Bruidswarenhuis
Bij een bruiloft in een zaal of op een boerderij ligt een deel van de volgorde al vast, omdat de locatie een aantal dingen meebrengt zonder dat je erom vraagt. Een tent, tafels, stroom, een plek voor de catering, een uitwijkplan bij regen. Kiezen jullie thuis of in de tuin, dan valt dat hele pakket weg en moeten jullie het zelf invullen, in de goede volgorde, want een aantal van die keuzes bepaalt weer wat er daarna nog kan.
De eerste vraag is dus niet wie er komt of wat er op het menu staat, maar wat de tuin of het huis fysiek aankan. Hoeveel mensen kunnen er staan of zitten zonder dat het benauwd wordt, is er een vluchtroute als het weer omslaat, mag er een tent op het gazon of ligt er een leiding onder die dat verbiedt. Dat zijn geen romantische vragen, maar ze bepalen het maximale aantal gasten, en dat aantal bepaalt weer de rest van de planning. Beginnen met de gastenlijst voordat je weet hoeveel mensen er passen, betekent dat je hem later moet inkorten, en dat is een vervelend gesprek om achteraf te voeren.
Als dat aantal vaststaat, komt de tentverhuur of het meubilair aan de beurt, en dat is bij een tuinbruiloft eerder dan bij een locatie met een zaal, omdat een goede tentverhuurder in het seizoen weken vooruit geboekt is. Daarna volgt de stroomvoorziening: een cateraar met warmhoudapparatuur, een dj met geluidsapparatuur en verlichting voor als het donker wordt, dat vraagt samen vaak meer dan een gewone huisaansluiting levert. Dit zet je als apart blok in het dossier naast de andere keuzes, met de leverancier die de aggregaten regelt, zodat het als aparte post in het budget staat en niet wegvalt onder catering of entertainment.
De cateraar zelf kan bij een bruiloft thuis niet zomaar uitgaan van een keuken op locatie, dus is de eerste vraag aan iedere cateraar die je belt of ze met een eigen mobiele keuken werken of dat ze afhankelijk zijn van wat er in huis staat. Dat onderscheid bepaalt de prijs en de planning, en het is iets waar een cateraar op een reguliere locatie nooit naar gevraagd wordt, omdat de keuken daar al klaarstaat.
Een vergunning is de volgende stap, en die wordt bij dit soort bruiloften vaker vergeten dan bij een locatie die zelf weet wat er nodig is. Een tent op eigen terrein voor een besloten feest vraagt meestal geen vergunning, maar geluid tot laat in de avond of een weg die deels wordt gebruikt voor het parkeren van gasten, dat kan wel een melding bij de gemeente vragen. Regel dat ruim voor de bruiloft, niet in de laatste weken, want een gemeente reageert niet altijd binnen een paar dagen.
Parkeren en toegang zijn de twee dingen die bij een gewone locatie automatisch geregeld zijn en bij een tuinbruiloft zelf uitgedacht moeten worden. Passen er auto's op eigen terrein, is er een weiland van de buurman beschikbaar, hoe komen mensen met beperkte mobiliteit tot bij de tent. Dit hoort niet in een apart blok, maar wel in het draaiboek van de dag, met een tijdstip waarop iemand daar op moet letten.
Wat bij dit soort bruiloften juist niet als eerste hoeft, is de trouwauto. Bij een bruiloft thuis is de afstand tussen aankleden en ceremonie vaak klein, soms is het dezelfde plek, en dan is een trouwauto een keuze voor de sfeer, niet iets waar de rest van de dag om vastloopt. Diezelfde volgorde geldt voor de bruidstaart en de bruidslingerie: die kunnen laat in het proces geregeld worden, omdat ze niets vastleggen voor een andere leverancier.
De volgorde die overblijft, ziet er dan zo uit. Eerst de fysieke ruimte en het maximale aantal gasten. Dan de tent of het meubilair, gevolgd door stroom en de cateraar met de vraag over de keuken. Daarna de vergunning bij de gemeente, als geluid of parkeren daar aanleiding toe geeft. Dan pas de gastenlijst definitief maken, gevolgd door de trouwwebsite waarop gasten aangeven of ze komen. Alles wat verder in het huis of de tuin gebeurt, zoals kleding, ringen, de bruidstaart, kan in de maanden erna ingevuld worden zonder dat het de rest ophoudt.
Een tafelschikking is bij een tuinbruiloft niet anders dan bij een zaal, met één verschil: die schikking hangt af van hoe de tent of het terras precies ingedeeld wordt, en dat weet je pas als de tentverhuurder de plattegrond heeft geleverd. Zet die schikking dus pas vast nadat die plattegrond binnen is, anders schuif je twee keer.
Omdat elk van deze keuzes, van tentverhuur tot stroomvoorziening tot cateraar, in het dossier een eigen blok wordt met een leverancier en een bedrag, zie je vanzelf welke posten er bijkomen die bij een reguliere locatie niet zouden bestaan. Dat overzicht is precies waar het op aankomt bij dit type bruiloft: niet vergeten wat een locatie normaal voor je regelt, en dat als aparte stap in de goede volgorde zelf invullen.