uur ochtend het weerbericht checkt en dan uiterlijk om negen uur de knoop doorhakt: dat moment staat dan als apart punt in het draaiboek, met wie erbij betrokken is en wat er daarna gebeurt. Zonder dat vaste moment in het draaiboek is de kans groot dat de beslissing pas wordt genomen wanneer de eerste gasten al onderweg zijn, en dan is er geen tijd meer om de tent nog op te bouwen.
Er is een praktisch verschil tussen een weddingplanner die dit als vast onderdeel van de afspraak meeneemt, en een weddingplanner bij wie dit apart besproken en vastgelegd moet worden. Sommige leveranciers werken standaard met een alternatief plan bij ontvangst van de opdracht; andere doen dat alleen als je er zelf om vraagt. Dat verschil hoor je te weten voordat je vastlegt, niet erna. Wie zijn eigen weddingplanner al heeft en die handmatig toevoegt aan het dossier, kan dezelfde vraag stellen en het antwoord in dezelfde post bij het budget en dezelfde regel in het draaiboek zetten.
Het is niet voor elk bruidspaar nodig om deze bevoegdheid volledig aan de weddingplanner te geven. Een buitenceremonie op een landgoed met een vaste overkapping in de tuin heeft een ander risico dan een receptie op een strand zonder enige beschutting. In het eerste geval is de kans dat er iets moet veranderen klein, en kan een korte afspraak volstaan: bij aanhoudende regen verplaatst de plechtigheid naar de veranda, een beslissing die de locatie zelf al standaard aanbiedt. In het tweede geval is een uitgewerkt alternatief met een eigen tijdlijn eerder nodig, en is het zinniger om de weddingplanner daar wel de bevoegdheid voor te geven, simpelweg omdat er geen tijd is om als bruidspaar zelf nog te overleggen terwijl de gasten al aankomen.
Wat hierbij niet nodig is, is een uitgebreide reeks noodplannen voor elk denkbaar scenario. Eén helder afgesproken alternatief, met een duidelijk moment waarop de knoop wordt doorgehakt en een duidelijke persoon die dat doet, is meer waard dan drie plannen die elkaar tegenspreken. Wie voor elk weertype een ander plan optuigt, loopt het risico dat niemand nog weet welk plan geldt op de dag zelf. Eén regeling, vastgelegd bij de post in het budget en met een vast moment in het draaiboek, is voldoende om te voorkomen dat het weer de dag overneemt in plaats van het plan.