Bruidswarenhuis
Drie maanden voor de bruiloft verandert het karakter van de planning. Tot nu toe kozen jullie leveranciers, verkenden jullie smaken en stelden jullie budgetten samen die nog konden schuiven. Vanaf nu schuift er weinig meer. De meeste leveranciers vragen in deze periode om het exacte aantal gasten, om de tijden waarop zij aanwezig moeten zijn, en om een deel van het bedrag dat nog openstond. Wat je hier vastlegt, leg je vast voor de rest van het traject.
Begin bij de gastenlijst, want die aantallen bepalen alles daarna. Als de lijst met uitnodigingen al een tijd terug de deur uit is, is dit het moment waarop de standen komen op uitgenodigd, komt, komt misschien en komt niet, niet langer een tussenstand zijn maar een getal dat je doorgeeft. Een cateraar die weken geleden een richtgetal van rond de negentig gasten kreeg, wil nu weten of het tachtig of vijfennegentig worden, en rekent daar zijn bestelling op. Staan er op de trouwwebsite nog gasten op komt misschien, dan is dit de laatste periode om ze daar persoonlijk naar te vragen. Een lijst die drie maanden voor de bruiloft nog vol onzekere standen staat, duwt die onzekerheid door naar catering, tafelschikking en zitplaatsen, en daar is minder ruimte om nog te schuiven.
Met een vast aantal gasten kun je de posten in het budget die tot nu toe een schatting waren, vervangen door een bedrag. Catering per persoon, het aantal bruidstaartpunten, de huur van extra stoelen: dit zijn allemaal posten die in het budget al stonden, maar waarvan het bedrag afhing van een aantal dat nu pas vaststaat. Vul bij elke post het definitieve bedrag in, de datum waarop het betaald moet worden, en apart de aanbetaling en de restbetaling. Het systeem laat zien wat er van die posten al is voldaan en wat nog openstaat. Een fotograaf waarvoor drie maanden geleden alleen een aanbetaling in het budget stond, krijgt nu vaak ook een datum voor de restbetaling, meestal ergens rond de bruiloft zelf of kort daarvoor. Wie dat bedrag nu niet invult, ontdekt het pas als de rekening zelf binnenkomt, en dan is er geen ruimte meer om erover te onderhandelen.
Dit is ook de fase waarin je nagaat of het spaarbedrag dat jullie maandelijks opzij zetten, nog aansluit op wat er in het budget staat. Als er ooit een maand is gemist en die is verdeeld over de resterende maanden, dan is dit een goed moment om te kijken of dat aangepaste bedrag ook echt haalbaar blijft nu de bedragen in het budget concreet zijn geworden in plaats van geschat. Een stel dat in de eerste maanden van het sparen twee keer nee moest antwoorden op de vraag of het maandbedrag was gelukt, ziet het systeem die tekorten telkens opnieuw verdelen. Met nog drie maanden te gaan zijn er weinig maanden meer om zo'n tekort over te verdelen, dus loont het om nu te kijken of het bedrag dat er per maand nog bij moet, ook werkelijk elke maand haalbaar is.
Tijden zijn het tweede definitieve element van deze periode. Waar het draaiboek eerder een globale opbouw had, met een middag voor de ceremonie en een avond voor het feest, wordt het nu een schema van uur tot uur waarop leveranciers hun eigen tijd terugvinden. Een trouwambtenaar wil weten op welk moment precies de ceremonie begint. Een band of dj wil weten hoe laat het diner wordt afgerond, zodat de opbouw daarop kan aansluiten. De trouwauto heeft een tijd nodig waarop hij bij het ophaaladres moet staan, niet ergens in de ochtend. Wie deze tijden nu niet vastlegt in het draaiboek, merkt dat op de dag zelf, wanneer de fotograaf ergens anders van uitgaat dan de cateraar en niemand meer weet wie er gelijk had.
Niet alles hoort in deze drie maanden thuis, en het is net zo belangrijk om te weten wat je hier niet hoeft te doen. De tafelschikking zelf, dus wie waar zit, kan nog wachten tot de gastenlijst helemaal stabiel is, wat meestal pas na de laatste reacties op de trouwwebsite het geval is. Wie nu al een tafelschikking maakt op basis van een lijst waarop nog gasten op komt misschien staan, moet die schikking straks toch weer aanpassen. Ook het moodboard en de sfeer van de dag zijn in deze fase meestal al bepaald; er is geen reden om daar nu nog aan te sleutelen, behalve als een leverancier daar zelf om vraagt bij een laatste afstemming. En de huwelijksnacht, voor wie die apart boekt, kan in de meeste gevallen nog een paar weken wachten, zolang de kamer of locatie zelf al vastligt.
Wat wel aandacht verdient, is de kluis waarin offertes en contracten staan. Bij elke post waarvan het bedrag en de datum nu definitief worden, hoort een contract of een orderbevestiging van de leverancier die dat bedrag bevestigt. Een cateraar die het aantal van vijfennegentig gasten bevestigt, doet dat meestal per e-mail of in een bijgewerkte offerte; die hoort in de kluis, naast het bedrag dat je in het budget hebt ingevuld, zodat beide met elkaar overeenkomen. Merk je een verschil tussen wat er in het contract staat en wat er in het budget staat, dan is dit de periode om dat verschil op te helderen, niet de week voor de bruiloft.
Loop de blokken op de startpagina van het dossier één voor één langs met deze vraag: is het aantal, de tijd en het bedrag hier al definitief, of staat er nog een schatting. Bij fotograaf, catering, entertainment, muziek en trouwauto is dat bijna altijd de plek waar in deze periode iets verandert. Bij bruidskleding, ringen en trouwkaarten is het aantal en het bedrag meestal al langer vast, en is er in deze drie maanden weinig te doen behalve controleren of de betaaldatum klopt. Wie getuigen of ouders toegang heeft gegeven tot een deel van het dossier, kan hun vragen of hun onderdeel al op deze definitieve stand staat, zodat zij niet met een verouderd aantal of een verouderde tijd verder plannen.