Bruidswarenhuis
Bij een trouwlocatie zit een deel van de bruiloft al ingebakken in het gebouw. Er is een vergunning voor het aantal gasten, er zijn wc's, er is een keuken, er is iemand die weet waar de stoppenkast staat. Trouw je thuis of in de tuin, dan is dat gebouw er niet. Alles wat het anders regelt, regelen jullie. Dat is het verschil dat deze pagina behandelt, niet de vraag of het leuker of persoonlijker is.
De volgorde begint niet bij de styling, maar bij de vraag of het mag. Gemeenten hebben eigen regels over een tent in de tuin, over geluid na een bepaald tijdstip en soms over het aantal mensen dat bij je op het erf mag staan. Dat blok gemeente in het dossier is dus niet alleen voor de trouwambtenaar, het is ook waar je nagaat of een tent van twaalf bij acht meter een melding nodig heeft. Wie dat overslaat en er pas twee weken van tevoren achter komt, staat met vijftig man en een verhuurde tent die niet meer terug kan.
Wat er bij dit soort bruiloft juist niet nodig is, is een blok trouwlocatie. Dat blok laat je gewoon weg of je vult het met je eigen adres, zonder gids, zonder offerte. Daar zit meteen een besparing, maar ook een gat: een locatie regelt normaal de wc's, de stroom, het weer bij regen en de opruiming achteraf. Dat gat vul je zelf, met andere blokken.
Bij dertig gasten in de tuin red je het vaak met het toilet binnen, met een tweede emmertje achter de hand voor de kinderen. Bij zeventig gasten en een borrel van drie uur lukt dat niet meer; dan huur je minimaal twee cabines, en reken bij een lange middag op een derde als er ook alcohol bij is. Dat huur je niet via het blok catering, dat huur je los, en het komt in het dossier als een eigen post onder een blok dat je zelf toevoegt via anders.
Stroom is de tweede plek waar het misgaat. Een cateraar met warmhoudapparatuur, een dj met versterkers en een lichtsnoer door de border trekken samen meer dan een gewone groepenkast in een huis aankan. Vraag de cateraar en de dj vooraf hoeveel ampère ze nodig hebben en huur zo nodig een aggregaat, of leg een tijdelijke kabel vanaf een andere groep. Dit hoort bij geen enkel gidsblok, dus zet je het zelf als post neer met een naam die je herkent, zoals stroomvoorziening tuin.
Regen is de derde. Een tent huren als reserve, ook als je op mooi weer rekent, is geen overdreven voorzorg maar een normale post in het budget bij een tuinbruiloft. De aanbetaling voor een tent ligt vaak weken voor de bruiloft, terwijl je hem misschien niet eens gebruikt. Zet die datum apart in het budget, los van de vraag of het weer meezit, zodat die betaling je niet overvalt tussen andere rekeningen die dichter op de dag liggen.
Een locatie met een horecavergunning heeft meestal al afspraken met de gemeente over geluid tot welk tijdstip. Bij een tuinbruiloft is dat jullie afspraak met de buren, niet met een vergunning. Een setje flyers in de brievenbus van de straat, twee weken vooraf, met een telefoonnummer voor als het echt te veel wordt, voorkomt een boze buurman om elf uur 's avonds naast de dansvloer. Dit soort dingen staat in geen gids en verdient toch een plek in het draaiboek, als vast punt op de avond zelf: muziek naar binnen, of naar een lager volume, op het afgesproken tijdstip.
De entertainment en muziek die je via de gidsen boekt, functioneert bij een tuinbruiloft net als overal, maar de opstelling is anders. Een dj met een grote set past niet altijd onder een overkapping van vier meter breed. Vraag dus niet alleen naar het tarief, maar ook naar de afmetingen van de apparatuur, en zet die vraag naast de tekening van de tent of overkapping die je huurt. Dat is een gesprek dat je bij een zaal niet hoeft te voeren, omdat de zaal al met een gangbare opstelling rekening houdt.
Bij een locatie loopt het personeel van de zaak rond met vuilniszakken en gaat de tent na afloop dicht. Bij een tuinbruiloft blijft er de volgende ochtend een tuin over met tafels, stoelen, kliko's vol glas en een grasveld dat een week nodig heeft om zich te herstellen. Spreek van tevoren af wie de volgende ochtend de verhuurde spullen weer buiten zet voor de ophaaldienst, en zet dat als vast punt onderaan het draaiboek, niet als iets dat je op de dag zelf nog uitzoekt terwijl je eigenlijk wilt uitslapen. Twee helpers die je daar via het dossier toegang geeft tot dat ene onderdeel, weten dan precies wat er van hen verwacht wordt zonder dat ze de rest van de planning hoeven te zien.
De borden, glazen en bestek die een cateraar normaal meebrengt naar een zaal, brengt hij bij een tuinbruiloft ook mee, maar de vraat naar tafels en stoelen ligt dan bij jullie. Reken bij zeventig gasten op tien tot twaalf ronde tafels van acht personen, plus voldoende stoelen, en boek die verhuur los van de cateraar als een eigen post, met een eigen datum voor levering en een eigen datum voor ophalen. Wie dat vergeet, ontdekt op de ochtend van de bruiloft dat de cateraar wel eten heeft, maar geen tafel om het op te zetten.
De kern van de planning, van gemeente tot trouwambtenaar tot de ringen, loopt bij een tuinbruiloft hetzelfde als bij elke andere. Het budget krijgt gewoon een paar extra posten die bij een locatie al inbegrepen zouden zijn geweest: de tent, de stroom, de wc's, de verhuur van tafels en stoelen. Zet die vier apart neer zodra je besluit dat er geen locatie komt, liefst in de eerste weken van de planning, en niet pas wanneer de eerste offerte van de cateraar binnenkomt en je merkt dat er nog geen stroom, geen wc en geen dak is om die offerte onder uit te voeren.