Bruidswarenhuis
Er is een verschil tussen een weddingplanner die het hele traject begeleidt en een weddingplanner die alleen op de dag zelf verschijnt. Dat tweede type heet in de praktijk vaak dagcoördinator, en het is een aparte keuze met een aparte vraag: wie zorgt dat het draaiboek dat jullie maandenlang hebben opgebouwd op de dag zelf ook wordt uitgevoerd, zonder dat jullie zelf op je horloge kijken.
Die vraag is los te maken van alle andere keuzes die je in het dossier hebt staan. Je fotograaf, cateraar en locatie werken allemaal met jullie zelf als schakel, tenzij iemand anders die rol overneemt. Zonder dagcoördinator ben jij, of je getuige, of je vader, degene die de fotograaf appt dat de ceremonie tien minuten uitloopt en die tegen de cateraar zegt dat het voorgerecht kan beginnen. Met een dagcoördinator ligt die schakel bij iemand die het draaiboek al kent voordat de dag begint.
Of je die overdracht wilt, hangt af van wie er anders die rol op zich neemt. Bij een bruiloft van dertig gasten in een zaal die je al drie keer hebt bezocht, kan een nuchtere getuige met een print van het draaiboek voldoende zijn. Bij een bruiloft met een ceremonie op de ene locatie en een feest op een andere, met een cateraar die om vier uur precies wil beginnen met opbouwen, is het prettig als er iemand is die niet ook nog bruid of bruidegom moet zijn.
Je zet de weddingplanner voor de dag zelf als blok op de homepagina, naast de andere blokken die je al hebt staan. Staat dagcoördinatie niet in de standaardlijst, dan voeg je het toe via anders, met de naam van de persoon of het bureau erbij. Vanaf dat moment staat die keuze naast je fotograaf en je cateraar, niet erboven en niet erachter: het is één van de blokken waaruit het dossier bestaat, met zijn eigen gids van leveranciers die dit als dienst aanbieden, compleet met website en telefoonnummer.
De post in het budget die daar automatisch bij hoort, werkt zoals elke andere post: leverancier, categorie, waarvoor het is. Bij een dagcoördinator vul je meestal een vast bedrag in voor de uren op de dag zelf, soms met een intakegesprek dat los gefactureerd wordt. Je zet de aanbetaling apart van de restbetaling, met de datum waarop elk bedrag verschuldigd is, en het systeem laat zien wat er op een gegeven moment nog openstaat. Dat is verder niets bijzonders vergeleken met een post voor de catering of de locatie; het is wel een post die je makkelijk vergeet als je aanneemt dat familie de coördinatie er wel bij doet, en dan alsnog besluit iemand in te huren wanneer het al laat is om nog een goede te vinden.
Het echte verschil zit in het draaiboek. Zonder dagcoördinator is het draaiboek een document dat jullie zelf hebben gemaakt en dat jullie zelf op de dag moeten kennen, naast alles wat er verder gebeurt: aankleden, foto's, de zenuwen van een moeder die iets wil rechtzetten. Met een dagcoördinator is dat draaiboek het werkdocument van iemand anders. Die persoon leest erin wanneer de auto's gepland staan, wanneer de fotograaf klaar moet zijn met de portretten, en op welk moment de dj de eerste dans aankondigt.
Dat betekent niet dat het draaiboek anders wordt opgebouwd; het uur-tot-uur schema dat je in het systeem invult blijft hetzelfde formulier, met dezelfde velden. Het verschil is wie het gebruikt op de dag zelf. Voeg je de dagcoördinator toe als blok, dan kun je diegene ook toegang geven tot precies het deel van het dossier waar die persoon over gaat, zodat het draaiboek niet per mail of op papier hoeft rond te gaan maar in het systeem staat waar het al stond.
Een dagcoördinator neemt de uitvoering van het draaiboek over, niet de beslissingen die daarvoor nodig zijn. Als de cateraar een vraag heeft over een allergie die niet op de gastenlijst staat, of als de trouwambtenaar iets wil afstemmen over de ceremonie, dan is dat iets waar jullie zelf, of iemand die jullie daarvoor hebben aangewezen, vooraf antwoord op moet geven. De dagcoördinator werkt met wat er in het dossier staat; wat er niet in staat, kan die persoon ook niet oplossen op de dag zelf.
Het is daarom geen keuze die alle andere keuzes overbodig maakt. De gidsen bij fotograaf, catering en locatie blijven net zo relevant, en de contactgegevens die je daar hebt vastgelegd zijn precies wat een dagcoördinator nodig heeft om zelfstandig te kunnen bellen als er iets misgaat. Wie geen dagcoördinator inhuurt, kan diezelfde contactgegevens gewoon zelf gebruiken; het blok toevoegen verandert niets aan wat er al in het dossier staat, het verandert alleen wie op de dag zelf degene is die het draaiboek volgt.