Bruidswarenhuis
Bij een bruiloft in een zaal of op een trouwlocatie zit er één blok in het dossier dat een heleboel dingen tegelijk dekt. De locatie regelt vaak de tafels, de stoelen, de bediening, de vergunning voor muziek na tien uur, de schoonmaak achteraf en soms de tent bij regen. Er is één post, met één leverancier, en die post staat meestal als eerste vast omdat de datum ervan afhangt.
Bij een bruiloft thuis of in de tuin bestaat dat blok niet. Wat de locatie normaal in één keer regelt, valt uiteen in losse blokken die jullie zelf moeten toevoegen en zelf moeten betalen. Dat is het verschil dat deze pagina behandelt: niet of het budget lager uitvalt, maar hoe het uit meer, kleinere posten gaat bestaan die anders verstopt zaten in één rekening van de locatie.
Begin daarom niet bij de mooie dingen, maar bij de vraag wat er gebeurt als het regent, waar de gasten naar het toilet gaan en waar honderd stoelen vandaan komen. Dat zijn geen bijzaken die je later toevoegt, dat zijn de eerste drie blokken die in het dossier moeten staan voordat je aan bloemen of muziek begint.
Zet als eerste een blok voor materiaal: tafels, stoelen, servies, glazen en bestek. Een cateraar levert dat soms mee, maar niet altijd, en bij een tuin van eigen grond moet je dat expliciet navragen en apart in het budget zetten als de cateraar het niet doet. Zet als tweede blok het sanitair: bij meer dan een paar tientallen gasten is het eigen toilet niet genoeg voor een middag en avond, en een sanitairunit is een post met een eigen offerte en een eigen betaaldatum, niet iets dat je er op de dag zelf bij regelt. Zet als derde blok de stroom en, als het weer onzeker is, een tent of partytent. Een geluidsinstallatie, een koelkast voor de taart en verlichting bij avond vragen vaak meer stroom dan een gewone tuinaansluiting geeft, en een aggregaat huren is dan een aparte kostenpost met een eigen leverancier, niet een detail bij het entertainment.
Deze drie blokken horen als eerste in het budget, vóór de trouwjurk en vóór de trouwauto, omdat ze bepalen of de tuin het aantal gasten en het weer aankan. Bij een locatie zijn deze kosten al verwerkt in de huur van de zaal; hier zijn het losse offertes die je zelf moet opvragen, en de bedragen verschillen sterk per regio en per aantal gasten, dus vraag ze op voordat je verder rekent.
Bij een bruidsdiner thuis vervalt de post voor locatiehuur zelf, en dat is reëel geld dat je niet uitgeeft. Ook de post voor een aparte ruimte voor de ceremonie kan vervallen als de ceremonie in dezelfde tuin plaatsvindt als het feest: dan is er geen tweede blok voor een tweede locatie nodig, alleen een blok voor de trouwambtenaar en eventueel een boog of een andere aankleding voor het ceremonieplekje. Een blok voor vervoer tussen locaties kan ook vervallen als iedereen op hetzelfde adres blijft; dan is een trouwauto er alleen nog voor het gevoel, niet omdat er een verplichte verplaatsing is.
Ga ook niet standaard een blok toevoegen voor decoratie van de ruimte zoals een zaal dat vraagt. Een lege zaal moet aangekleed worden om niet kaal te ogen; een tuin heeft al groen, licht en een setting, en wat daar nog bij komt is vaak beperkter dan bij vier kale muren. Dat scheelt geen aparte categorie in het budget, maar wel een lager bedrag binnen de categorie die er al staat.
Een gemeente geeft soms een ontheffing nodig voor geluid na een bepaald tijdstip of voor een tent op eigen terrein, afhankelijk van de gemeente en de grootte van de tent. Zet dit blok naast het blok gemeente dat al in het dossier staat, met de eigen aanvraag en de eigen deadline, want een aanvraag die te laat binnenkomt kan het feest tot een vast eindtijdstip beperken terwijl dat niet de bedoeling was. Bij een locatie regelt de eigenaar dit meestal al voor je; thuis ligt de aanvraag bij jullie, met een eigen datum waarop hij ingediend moet zijn, los van de datum waarop hij betaald moet worden.
Een tweede post die vaak ontbreekt is een reservering voor iets dat niet volgens plan gaat: een gehuurde tent die door harde wind niet overeind blijft, een sanitairunit die een dag eerder geleverd moet worden dan gepland, extra bestek omdat er toch tien man meer komen dan de tabel in de gastenlijst liet zien. Bij een zaal zit die marge vaak verwerkt in de vaste prijs van de locatie; thuis is er geen vaste prijs die dat opvangt, dus is een aparte marge in het budget geen overdreven voorzichtigheid maar een reëel onderdeel van de rekening.
Zet dus eerst de blokken voor materiaal, sanitair en stroom of tent neer, met hun eigen leverancier en hun eigen aanbetaling en restbetaling zoals elk ander blok in het budget dat krijgt. Zet daarna het blok voor de vergunning, met de deadline van de aanvraag apart van de betaaldatum. Laat de blokken voor locatiehuur, aparte ceremonielocatie en zaalaankleding weg of maak ze klein, en gebruik de ruimte die daardoor in het budget vrijkomt voor de marge die je nodig hebt als iets net anders loopt dan gepland. Wat er dan overblijft is een budget dat niet lager of hoger is dan bij een locatie met een vaste huur, maar wel uit andere posten bestaat, en dat is precies waarom deze volgorde er eerst moet staan voordat de rest van het dossier wordt ingevuld.