Bruidswarenhuis
De vraag of je een weddingplanner per seizoen boekt, is eigenlijk twee vragen. De eerste is wanneer die persoon nog vrij is. De tweede, en die wordt vaker overgeslagen, is hoeveel die ene keuze de rest van jullie planning uit handen neemt. Dat tweede punt bepaalt namelijk of het seizoen voor jullie dossier evenveel gewicht heeft als voor de planner zelf.
In Nederland trouwen de meeste stellen tussen mei en september. Dat is geen vast gegeven dat wij kunnen garanderen, maar het is de reden dat weddingplanners in die maanden doorgaans eerder volgeboekt zijn dan in november of januari. Wie in juni wil trouwen en pas in maart een planner zoekt, loopt de kans dat de agenda voor dat weekend al vol staat. Wie in de winter trouwt, heeft vaak meer keuze en soms ook meer ruimte om over een tarief te onderhandelen, simpelweg omdat er minder vraag is. Dat is geen regel die het systeem voor je toepast, het is een patroon dat je zelf meeneemt in de volgorde waarin je blokken invult.
Hier zit het onderdeel dat dit blok anders maakt dan de andere zestien op de startpagina. Een fotograaf boeken raakt alleen het blok fotograaf. Een weddingplanner boeken raakt, als je dat zo aanpakt, het contact met de trouwlocatie, de catering, het entertainment en soms ook de gemeente. Sommige planners werken op die manier: zij nemen de communicatie met andere leveranciers over, onderhandelen mee over data en stemmen het draaiboek op de dag zelf af. Andere planners doen precies het tegenovergestelde en leveren alleen advies, waarna jullie zelf iedereen benaderen en boeken.
Dat onderscheid is precies waarom we in het dossier niet aannemen welke vorm van samenwerking je hebt. Het blok weddingplanner staat los op de startpagina, naast de andere blokken, en niet erboven. Wie een planner boekt die alles regelt, zet dat gewoon zo in de aantekeningen bij het blok, maar de andere blokken, zoals trouwlocatie of catering, blijven zelfstandig bestaan met hun eigen status en hun eigen post in het budget. Zo zie je in één overzicht wat er per onderdeel al vastligt, ook als de planner degene is die het telefoontje pleegt.
Zodra je het blok weddingplanner invult met een naam en een leverancier, wordt dat vanzelf een regel in het budget. Die regel krijgt de naam van de planner, de categorie weddingplanner en een leeg bedrag dat je zelf aanvult zodra de offerte er is. Sommige planners werken met een vast bedrag voor de hele begeleiding, andere rekenen per uur of per fase, van de eerste afspraak tot de dag zelf. Welk bedrag het ook wordt, je vult het één keer in en het systeem telt het mee bij de rest van de kostenposten, zodat je in het totaaloverzicht ziet wat dit onderdeel doet met wat er nog overblijft voor bijvoorbeeld de trouwjurk of de trouwauto.
Bij die post vul je ook de aanbetaling in en de datum waarop die verschuldigd is, los van de restbetaling die vaak dichter bij de trouwdatum valt of soms pas na afloop. Een planner die je boekt voor een bruiloft in augustus, kan al in januari een aanbetaling vragen om de datum voor jullie vast te houden, terwijl de restbetaling pas in juli aan de beurt is. Door die twee bedragen apart te registreren, zie je meteen wat er dit kwartaal al betaald moet worden en wat nog kan wachten, in plaats van één groot bedrag dat ergens in de toekomst hangt.
Op de dag van de bruiloft komt de weddingplanner terug in het draaiboek, het overzicht van uur tot uur dat je in het dossier bijhoudt. Daar zet je op welk moment de planner aanwezig is, of dat de hele dag is of alleen de opbouw en de ontvangst. Een planner die alleen adviseert in de maanden ervoor, staat mogelijk niet eens in het draaiboek van de dag zelf. Een planner die de regie op locatie voert, staat er juist op vrijwel elk tijdstip bij, van het moment dat de bloemist arriveert tot het moment dat de laatste gast weggaat. Het draaiboek dwingt niets af, het geeft alleen de plek om dat verschil zichtbaar te maken voor jullie en voor iedereen die met toegang meekijkt, zoals een getuige of een ouder die op de dag zelf een rol heeft.
Niet elk stel heeft een weddingplanner nodig, en dat geldt evengoed als je in het hoogseizoen trouwt. Wie zelf tijd heeft, wie een kleine bruiloft plant met een paar vaste leveranciers, of wie liever zelf elk gesprek voert, kan het blok gewoon laten staan zonder het in te vullen. Er verandert dan niets aan de andere blokken; de trouwlocatie, de catering en de fotograaf functioneren onafhankelijk van of er een planner is. Het enige verschil is dat jullie zelf de schakel zijn tussen die keuzes, in plaats van dat één persoon dat overneemt. Voor een bruiloft in een rustige maand, met een overzichtelijk aantal leveranciers, is dat vaak ook helemaal niet nodig. Een weddingplanner wordt vooral waardevol wanneer het aantal losse afspraken groter wordt of wanneer de tijd om die zelf te voeren er niet is, wat in de drukke seizoenen, met kortere aanlooptijd naar beschikbare data, sneller een rol speelt dan in een rustige winterperiode.
Sommige stellen hebben via familie of vrienden al een planner op het oog, iemand die niet in de gidsen staat. Dat kan gewoon: bij het blok weddingplanner staat de mogelijkheid om zelf een leverancier toe te voegen, met naam en contactgegevens, precies zoals dat bij ieder ander blok werkt. Die keuze wordt dan op dezelfde manier een post in het budget, met dezelfde velden voor aanbetaling en restbetaling, ongeacht of die planner uit een gids komt of niet.
De kern van dit blok is dus niet het seizoen zelf, dat is een omstandigheid waar je rekening mee houdt bij het moment van boeken. De kern is de vraag hoeveel je aan die ene persoon overlaat. Dat bepaalt of het blok weddingplanner op de startpagina een eenvoudige regel wordt met een naam en een bedrag, of het knooppunt waar het contact met bijna alle andere blokken doorheen loopt.