Bruidswarenhuis
Tot nu toe kon bijna alles nog verschuiven. Een leverancier die je pas volgende maand belt, een gast die je nog niet hebt gevraagd, een bedrag dat je nog rond schat. Nog drie maanden te gaan is het moment waarop dat verandert. Niet omdat er een regel is die dat zegt, maar omdat de mensen om jullie heen nu zelf om een getal vragen: de cateraar wil weten met hoeveel man ze moet rekenen, de fotograaf wil het tijdschema, en op de trouwwebsite staat een lijst met namen die nog steeds op komt misschien staat.
Deze pagina zet neer wat er in die fase speelt, wat je nu afrondt en waar je in het dossier verder kan lezen als een van die onderdelen meer aandacht nodig heeft dan hier past.
Op de gastenlijst staat elke naam met een status: uitgenodigd, komt, komt misschien of komt niet. In de maanden ervoor was misschien een prima antwoord. Nu niet meer. Een tante die al twee maanden op misschien staat, moet gebeld worden, niet omdat het onbeleefd is om te wachten, maar omdat het aantal komt vanaf hier de basis is voor tafelschikking, catering en soms voor de locatie zelf. Zet je de tafelschikking al in elkaar terwijl er nog twaalf mensen op misschien staan, dan schuif je die schikking straks weer om. Dat is geen ramp, maar het is werk dat je jezelf nu kan besparen door eerst de lijst leeg te bellen en dan pas de tafels te vullen.
Het draaiboek dat je tot nu toe bijhield stond vol met blokken van een uur, misschien twee. Vanaf drie maanden voor de dag zelf wordt dat te grof. De fotograaf wil weten of hij om half twee of om twee uur moet arriveren, de locatie wil weten hoe laat de cateraar de keuken in mag, en de trouwambtenaar wil het exacte moment van de ceremonie, niet het dagdeel. Wie dat nu vastlegt in het draaiboek, merkt dat de andere blokken er vanzelf achteraan vallen: als de ceremonie om drie uur begint, weet de trouwauto ook wanneer hij voor moet rijden. Wie dat laat liggen tot een maand van tevoren, moet iedereen opnieuw benaderen met een tijd die de vorige tijd tegenspreekt.
In het budget staat bij elke post een bedrag, een datum, en een aanbetaling en restbetaling apart. Nog drie maanden te gaan is voor veel leveranciers het moment waarop de restbetaling in zicht komt, niet vandaag al verschuldigd, maar wel de laatste periode om nog iets bij te sturen als er een gat dreigt. Stel dat de trouwlocatie de restbetaling vier weken vooraf vraagt en de bruidskleding twee weken vooraf: dan liggen die twee data dicht op elkaar, ergens in de laatste maand. Wie dat nu al in het budget ziet staan, kan alvast bepalen of het spaarbedrag van deze maand daarvoor moet worden opgehoogd. Wie het niet checkt, ontdekt het pas als beide rekeningen tegelijk binnenkomen.
Het is ook het moment om te kijken of het sparen de afgelopen maanden echt is gelukt. Als er een maand tussen zat waarin het maandbedrag niet opzij is gezet en je hebt gekozen om dat over de resterende maanden te verdelen, dan zijn de laatste drie maanden zwaarder dan de rest. Dat is precies de periode waarin de grote restbetalingen vallen, dus het is geen goed moment om daar voor het eerst achter te komen.
Niet alles moet in deze fase dicht. De trouwkaarten zijn al de deur uit, en de reacties daarop lopen nog door tot vlak voor de dag; daar hoef je nu niets aan te doen behalve de gastenlijst bijhouden. Het moodboard, waarmee je liet zien wat je bedoelde bij bijvoorbeeld de bruidstaart of de aankleding van de locatie, heeft zijn werk gedaan zodra de leverancier het begrepen heeft. Er is geen reden om dat nu nog aan te vullen. En de huwelijksnacht, als die ergens ver vooruit gepland stond, kan gewoon blijven staan zoals hij stond: dat is een van de blokken die niet meebeweegt met de rest van het schema, en die je dus niet opnieuw moet nalopen omdat de ceremonietijd is veranderd.
Ook geldt: als er een leverancier is waarbij alles al bevestigd is, offerte in de kluis, aanbetaling gedaan, tijd in het draaiboek, dan hoeft die nu niet opnieuw gebeld te worden. Het is verleidelijk om in deze fase iedereen nog eens te mailen om te horen of alles klopt, maar wat eenmaal vastligt in het budget en het draaiboek, hoeft niet ter bevestiging terug te komen tenzij er zelf iets wijzigt.
Deze pagina geeft het overzicht van wat er in deze drie maanden speelt. Voor de aantallen op de gastenlijst en hoe die doorwerken in de tafelschikking is er een apart onderdeel waar je de Excel-bestanden uploadt en de standen per gast bijhoudt. Voor de betalingen die nu in beeld komen, met aanbetaling en restbetaling los van elkaar, is het budgetoverzicht de plek om te zien wat er per post nog openstaat. En voor het uur-tot-uur schema van de dag zelf, met de tijden waar de fotograaf, de cateraar en de trouwambtenaar zich op afstemmen, is er het draaiboek. Wat op deze pagina staat, is de volgorde waarin je die drie kan doorlopen: eerst de aantallen vaststellen, dan de tijden, en pas daarna de betalingen die daarop volgen.