Bruidswarenhuis
Bij een feestlocatie krijg je een maximum door de brandweer opgelegd, en dat getal bepaalt een groot deel van de gastenlijst voor je. Thuis of in de tuin bestaat dat getal niet. Er is geen beheerder die zegt dat er bij tachtig man een grens ligt. Die grens moeten jullie zelf trekken, en dat betekent dat de gastenlijst hier eerder begint dan bij een bruiloft op een vaste locatie: voordat er één uitnodiging de deur uitgaat, moet vaststaan hoeveel mensen er redelijkerwijs kunnen staan, zitten en, bij regen, naar binnen kunnen.
Begin daarom niet met namen, maar met een plattegrondje. Meet de tuin, of de kamer die je leeg kunt maken, en reken met een vierkante meter per staande gast en ruim twee per zittende gast aan een lange tafel. Een tuin van veertig vierkante meter met een tent erop biedt zitplaats aan misschien vijfenveertig mensen aan tafel; diezelfde ruimte met alleen statafels voor een borrel kan er zeventig ontvangen. Dat is geen wet, maar wel het soort rekenwerk dat een locatie normaal al voor je heeft gedaan en dat nu op het bordje van jullie tweeën ligt. Zet dat aantal vast voordat je de lijst opent, anders schrijf je een lijst van honderdtien namen op voor een tuin die er zestig aankan, en moet je later gaan schrappen tussen mensen die zich al blij hadden gemaakt.
De lijst zelf zet je op dezelfde manier op als bij elke andere bruiloft: uit een Excel-bestand dat je uploadt, met per naam een stand die loopt van uitgenodigd tot komt, komt misschien of komt niet. Bij een bruiloft thuis is er een extra kolom die de moeite waard is om zelf toe te voegen, namelijk of iemand met de auto komt. Bij een locatie met een eigen parkeerterrein is dat niet jullie probleem; bij een huis in een straat met vergunninghouders wel. Tien auto's van gasten in een straat waar normaal vier plekken vrij zijn, is een probleem dat je liever twee weken vooraf ontdekt dan op de ochtend zelf, wanneer de eerste gasten al drie straten verder moeten parkeren en te laat de kerk of het gemeentehuis bereiken.
Weer is de tweede reden waarom deze gastenlijst preciezer moet zijn dan bij een zaal. Een tent kan een tuinfeest redden, maar een tent voor tachtig man kost aanzienlijk meer dan een tent voor vijfendertig, en de tentverhuurder wil dat aantal weken vooraf weten, niet de dag ervoor. Daar raakt de gastenlijst meteen het budget: in het dossier wordt de tent een gewone post, met een leverancier, een bedrag, een aanbetaling en een datum waarop de rest betaald moet zijn, en dat bedrag hangt rechtstreeks af van het aantal namen dat op komt staat. Wie de knop "komt misschien" te lang op onbeslist laat staan, huurt uiteindelijk een tent op basis van een gok, en past die dan alsnog aan wanneer de trouwwebsite een week voor de datum de laatste afmeldingen binnenkrijgt.
Ook het sanitair is iets waar bij een zaal niemand over nadenkt en waar het bij een tuinfeest wel degelijk toe doet. Boven de vijftig gasten volstaat een gewoon toilet in huis niet meer, en huur je een extra unit erbij; dat aantal gasten is dus niet alleen een getal voor de cateraar, maar ook voor die andere leverancier die verder nergens in het feest voorkomt. Al deze keuzes, van tent tot toilet tot eventueel een generator voor de verlichting, staan in het dossier als eigen blokken naast de vaste onderdelen zoals catering en muziek. Ze zijn er niet standaard bij, omdat een gewone locatie ze al regelt; bij een huis of tuin voeg je ze zelf toe via "Blok toevoegen", en elk blok wordt vanzelf een aparte post in het budget zodra je een leverancier kiest.
Daar zit ook meteen wat bij een bruiloft thuis juist niet nodig is. Een weddingplanner die de locatie afstemt met de gemeente is hier overbodig, want er is geen aparte locatie om af te stemmen; het huis is al van jullie. Een blok voor de trouwlocatie kun je laten staan zoals het is, of de gids ervoor negeren, want die gids is geschreven voor zalen en kastelen, niet voor een achtertuin. Scheelt dat een aanbetaling en scheelt dat gesprekken over een minimumaantal gasten dat de locatie eist. Bij veel zalen ligt er een ondergrens: onder de vijftig man geen huur, of een fors hoger bedrag per gast. Die ondergrens speelt bij een tuinfeest niet. Twintig man in de tuin is een gewoon feest, geen probleem dat je aan een locatie moet uitleggen.
Wie ouders of buren bij het regelen betrekt, kan hun in het dossier toegang geven tot precies het deel waar zij verantwoordelijk voor zijn, bijvoorbeeld het blok van de tent of dat van het sanitair, zonder dat ze de rest van het dossier of de volledige gastenlijst zien. Dat is bij deze bruiloft praktischer dan bij een zaal, waar zulke taken vaak al bij het personeel van de locatie liggen en er voor familie weinig te regelen overblijft.
De volgorde die hieruit volgt is dus: eerst de ruimte meten en een maximum vaststellen, dan de lijst met namen uploaden en bijhouden wie komt, en pas daarna de tent, het sanitair en de parkeerdrukte regelen op basis van het aantal dat daadwerkelijk toezegt. Doe je dat in omgekeerde volgorde, dan huur je spullen op een schatting en pas je die later met extra kosten aan. De gastenlijst is bij een bruiloft thuis niet alleen een overzicht van wie er komt; ze is de basis waarop jullie zelf beslissen hoeveel bruiloft je tuin kan dragen.