Bruidswarenhuis
Drie maanden voor de bruiloft verandert er iets in de aard van wat jullie doen. De eerste maanden na de verloving ging het vooral om kiezen: welke locatie, welke fotograaf, welk soort feest. Nu gaat het om vastleggen. Wat tot nu toe een voorlopig plan was, wordt in deze fase een set afspraken met een datum, een aantal en een bedrag erbij. Dat onderscheid is het waard om apart te noemen, want de meeste vertraging in deze periode komt niet doordat er iets misgaat, maar doordat iets dat allang als "geregeld" voelde, in werkelijkheid nog nergens op papier staat.
Begin met nagaan welke leverancier een offerte heeft gestuurd die jullie mondeling of per mail hebben goedgekeurd, maar die nooit is teruggestuurd als getekend contract. Dat gebeurt vaker dan je zou denken: je belt de cateraar, je bent het eens over het aantal gangen en de prijs per gast, en daar blijft het bij. In de kluis van het dossier staat precies te zien welke offertes er liggen en welke daarvan nog geen contract zijn geworden. Loop die lijst nu door, per blok. Een trouwlocatie die over drie maanden verhuurd is aan iemand anders omdat er nooit een handtekening kwam, is het klassieke voorbeeld van iets dat leek geregeld te zijn en het niet was.
Tot nu toe was het aantal gasten een schatting. Vanaf deze fase wordt het een aantal waarop leveranciers hun eigen voorbereiding baseren. De cateraar moet weten voor hoeveel mensen hij inkoopt, de locatie moet weten hoeveel stoelen er komen, de drukker van de trouwkaarten moet weten hoeveel exemplaren hij drukt. Dat aantal halen jullie uit de gastenlijst, waar elke naam een stand heeft: uitgenodigd, komt, komt misschien of komt niet. Drie maanden voor de bruiloft is het moment om die standen serieus te nemen, ook al zijn niet alle antwoorden binnen. Een cateraar die vraagt om een definitief aantal, wil geen exacte lijst met namen; hij wil een getal waarop hij kan rekenen. Geef dat getal, ook als een deel van de gasten nog op "misschien" staat, en pas het later naar boven of onder aan zodra de trouwwebsite meer duidelijkheid geeft.
Naast aantallen worden in deze fase ook tijden vast. Hoe laat de ceremonie begint, hoe laat de fotograaf verwacht wordt, hoe laat de locatie open moet zijn voor de leveranciers die opbouwen. Die tijden horen uiteindelijk in het draaiboek, maar drie maanden van tevoren staan ze vaak nog los van elkaar: de trouwambtenaar heeft een tijd afgesproken die niet overeenkomt met wat de locatie noteert, of de fotograaf rekent op een aankomsttijd die niemand met de cateraar heeft besproken. Dit is het moment om die tijden naast elkaar te leggen en de losse toezeggingen van leveranciers samen te laten komen in één overzicht, zodat er drie weken voor de bruiloft geen tijd meer wijzigt zonder dat iedereen dat weet.
Bij veel leveranciers verandert de betaling van karakter zodra het aantal gasten vaststaat. Een aanbetaling was vaak een vast bedrag om de datum te reserveren; de restbetaling wordt nu berekend op het werkelijke aantal gasten of het uiteindelijke pakket. In het budget staat per post te zien wat al betaald is als aanbetaling en wat nog open staat als restbetaling, met de datum waarop dat moet gebeuren. Loop die data nu langs de kalender van de komende drie maanden. Een trouwjurk die in de laatste aanpassingsronde zit, heeft vaak een slotbetaling die eerder valt dan je zou denken, omdat de laatste pasbeurt aan die betaling gekoppeld is. Wie op sparen zet en de maandelijkse vraag krijgt of het gelukte bedrag ook echt opzij is gezet, moet in deze fase extra scherp zijn: een gemiste maand die over de resterende maanden verdeeld wordt, valt nu op een steiler stuk van de rit dan drie maanden geleden.
Niet alles in deze fase vraagt om een handtekening; een deel vraagt om bewaren. De polis of aansprakelijkheidsverklaring van de locatie, de leveringsvoorwaarden van de cateraar, de bevestiging van de trouwambtenaar met de exacte spelling van beide namen zoals die in de aktes moet komen. Dat soort documenten hoort in de kluis, niet in een losse mailbox waar het tussen andere berichten verdwijnt. Een veelvoorkomend probleem is de naam op de ringen of op de trouwkaarten die net anders gespeld is dan op de identiteitsbewijzen; dat valt in deze fase nog te corrigeren, drie weken voor de bruiloft niet meer.
Niet alles moet nu al vastliggen. De uiteindelijke tafelschikking hoeft nog niet af te zijn, die is toch afhankelijk van wie er op de trouwwebsite als "komt" wordt bevestigd, en dat loopt door tot kort voor de bruiloft. Het exacte tijdschema van de dag zelf, met wie waar moet staan en wanneer, is iets voor het draaiboek dichter bij de datum. En kleinere blokken zoals entertainment of muziek kunnen vaak nog een stap later definitief worden dan de grote posten als locatie en catering, zolang de leverancier zelf geen eerdere deadline stelt. Het is de moeite waard om dat verschil hardop te maken tegen elkaar en tegen familie die meekijkt: niet alles wat nog open staat, is een probleem. Een deel staat terecht nog open omdat het op iets anders wacht.
De reden dat contracten, aantallen en betalingen in deze fase samen naar voren komen, is dat ze op elkaar inwerken. Het aantal gasten bepaalt de restbetaling bij de cateraar; de restbetaling bepaalt weer of het spaarschema op koers moet blijven; het contract met de locatie bepaalt tot welke datum het aantal nog naar boven of onder aan mag. Wie deze drie los van elkaar behandelt, loopt het risico dat een leverancier belt met een vraag waarop het antwoord ergens anders in het dossier al klaarligt, maar dat het niet met elkaar verbonden is. Door nu, in één ronde, de openstaande contracten, de vaste aantallen en de bijbehorende betalingen na te lopen, staat er over drie maanden niets meer open dat achteraf nog een handtekening, een telefoontje of een overboeking blijkt te missen.