Bruidswarenhuis
Drie maanden voor de bruiloft verandert het contact met leveranciers van karakter. Tot nu toe ging het om oriënteren, om offertes vergelijken, om iemand vastleggen. Vanaf dit punt gaat het om bevestigen. Wie je nog moet bellen, belt je niet voor een vrijblijvend gesprek maar om aantallen, tijden en bedragen definitief te maken. Dat onderscheid is belangrijk, want het bepaalt ook wat je in dit gesprek meeneemt en wat je van tevoren al moet weten.
Neem de cateraar als voorbeeld. In een eerder gesprek is misschien afgesproken dat er ergens tussen de tachtig en de honderd gasten komen, met een menu dat nog open lag. Nu moet dat aantal vaststaan, of in ieder geval een aantal waar de cateraar mee kan rekenen. Dat aantal haal je niet uit je hoofd, maar uit de gastenlijst, waar per gast staat of ze komen, komen misschien, of hebben afgezegd. Bel je de cateraar met een schatting terwijl de trouwwebsite al weken reacties binnenkrijgt die je niet hebt verwerkt, dan reken je jezelf voor de gek en de cateraar met je. Werk dus eerst de standen in de gastenlijst bij, en bel daarna.
Hetzelfde geldt voor de locatie. Waar in een eerder gesprek een tijdsblok is afgesproken, wordt dat nu een tijdschema: hoe laat de deuren open zijn voor de leveranciers, hoe laat de eerste gasten er mogen zijn, hoe laat de zaal weer leeg moet zijn. Die tijden zijn niet iets wat je er later nog bij verzint. Ze zijn de basis van het draaiboek dat je de weken daarna uur voor uur invult, en ze bepalen ook hoe laat de fotograaf, de band of de trouwambtenaar aanwezig moeten zijn. Bel je de locatie te laat, dan loop je het risico dat andere afspraken om die tijden heen al vastliggen zonder dat de tijden zelf vaststaan.
De fotograaf, de band of dj, en de trouwambtenaar zijn de andere partijen waarmee dit gesprek nu moet plaatsvinden. Bij de fotograaf gaat het niet meer om de vraag of hij of zij beschikbaar is, dat is al bevestigd, maar om het moment waarop de dag begint: komt de fotograaf bij het aankleden, of pas bij de ceremonie. Bij de band of dj gaat het om de tijden waarop gespeeld wordt en om eventuele wensen die nog niet zijn doorgegeven. Bij de trouwambtenaar gaat het om de tekst van de ceremonie, en om de vraag of er nog iets persoonlijks in moet dat je nog niet had genoemd.
Elk van die gesprekken levert iets op wat vastgelegd moet worden. Niet in een aantekening op een telefoon, maar op de plek in het dossier waar het bij hoort. Een bevestigde datum voor de restbetaling van de cateraar hoort in het budget, bij de post die al eerder is aangemaakt toen je voor deze leverancier koos, met het bedrag, de datum, en het onderscheid tussen wat al is aanbetaald en wat nog open staat. Een bevestigd aantal gasten hoort in de gastenlijst, niet in een appje aan je partner dat je later weer moet opzoeken. Een bevestigd tijdschema hoort straks in het draaiboek. Zo hoef je dit soort informatie niet nog een keer te verzamelen wanneer je er drie weken voor de bruiloft naar op zoek gaat.
Er zijn ook leveranciers die je in deze fase juist niet meer hoeft te bellen. Wie de trouwkaarten al heeft laten drukken en verzenden, hoeft daar nu niet opnieuw contact over te zoeken; die stap is klaar. Wie de ringen al heeft besteld en opgehaald, kan die leverancier laten rusten tot de dag zelf. Het is verleidelijk om iedereen nog eens te bellen omdat het gerust voelt, maar dat kost tijd die deze fase niet overhoudt, en het levert bij een afgeronde afspraak niets nieuws op. Bel de leveranciers waar nog een aantal, een tijd of een bedrag moet worden vastgezet, en laat de rest voor wat het is.
Omgekeerd zijn er leveranciers die in dit gesprek soms een wijziging voorstellen, bijvoorbeeld omdat een aantal gasten toch is bijgesteld, of omdat een tijdstip net iets moet opschuiven door een andere partij. Bespreek zo'n wijziging met je partner voordat je akkoord geeft, ook als het om een klein verschil gaat. Een half uur later beginnen klinkt onschuldig, tot blijkt dat de fotograaf daardoor minder tijd heeft voor de buitenopnamen, of dat de band een kortere avond speelt voor hetzelfde bedrag. Het is niet nodig om elke leverancier apart te bellen voor toestemming, maar het is wel nodig dat jullie beiden weten wat er verandert voordat het vaststaat.
Sommige stellen laten dit telefonisch contact liever aan één van beiden over, om dubbel werk te voorkomen. Dat kan, zolang de ander weet wat er is afgesproken en dat teruglezen kan. Omdat het dossier met twee accounts toegankelijk is, staat de bevestigde informatie voor beiden vast op het moment dat die is ingevoerd, in plaats van pas wanneer iemand het navertelt. Dat voorkomt dat een aanbetaling twee keer wordt gedaan, of dat een tijdstip mondeling anders wordt doorgegeven dan het uiteindelijk in het contract staat.
Het kan zijn dat een leverancier op dit moment nog niet reageert, of dat een offerte die je dacht te hebben geaccepteerd toch nog ergens in een mailbox blijft hangen. Zet in dat geval een tijdslimiet voor jezelf, bijvoorbeeld een week, en bel daarna opnieuw voordat je verder gaat met plannen die op deze bevestiging wachten. Een draaiboek dat gebouwd wordt op een tijdstip dat nog niet vaststaat, is een draaiboek dat je later weer moet aanpassen. Beter is het om deze fase te gebruiken om alles wat nog los hangt vast te zetten, ook als dat betekent dat je iemand voor de tweede keer moet bellen.
Wie merkt dat dit rondje bellen meer tijd kost dan gedacht, hoeft dat niet in één week te proppen. Verdeel de gesprekken over de weken die deze fase nog heeft, en begin met de leveranciers waarvan de bevestiging andere afspraken beïnvloedt, zoals de locatie en de cateraar. De rest volgt vanzelf, zodra die eerste bevestigingen er staan.