Bruidswarenhuis
Wie een zaal huurt, huurt meestal ook alles wat daar automatisch bij hoort: tafels, stoelen, servies, een keuken, toiletten, een vergunning die al geregeld is, en vaak een vaste sluitingstijd die de buren beschermt. Trouwen thuis of in de tuin betekent dat jullie die zaal niet hebben, en dus ook niet de dingen die de zaal stilzwijgend regelt. Dat is de kern van de kostenvraag: niet of een tuinbruiloft duur of goedkoop is, maar wélke posten erbij komen omdat er geen locatie is die ze afvangt.
Begin daarom niet bij de trouwtaart of de bloemen, maar bij de tuin zelf. Past er een tent op, en past die tent op het gazon zonder dat de leidingen van het huis eronder liggen? Een tentverhuurder komt meestal langs om dat te bekijken voordat er een prijs volgt, en die prijs verschilt sterk met de grootte van het gezelschap en het aantal weken dat de tent moet blijven staan. Daaronder komt een vloer, want gras wordt na een regenbui en honderd voetstappen drassig. Een vloer is een aparte post, los van de tent, en wordt vaak vergeten totdat de eerste offerte binnenkomt.
Vervolgens: stroom en licht. Een keuken thuis heeft genoeg stopcontacten voor een koffiezetapparaat, niet voor een cateraar die warme gerechten voor honderd man moet houden. Bij grotere gezelschappen huurt de cateraar zelf een aggregaat, of vraagt het systeem van de tentverhuurder om een aansluiting. Dat hoort in het budget bij de post catering of bij de post trouwlocatie, afhankelijk van wie de rekening stuurt, en in het dossier zet je dat gewoon bij het blok waar de offerte vandaan komt.
Toiletten zijn de post die het meest wordt onderschat. Een huis met twee badkamers redt het prima met twintig gasten die op en neer lopen, niet met honderdtwintig die allemaal tussen de borrel en het diner naar binnen willen. Vanaf ongeveer vijftig gasten wordt een toiletwagen gebruikelijk, en die wagen moet ergens staan waar een vrachtwagen bij kan om hem te legen of te plaatsen. Bij een tuin aan een smal pad is dat soms het punt waarop blijkt dat de hele opzet niet past, en dat wil je weten voordat de uitnodigingen de deur uit zijn, niet erna.
Wat een zaal ook regelt en een tuin niet: geluid dat om negen uur ’s avonds moet stoppen omdat de gemeente dat voorschrijft, of muziek die niet luider mag dan een bepaald niveau omdat de buren drie meter verderop wonen. Dat hoort niet bij het budget maar bij de planning: het bepaalt hoe laat het feest in de tuin overgaat naar binnen, of naar een tent met betere geluidsisolatie. Wie dat blok entertainment of muziek in het dossier zet, zet er dan ook de eindtijd bij, zodat het bandje of de dj weet waar hij aan toe is.
Daarnaast is er de post die bij een zaal nooit bestaat: het opruimen. Een zaal wordt de volgende ochtend door het personeel van de zaal leeggehaald. Een tuin niet. Iemand moet de tent laten afbreken, de vloer laten weghalen, de tafels retour laten brengen en het gras controleren op glasscherven voordat de kinderen er de dag na de bruiloft weer op spelen. Dat is geen kostenpost die in een offerte staat, maar wel een middag werk die iemand op zich moet nemen. In het draaiboek is dat het laatste blok van de dag, en het is vaak het blok dat niemand als eerste invult.
Wat juist wél meevalt bij een tuin of een huis, is de huur van de ruimte zelf. Er is geen locatiehuur die per uur of per dagdeel wordt afgerekend, geen borg voor de zaal, geen verplichte cateraar die de locatie zelf aanwijst. Bruidsparen die thuis trouwen, kiezen zelf wie er kookt, wie er bedient en of er überhaupt bediening is, en dat scheelt een post die bij een zaal vaak niet te onderhandelen is. Wie zelf familie inzet om te bedienen, hoeft dat niet als leverancier in het dossier te zetten; dat hoort dan bij het draaiboek als taak, niet bij het budget als kostenpost.
Ook een dansvloer is bij een tuinbruiloft niet altijd nodig. Een gezelschap van dertig mensen dat na het diner nog wat blijft hangen, vraagt niet om een gehuurde vloer met verlichting eronder; dat is een post die vooral bij grote gezelschappen met een band of dj pas de moeite waard wordt. Wie twintig gasten verwacht, kan die regel in het budget gewoon leeg laten en het bedrag ergens anders aan besteden.
De volgorde die hieruit volgt, is dus niet dezelfde als bij een gehuurde zaal. Eerst de tuin of het huis zelf beoordelen op wat er praktisch kan: hoeveel mensen passen er, waar staat de tent, is er een vrachtwagen bij de toiletwagen te krijgen. Dan de tent, de vloer en de stroom vastleggen, omdat die drie samen bepalen wat er daarna nog kan. Pas daarna de catering, de muziek en de styling, want die passen zich aan de ruimte aan, niet omgekeerd. In het dossier betekent dit dat het blok trouwlocatie bij een tuinbruiloft niet één offerte bevat maar meestal drie of vier: de tentverhuurder, de vloer, eventueel een aggregaat, en de toiletwagen. Wie dat als los blok toevoegt via de knop voor een eigen keuze, houdt in het budget in één oogopslag zicht op wat er nog moet worden betaald en wanneer.
Wat er bij dit soort bruiloft dus vooral verschuift, is niet het totaalbedrag maar de plek waar het geld naar toe gaat. Bij een zaal betaal je voor gemak dat al aanwezig is. Thuis of in de tuin betaal je voor de losse onderdelen die dat gemak vervangen, en het overzicht daarvan staat pas compleet zodra elk van die onderdelen als eigen post in het dossier is gezet.