Bruidswarenhuis
Bij een trouwlocatie met personeel regelt iemand anders de dingen die je niet ziet totdat ze misgaan. Bij een bruiloft thuis of in de tuin is dat niemand. Deze pagina gaat over wat er dan bij jullie komt te liggen, in welke volgorde je dat oppakt, en wat je juist kunt laten liggen omdat het bij dit soort bruiloft niet nodig is.
Het eerste dat mensen vergeten is dat een tuin of huis geen horecabestemming heeft. Voor een besloten feest bij jullie thuis, met de eigen familie, is meestal niets nodig. Zodra er geluidsversterking komt, een tent van een bepaalde omvang, of een feest dat na een bepaald tijdstip doorgaat, kan een melding of ontheffing verplicht zijn. Dat verschilt per gemeente en per situatie, dus dat vraag je na bij de gemeente zelf voordat je iets anders vastlegt. Zet dit blok bovenaan in het dossier, met de gemeente als leverancier, en behandel het als eerste stap. Alles wat je daarna boekt, van tent tot geluid, hangt af van wat daar uitkomt. Draai je die volgorde om en huur je eerst een tent en een dj, dan loop je het risico dat de gemeente achteraf eisen stelt die niet meer passen bij wat je al hebt vastgelegd.
Een zaal heeft groepen stroom voor de catering, de dj en de verlichting, en een keuken met een afvoer. Een tuin heeft dat niet, of niet genoeg. Vraag de cateraar en de eventuele dj vooraf hoeveel ampère ze nodig hebben, en laat dat naast wat de meterkast thuis kan leggen. Bij twijfel huur je een aggregaat of extra stroomvoorziening bij, en dat wordt dan een post in het budget onder de categorie waar hij bij hoort, met een leverancier, een bedrag en een betaaldatum zoals elke andere post. Hetzelfde geldt voor stromend water als de catering buiten kookt: dat is bij een zaal een vast punt, bij een tuin een vraag die je zelf moet stellen voordat je de cateraar boekt, niet erna.
Een trouwlocatie regelt meestal ook: een uitwijkplek bij regen, tafels en stoelen, en iemand die na het feest opruimt en de vaat doet. Bij een bruiloft thuis is dat alle drie een eigen blok dat je zelf toevoegt via "Blok toevoegen", met de keuzelijst of de optie "anders" als er geen passende categorie tussen staat. Neem als voorbeeld een bruidspaar dat het feest in de tuin plant met honderd gasten. Zonder tent is er geen plan B bij regen; met een tent moet die groot genoeg zijn voor honderd mensen zittend, niet voor de veertig die om vijf uur binnen passen. Dat is een ander soort tent, met een andere prijs en een andere levertijd, dus dat vraag je na bij de verhuurder zodra je het gastenaantal uit de gastenlijst kunt schatten, niet pas de week ervoor.
Bij een zaal is geluidsoverlast het probleem van de locatie. Thuis is het jullie probleem, en dat van de buren. Een goed moment om dat te regelen is zodra het feest een tijd en een geluidsniveau heeft: een kaartje in de bus, of een kort bezoek, met de tijden erop. Dat kost niets en voorkomt dat er om elf uur 's avonds een politieauto voor de deur staat terwijl de trouwambtenaar allang naar huis is. Dit hoort niet in een blok of een budgetpost; het is iets wat je gewoon doet, ergens in de weken vooraf, en het staat hier omdat het bij een locatie met personeel simpelweg niet aan de orde is.
Een zaal levert schoon op en ruimt zelf op. Een tuin niet. Wie ervoor kiest om alles zelf af te breken, moet weten dat dat de ochtend na de bruiloft is, niet de avond zelf, en dat er dan meestal weinig animo is bij de mensen die je daarvoor nodig hebt. Sommige verhuurders van tafels, stoelen en tent halen die dingen de volgende ochtend zelf op; vraag dat na bij het boeken, want dat scheelt een blok waar je anders zelf voor moet zorgen. Zet in het draaiboek een moment voor het opruimen, ook als dat pas de dag na de bruiloft is, zodat het niet vergeten wordt tussen de andere punten.
Een aantal dingen dat bij een zaal vanzelf een gesprek wordt, is bij een bruiloft thuis geen vraag. Een zaalbezichtiging is er niet, want je kent het huis of de tuin al. Onderhandelen over een minimum aantal gasten of een minimumbedrag aan drankomzet is er niet, want die regels horen bij een horecalocatie, niet bij een tuin van jezelf of van familie. En een aparte ruimte voor het omkleden of de fotograaf hoeft niet apart geregeld te worden als het huis daar al in voorziet; dat blok kun je dus overslaan in plaats van het uit gewoonte toe te voegen omdat het bij andere bruiloften wel voorkomt.
Concreet betekent dit dat een bruiloft thuis of in de tuin meestal een paar extra blokken heeft die bij een locatie met personeel niet nodig zijn: de gemeente voor de melding, een blok voor tent of overkapping, een blok voor stroom of sanitair als dat niet al bij de cateraar of tentverhuurder inbegrepen is, en eventueel een blok voor het opruimen zelf als je dat uitbesteedt. Elk van die blokken wordt zoals elk ander blok een post in het budget, met de leverancier, het bedrag en de datum waarop het betaald moet worden. Het verschil met een zaal is niet dat het duurder of goedkoper is, dat verschilt per situatie en daar kunnen we niets over zeggen; het verschil is dat niemand die posten voor je verzint als jij het niet doet. Wie op tijd begint bij de gemeente en van daaruit de rest opbouwt, komt niet voor verrassingen te staan die bij een gehuurde locatie al voor je waren opgelost.