Wat je kunt overslaan bij een bruiloft thuis of in de tuin

Bij een bruiloft in een zaal of op een trouwboerderij regelt de locatie een aantal dingen die je op die factuur nooit apart terugziet. Tafels, stoelen, een tent bij regen, een vergunning voor muziek na elf uur, een schoonmaakploeg de volgende ochtend. Trouwen in de tuin of in huis betekent dat niemand dat voor jullie doet. De vraag is dus niet alleen wat je kunt overslaan, maar ook wat je daarvoor in de plaats moet zetten, en dat is niet altijd hetzelfde bedrag of dezelfde moeite.

Het blok dat je het vaakst kunt overslaan is de trouwlocatie zelf, als los blok. Jullie tuin of huis is de locatie, en daar hoort geen huurcontract, geen locatiegids en geen offerte bij. Wat je in het dossier dan wel aanmaakt is een blok onder catering of onder een zelf toegevoegde categorie voor de dingen die de locatie normaal meebrengt: statafels, een partytent, extra stoelen, misschien een generator als de keuken niet genoeg stroom heeft voor koelwagens en een geluidsinstallatie tegelijk. Dat zijn geen luxe-items, het zijn vervangingen van iets dat bij een zaal al in de huurprijs zat.

Het tweede blok dat vaak kan vervallen is de trouwauto, en dat is bij een tuinbruiloft geen bezuiniging maar logica. Als de ceremonie en het feest op hetzelfde adres zijn, is er geen rit van A naar B om in te plannen. Sommige stellen houden een auto aan voor de foto's, sommige laten hem helemaal weg. Wie hem laat vervallen, verwijdert het blok uit het dossier en de bijbehorende budgetpost verdwijnt mee; er is dan niets meer om op te volgen.

Waar het lastiger wordt is de trouwambtenaar en de ceremonie. Die kun je niet overslaan, maar bij een tuinbruiloft is er geen locatiemedewerker die de ambtenaar naar binnen leidt, een microfoon test of een stoel voor de getuigen klaarzet. Dat gebeurt niet vanzelf. In het draaiboek dat bij het blok ceremonie hoort, moet dan iemand met naam genoemd staan die een uur van tevoren checkt of de stroom voor de geluidsinstallatie het doet, en niet de bruidegom, want die heeft dat uur andere dingen te doen. Dat is precies het type taak dat bij een zaal onopgemerkt door personeel wordt gedaan en bij een tuinbruiloft op iemands lijstje moet staan, of het gebeurt niet.

Catering is het blok waar de meeste stellen te laat achter komen wat er wegvalt. Een zaal levert vaak niet alleen het eten maar ook servies, glazen, een afwasfaciliteit en iemand die opruimt. Bij een tuinbruiloft huur je dat apart, of je vraagt de cateraar om een volledig pakket inclusief servies en bediening, wat duurder is dan alleen het eten maar wel voorkomt dat er om elf uur 's avonds honderdtwintig vieze borden in de keuken staan. Wie hier bewust voor kiest om zelf serviesgoed te lenen bij familie, zet dat als losse regel in het budget onder catering, met een bedrag van nul euro en een notitie bij wie het geleend wordt, zodat het niet vergeten wordt terug te brengen.

Wat je wel kunt overslaan zonder iets te vervangen, is de gids voor trouwlocaties. Die is voor stellen die een zaal zoeken; hij heeft geen functie als de tuin al vaststaat. Hetzelfde geldt vaak voor het blok entertainment in de grote vorm die een zaal aanbiedt, zoals een dj-cabine met eigen licht- en geluidsset die op de vloer van de locatie is afgestemd. In een tuin werkt een kleinere set vaak beter, en dat blok wordt dan niet overgeslagen maar wel anders ingevuld, met een ander bedrag en een andere leverancier dan de gids voor grote zalen zou voorstellen.

De weddingplanner is een blok waar thuis-bruiloften soms juist meer aan hebben dan bruiloften in een zaal, niet minder. Een zaal heeft een vast aanspreekpunt die de dag namens de locatie bewaakt. Bij een tuinbruiloft is er niemand die die rol van nature heeft, en het blok weddingplanner vult dan precies het gat dat de locatie normaal vult: iemand die op de dag zelf weet wie de tent optuigt, hoe laat de cateraar moet beginnen en wat er gebeurt als het gaat regenen. Wie geen weddingplanner inhuurt, moet die rol zelf beleggen bij een getuige of een ouder, en dat is dan geen taak die je toevoegt aan het draaiboek maar een naam die naast elk uur van de dag moet staan.

Wat aantallen betreft: bij een tuin of huis is er een praktische grens aan het gastenaantal die een zaal niet heeft. Vijftig gasten in een tuin van honderd vierkante meter is een andere planning dan honderdtwintig gasten, en die grens bepaalt mee welke blokken nodig zijn. Bij een kleine groep kan de trouwauto, de tent en een deel van de catering vervallen omdat het overzichtelijk blijft; bij een grotere groep in de tuin komt er juist meer bij, zoals sanitaire voorzieningen, wat een blok is dat in een zaal nooit apart aangemaakt hoeft te worden omdat het er al hangt.

De kluis is bij een tuinbruiloft niet anders van functie, maar wel drukker gevuld, omdat er meer losse offertes zijn dan bij één locatie die alles regelt: een van de tentverhuurder, een van de sanitairverhuur, een van de cateraar voor alleen het eten, een van de partij die de statafels levert. Bij een zaal is dat vaak één offerte voor het hele pakket. Wie dat niet apart bijhoudt, ontdekt op de dag zelf dat niemand weet wie de tent om negen uur 's ochtends optuigt en wie om drie uur 's middags de tafels neerzet, terwijl dat in het draaiboek precies naast elkaar had moeten staan.

Wat je dus overslaat bij een bruiloft thuis of in de tuin is vooral het blok trouwlocatie en vaak de trouwauto, en soms een deel van het entertainment in de vorm die voor grote zalen bedacht is. Wat je niet overslaat, maar wel zelf moet beleggen, is alles wat een locatie normaal ongemerkt doet: stroom, sanitair, servies, opruimen, en een aanspreekpunt op de dag zelf. Dat laatste zet je het beste als naam en tijdstip in het draaiboek, niet als aanname.