Bruidswarenhuis
Tot nu toe stond het draaiboek vol met aannames. Een fotograaf die rond een uur of vier verwacht wordt, een geschat aantal gasten bij het diner, een aanbetaling die ergens deze maand moet gebeuren. Bij drie maanden te gaan is dat niet meer genoeg. De aannames worden nu een voor een vervangen door vaste getallen, en dat gebeurt in een bepaalde volgorde. Wie die volgorde omdraait, betaalt op basis van cijfers die nog gaan veranderen, en dat is precies waar het misgaat.
Het aantal gasten stuurt bijna alle andere getallen in het dossier: de catering, de tafelschikking, soms ook de locatie zelf. Daarom begint het bijwerken van het draaiboek bij de gastenlijst, niet bij de tijden. Rond deze fase staan de meeste statussen op uitgenodigd of komt, maar er is meestal nog een groep die op komt misschien staat. Die groep moet nu een antwoord geven, via de trouwwebsite waar gasten dat zelf doorgeven. Pas als die status verandert naar komt of komt niet, is het aantal dat je aan de catering doorgeeft een aantal waarop je kunt afgaan. Geef je dat aantal drie weken later door dan nodig, dan verander je een dagindeling die net rond was.
Een voorbeeld uit de praktijk: een bruidspaar had negentig gasten uitgenodigd, waarvan twaalf nog op misschien stonden. Ze gaven de catering na twee maanden een aantal van tachtig door, omdat dat de stand op dat moment was. Twee weken later kwamen er nog vijf van de twaalf bevestigen. Het aantal moest opnieuw naar de leverancier, en de tafelschikking, die op het eerdere aantal was gebaseerd, moest ook opnieuw. Dat had niet gehoeven als het aantal pas was doorgegeven toen de status van die twaalf gasten was afgerond.
Als het aantal gasten vaststaat, kunnen de tijden in het draaiboek vastgezet worden. Tot deze fase stonden er in veel dossiers nog blokken met een tijdvak: de ceremonie rond half twee, de fotograaf ergens in de middag. Bij drie maanden te gaan wordt dat een uur-tot-uur-schema. Dat betekent dat er nu met elke leverancier het exacte moment wordt afgesproken: hoe laat de trouwauto voor de deur staat, hoe laat de ceremonie begint volgens de trouwambtenaar, hoe laat de catering wil beginnen met opdienen. Elk van die tijden komt uit het blok van die leverancier in het dossier en wordt vanaf nu in het draaiboek gezet als vaste tijd, niet als schatting.
De reden dat dit niet eerder kan, is dat leveranciers zelf ook pas in deze periode hun planning vastzetten. Een fotograaf die drie maanden vooruit boekt, kan nu een exact tijdstip geven; vier maanden eerder kon dat nog niet, omdat de fotograaf dan nog niet wist welke andere bruiloften er die week gepland stonden. Wie het draaiboek eerder al met vaste tijden had ingevuld, loopt het risico dat een van die tijden nog verschuift, en dan verschuiven alle tijden erna mee. Drie maanden is het moment waarop de meeste leveranciers die zekerheid wel kunnen geven, en dus het moment waarop het draaiboek die zekerheid ook kan overnemen.
Het derde onderdeel dat in deze fase verandert, zijn de betalingen in het budget. Bij de meeste blokken is bij het maken van de keuze al een aanbetaling gedaan; het bedrag dat nog openstaat, de restbetaling, kreeg destijds vaak nog geen precieze datum, of een datum die aan de hand van een schatting was ingevuld. Bij drie maanden te gaan wordt dat scherper: leveranciers geven nu aan wanneer het resterende bedrag verwacht wordt, meestal gekoppeld aan de definitieve levering, zoals de laatste aanpassing van de bruidsjurk of de definitieve bevestiging van het aantal couverts bij de catering. Die datum wordt per post ingevuld in het budget, naast het bedrag van de aanbetaling dat daar al stond. Het systeem laat vervolgens zien wat er nog openstaat, per post en in totaal.
Dit is ook het moment om het spaaroverzicht ernaast te leggen. Wie een vast maandbedrag opzij zet en de vraag of dat gelukt is een of twee keer met nee heeft beantwoord, weet inmiddels of de gemiste maanden over de rest van de periode zijn verdeeld. Bij drie maanden te gaan is dat verdeelde bedrag niet meer een geruststellende gedachte voor later, maar het bedrag dat er in de resterende maanden ook echt moet liggen wanneer de restbetalingen vervallen. Een bruidspaar dat in de vierde maand een keer nee had geantwoord op de spaarvraag, zag het gemiste bedrag verdeeld over de laatste drie maanden. Toen in diezelfde periode drie restbetalingen tegelijk in het budget kwamen te staan, was dat te overzien, omdat het spaarbedrag daar al op was aangepast. Zonder die aanpassing was het drie keer schrikken geweest op drie verschillende momenten.
Niet alles hoeft nu al definitief. Het moodboard, waarin is vastgelegd hoe iets bedoeld is, mag nog open blijven zolang er nog geen leverancier tegenover staat die het moet uitvoeren. Het draaiboek van de laatste week zelf, met wie wanneer waar moet zijn voor kleine taken zoals het ophalen van de bruidstaart, hoeft ook nog niet ingevuld: dat werk hoort bij de fase van dagen, niet van maanden, en te vroeg invullen levert alleen een schema op dat later toch weer verandert. Ook geldt dat niet elke leverancier al in deze fase een vaste tijd kan geven; sommige, zoals bepaalde vormen van entertainment, bevestigen dat pas dichter bij de datum. Voor die blokken blijft de eerder afgesproken tijdvak-indicatie in het draaiboek staan, en wordt die pas vervangen zodra de leverancier zelf een vaste tijd doorgeeft.
De volgorde blijft daarmee: eerst het aantal gasten laten vaststaan via de statussen op de trouwwebsite, dan de tijden per leverancier vastzetten in het draaiboek, en pas daarna de betalingen in het budget van een datum voorzien, naast het spaaroverzicht dat daarop wordt afgestemd. Wie deze volgorde aanhoudt, werkt het draaiboek in deze fase één keer bij op een manier die blijft staan. Wie de volgorde omdraait, ontdekt dat de eerste twee stappen alsnog moeten worden overgedaan zodra het aantal of een tijd toch nog verandert.