Bruidswarenhuis
Drie maanden voor de bruiloft verandert het budget van karakter. Tot nu toe waren de bedragen in het dossier vooral een inschatting: een post per leverancier, met een bedrag dat je zelf had ingevuld op basis van een offerte of een eerste gesprek. Vanaf nu worden die bedragen een verplichting. De meeste leveranciers vragen in deze periode om het definitieve aantal gasten, de definitieve keuzes binnen hun dienst, en vaak ook om een tweede betaling. Dat is niet iets wat het systeem voor je verandert; het is iets wat jullie nu per post moeten nalopen.
Begin bij de posten waar een aantal aan vastzit. Catering en bruidstaart rekenen per persoon, en dat aantal vraagt de leverancier nu op, of vraagt hij binnenkort. In het budget staat de post nog op het bedrag dat je bij de offerte had ingevuld, gebaseerd op een schatting van het aantal gasten. Die schatting moet nu naast de gastenlijst gelegd worden. Staan er nog gasten op komt misschien, dan is dit het moment om te bellen of te mailen of ze een keuze kunnen maken, want de cateraar wil over een paar weken een vast getal, geen bandbreedte. Wie hier een marge van tien gasten laat staan omdat de lijst nog niet compleet is, betaalt straks voor tien mensen die er niet zijn, of moet op het laatste moment bijbetalen voor tien die er wel zijn.
Daarna de posten met een aanbetaling en een restbetaling. Bij veel leveranciers, van fotograaf tot trouwlocatie, is de aanbetaling al maanden geleden gedaan en staat de restbetaling gepland rond de bruiloft zelf of enkele weken daarvoor. Nog drie maanden voor de datum is het moment om per post te kijken of die restbetaling nog klopt: is het bedrag nog hetzelfde, of zijn er in de tussentijd extra's bijgekomen, zoals een uur langer fotograferen of een uitbreiding van het menu. Elke wijziging die je nu doorvoert bij een leverancier hoort ook in de post in het budget aangepast te worden, anders klopt het bedrag dat als openstaand wordt getoond niet meer met wat er werkelijk nog betaald moet worden.
Voor een aantal posten is dit ook het moment waarop de datum van de restbetaling zelf vastgezet wordt. Een leverancier die een paar maanden geleden nog "rond de bruiloft" zei, komt nu vaak met een concrete datum: twee weken vooraf, of op de dag zelf tegen contant geld. Zet die datum in de post zodra je hem weet. Doe je dat niet, dan blijft de post in het budget een openstaand bedrag zonder moment, en is de kans groot dat die betaling er pas tussendoor schiet in een week waarin ook nog drie andere dingen moeten gebeuren.
Wie spaart voor de bruiloft, zit nu in het laatste kwart van die periode. Is er in de maanden ervoor een keer een bedrag gemist, dan heeft het systeem gevraagd of dat over de resterende maanden verdeeld moest worden. Nog drie maanden verder is dat een klein aantal maanden om een tekort in op te vangen. Een gemist bedrag van een paar maanden geleden, verdeeld over drie maanden in plaats van negen, is een ander bedrag per maand dan waar je oorspronkelijk op rekende. Dit is het moment om dat bedrag nog eens naast de rest van het maandbudget te leggen, niet pas in de laatste maand.
Sommige posten hoeven nu nog niet vast te staan, en het helpt om dat onderscheid te maken voordat de spanning vanzelf ontstaat. De trouwauto, de entertainment voor 's avonds en de trouwkaarten zijn voorbeelden van posten die vaak pas in de laatste maand of laatste weken een definitief bedrag krijgen, omdat ze niet van een aantal gasten afhangen en de leverancier ze pas kort vooraf hoeft te weten. Een post die nog op een schatting staat is dus niet automatisch een probleem; het probleem ontstaat pas als een post die wél een aantal of een datum nodig had, is blijven staan op een schatting van maanden terug.
De kluis is hierbij het rustpunt. Elke offerte en elk contract dat in deze periode wijzigt, van een nieuw aantal op de cateringofferte tot een aangepaste factuur van de fotograaf, hoort daar terug te komen naast de oude versie. Wie over twee maanden een discussie krijgt over wat er precies is afgesproken, wil dat document kunnen teruglezen, niet terug moeten vragen aan een leverancier die het zelf ook niet meer scherp heeft.
Concreet betekent dit voor de komende weken een vaste volgorde. Eerst de gastenlijst afronden voor zover dat kan, zodat de posten die op aantallen rekenen een echt getal hebben in plaats van een schatting. Dan per post in het budget het bedrag en de betaaldatum nalopen tegen wat de leverancier nu werkelijk vraagt. Daarna de aanbetalingen die al gedaan zijn wegstrepen tegen de restbetalingen die nog open staan, zodat het overzicht klopt met de werkelijke stand. En als laatste, voor wie spaart, het maandbedrag van de komende drie maanden nog eens bekijken in het licht van wat er eventueel is bijgesteld.
Niets van dit alles hoeft in één avond. Maar het hoort wel in deze periode te gebeuren, niet in de laatste maand, omdat de meeste leveranciers dan al om een handtekening onder het definitieve aantal en bedrag vragen. Wie dat nu doet, per post, heeft in de laatste maand een budget dat klopt in plaats van een budget dat nog moet worden uitgezocht.